Schwäbische Alb Tourismus e.V. - Vergabe von Planung und Bau eines Messestands

Der Schwäbische Alb Tourismusverband (SAT) mit Sitz in Bad Urach ist die touristische Dachorganisation für die Schwäbische Alb. Der Verband umfasst zehn Landkreise sowie den Stadtkreis Ulm und etwa 160 Mitgliedskommunen. Er bündelt das reichhaltige Kultur- und Naturangebot der Region für Gäste aus dem In- und Ausland. Die Schwäbische Alb ist mit knapp sechs Mio. Übernachtungen und über 65 Mio. Tagesbesuchern pro Jahr eine der bedeutenden Tourismusdestinationen in Baden-Württemberg. Die erd- und menschheitsgeschichtlichen Alleinstellungsmerkmale wie die Fundstätten der ältesten Kunstwerke und Musikinstrumente der Menschheit, unterscheiden die Schwäbische Alb deutlich von anderen Regionen. Gleich fünfmal wurde sie von der UNESCO ausgezeichnet: Welterbe Limes, Global Geopark, Biosphärengebiet Schwäbische Alb, Jungsteinzeitliche Pfahlbauten und die Höhlen der ältesten Eiszeitkunst. Als Dachverband koordiniert der SAT das interne und externe Tourismusmarketing für die gesamte Schwäbische Alb. Der SAT arbeitet eng mit landes- und bundesweiten Gremien und Institutionen zusammen, um die Interessen der Region zu vertreten. Zudem fördert der SAT die Entwicklung der touristischen Infrastruktur, betreibt Presse- und Öffentlichkeitsarbeit und vermarktet das breite Freizeitangebot der Schwäbischen Alb in den Kerngeschäftsfeldern Wandern, Rad, Städtereisen, Kultur & Geschichte sowie in den Co-Geschäftsfeldern regionale Kulinarik und Wellness & Gesundheit. Ein zentrales Instrument zur Vermarktung der Region Schwäbische Alb und ihrer Partner und Leistungsträger im Inland ist der Gemeinschaftsstand auf der CMT Caravan Motor Touristik Messe (nachfolgend: "CMT") in Stuttgart. Für den Messeauftritt auf der CMT ab dem Jahr 2027 benötigt der SAT einen neuen Messestand. Vor diesem Hintergrund schreibt der SAT die Erstellung eines Kreativkonzepts für den Messestand und den anschließenden Messebau in einem kombinierten Verfahren aus. Hinsichtlich der Erstellung eines Kreativkonzepts für den Messestand sind Konzeption (grafisch, strategisch), Gestaltung (grafisch und räumlich) sowie Ausführung (Planung und techn. Umsetzung) durch den Auftragnehmer zu erbringen. Der anschließende Messebau umfasst insbesondere die Beschaffung bzw. den Bau der Baukörper, Standelemente und Displays für den Messestand, die Beschaffung der erforderlichen Mietelemente (z.B. technische Versorgung, Mietmobiliar), den Auf- und Abbau des Messestands vor bzw. nach den Einsatzzeiten sowie die Einlagerung des Messestands. Für die gesamte Leistung der Erstellung des Kreativkonzepts sowie den anschließenden Bau des Messestands ist ein Gesamtbudget von max. 170.000 EUR netto im ersten Jahr vorgesehen. In den Folgejahren 2028 und 2029 fallen nur geringfügige Anpassungen sowie der Bau des Messestands an, so dass die Kosten geringer sind. Der Messestand ist dem SAT erstmals für die CMT im Januar 2027 zu überlassen. Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist auch der Auf- und Abbau des Messestands auf der CMT in den Jahren 2027, 2028 und 2029 (Grundlaufzeit) sowie im Falle der Verlängerung ggf. darüber hinaus, die Einlagerung des Messestands nach den Messen CMT 2027, 2028 und 2029 (Grundlaufzeit) sowie im Falle der Verlängerung ggf. darüber hinaus sowie die technische Betreuung des Messestands. Die technische Betreuung des Messestands umfasst insbesondere die Einrichtung und Betreuung der Technik, insbesondere Tontechnik, Lichttechnik, Videotechnik in Abstimmung mit dem SAT vor Ort sowie die telefonische Erreichbarkeit und Betreuung während der gesamten Messelaufzeit. Die Überlassung des Messestands durch den Auftragnehmer hat mietweise zu erfolgen. Die mietweise Überlassung erfolgt jährlich für die CMT. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer dem SAT sowie den Partnern des SAT in Abstimmung mit dem SAT bei Bedarf auch einzelne Module des Messestands mietweise für andere Veranstaltungs- und Messepräsenzen zu überlassen. Die Entsorgung bzw. anderweitige Verwendung nach Ende der Vertragslaufzeit ist Sache des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer ist berechtigt, in Abstimmung mit dem SAT einzelne Module des Messestands - sofern dieser nicht vom SAT oder seinen Partnern angemietet wurde - unterjährig auch an Dritte zu vermieten. In diesem Fall liegt es in der Verantwortung des Auftragnehmers, dass die genutzten Module des Messestands in einwandfreiem Zustand erhalten bleiben. Weitere Informationen zum Leistungsumfang sind dem Agenturbriefing (Anlage 2) zu entnehmen.