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SAP S/4 HANA Systemumstellung

Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) · Neuherberg, Bayern

Aktenzeichen VgV_2024-001veröffentlicht 02.01.2024DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 1010 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Bereits vergeben. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Landkreis München.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Bayern (54 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
01.08.2024 – …
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Neuherberg85764, Landkreis München, Bayern
Einreichung
elektronisch: Zulässigevergabe.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 70 Tage (25 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 2 Angebote je Los (44 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Leistung50 %
  • Preis50 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 34 Monaten
  2. Teilnahmeanträge bis 11:00 Uhr
    vor 33 Monaten
  3. Vertragsbeginn
    vor 27 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Helmholtz Munich nutzt seit dem Jahr 2008 das SAP-System mit einer Reihe von Modulen als zentrales Datenverarbeitungssystem in der Administration. Die Administration besteht aus den Bereichen Finanzen, Einkauf, Personal, Recht, Infrastruktur, Digitale Transformation & IT sowie einigen Stabsstellen. Das SAP-Umstellungsprojekt umfasst ca. 180 Mitarbeiter aus diesen Fachbereichen mit Zugriff auf das ERP-System. Insbesondere werden die Kernkomponenten FI, CO für Finanzen und Controlling, MM für Einkauf und Materialwirtschaft, sowie HCM für Personal eingesetzt. Darüber hinaus finden noch weitere Module zur Projektsteuerung (PS), zum Haushaltsmanagement (PSM), für Versand (SD) Anwendung. Das Modul zur Kursorganisation (LSO) ist zwar implementiert, wird aber aktuell und zukünftig nicht mehr genutzt. Im Bereich Finanzen wird außerdem ein SAP-AddOn (xSuite) für die Rechnungsverarbeitung eingesetzt. Für den Einkauf ist ebenfalls das SAP-Addon Ariba seit April 2022 implementiert und wird planmäßig im April 2024 um die Beschaffungslösung easyBanf ergänzt. Des Weiteren wird ein NON-SAP System für die Zeitwirtschaft in der SAP-Umgebung genutzt. Eine detaillierte Systemübersicht liefert Anlage Systemübersicht ERP 2024. Weitere SAP-Funktionalitäten wie FIORI (geplanter Start in 2024) und CATS sind für die nähere Zukunft geplant und müssen bei dieser S4/HANA-Umstellung ebenfalls berücksichtigt werden. Aufgrund der vorliegendenSAP-Struktur sind neben dieser vollumfänglichen Ausdehnung auf alle SAP-Module und Addons ebenso alle relevanten NON-SAP-Anwendungen mit deren Schnittstellen miteinzubeziehen. Ein SAP-Readiness-Check wurde in Q4/2023 durchgeführt und die Ergebnisse finden sich in Anlage SAP Readiness-Check & Anlage SAP Readiness-Check Detail. Neben den fachlich-inhaltlichen und technischen Themen entlang der zu erstellenden Soll-Skizze sind ebenso verschiedene Projektschnittstellen von Helmholtz-Munich zu berücksichtigen. Die Realisierung von Workflows/Automatisierungen sind im Projektkontext besonders zu prüfen; Digitalisierungsmaßnahmen sind ebenfalls sehr relevant. Für die Projektdurchführungsphase des SAP S/4 HANA-Projekts wird bis Projektabschluss nun ein Partner zur Beratung und Implementierung gesucht.

Beschreibung des Loses

Umsetzung, Schulung, Change-Management

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Leistung50 %
Preis50 %
Qualität
Leistung
Kosten
Preis

Eignung6 von 6 angegeben

Kriterium
genannt
Kriterium
genannt
Kriterium
Unternehmensdarstellung/Firmenprofil: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellsc … ganz lesenUnternehmensdarstellung/Firmenprofil: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellschaftsform / (6) Gründungsdatum / (7) Geschäftsfokus / (8) Angaben zur Struktur und Organisation. Mitarbeiterprofile: Die Angaben zu den Mitarbeitern müssen bezogen auf die beschriebene Leistung jeweils folgende Angaben umfassen:Name / Ausbildung / Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle / Zertifizierungen / Weiterbildungen / Fremdsprachen. Folgende Kriterien gelten für die eingesetzten Mitarbeiter: Alle Berater und Entwickler: Die Berater/Entwickler verfügen über die geforderten Fachkenntnisse (gem. Aufgabenstellung in Kapitel 3) und eine nachweisbare, praktische Berufserfahrung von mindestens 3 Jahren im entsprechenden Umfeld. / Notwendige deutsche Sprachkenntnisse: Alle angebotenen Berater/Entwickler beherrschen die deutsche Sprache verhandlungssicher in Wort und Schrift. / Es muss sowohl gewährleistet werden, dass eine Vertretung für die Berater/Entwickler zur Verfügung steht und diese im Urlaubs- oder Krankheitsfall des Beraters/Entwicklers eingesetzt wird, als auch, dass die Vertretung die gleichen fachlichen Kenntnisse aufweist. Hauptberater/Projektleiter: Für die Projektleitung ist eine Projektmanagement-Expertise durch Referenzen zu einer mindestens 5-jährigen operativen Berufserfahrung als Projektleiter in SAP-Projekten nachzuweisen. Zusätzlich ist direkte Erfahrung in der Steuerung von erfolgreichen S/4HANA Transformationen zwingend zu belegen. Für dieses Profil ist ein zweites, stellvertretendes Profil mit einzureichen, das dem Hauptprofil hinsichtlich der Qualifikationen entspricht. Die Projektleitung bzw. dessen Stellvertreter muss stets verfügbar sein und kann in Abstimmung mit dem AG neben der vor Ort Tätigkeit in Teilen auch remote erfolgen. Nennen Sie das Profil des Hauptberaters für die genannten Anforderungen und verweisen Sie auf das zum Berater gehörende Mitarbeiterprofil. / Darstellung von fundiertem Fachwissen des Hauptberaters hinsichtlich der im gegenständlichen Projekt relevanten Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten (CV etc.). / Benennung / Nachweis von mindestens zwei S/4 HANA-Projekten des Hauptberaters in verantwortlicher Position (Referenzen in CV etc.). / Nachweis im Mitarbeiterprofil des Hauptberaters über Projektmanagementerfahrung in ähnlichen Projekten und Rollen (nicht älter als drei Jahre). / Bitte hinterlegen Sie für den Projektleiter/Hauptberater und je Aufgabenbereich (Kapitel technische Anforderungen) sowie für die übergreifenden Aufgaben mindestens 2 Mitarbeiterprofile. Der Anbieter verpflichtet sich, die benannten oder mindestens gleich qualifizierten Berater im Projekt in Abstimmung mit dem Auftraggeber einzusetzen. Einarbeitungsaufwände für neue Mitarbeiter fallen zu Lasten des Auftragnehmers. / Die angebotenen Profile entsprechen den bei Helmholtz Munich tätigen Beratern. Für jedes Profil ist ein zweites, stellvertretendes Profil mit ein-zureichen, das dem Hauptprofil qualitativ - besonders in Bezug auf Berufserfahrung von SAP Modulen sowie bezüglich Branchenerfahrung - entspricht. / Zur Durchführung der vom Projektleiter erwarteten Leistungen ist eine enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und IT-Leitung sowie den anderen administrativen Abteilungsleitern (Finanzen, Einkauf, HR etc.) bei Helmholtz Munich erforderlich. / Als zentralem Ansprechpartner für der Optimierung der SAP-Plattform (auf Basis der FIT-GAP-Analyse) obliegt ihm des Weiteren die Aufgabe der Ableitung und Umsetzung von Handlungsempfehlungen bzw. Optimierungsmaßnahmen auf Prozessebene in Abstimmung mit den Fachbereichen. Referenzen: Dem Angebot ist eine Referenzliste mit mindestens drei (3) erfolgreich abgeschlossenen, vergleichbaren Projekten der letzten drei Jahre, mi …
Kriterium
Direktlink auf Dokument mit Eignungskriterien (URL): https://www.evergabe.de/unterlagen/SelectionCriteria/54321-Tender-18c6d811753-49e0d666d9864bc8
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
bankruptcy, Schwere Verfehlung, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.08.2024
Vertragsende
keine Angabe
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Die Laufzeit dieses Vertrages beginnt ab 01.08.2024. Der Vertrag endet in jedem Fall mit Abschluss und Abnahme der Pha-se 3, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
evergabe.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
6 Monate
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung5 von 6 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer des Bundes, Villemombler Straße 76, 53123 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Gemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Fri … ganz lesenGemäß § 160 III Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: - der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 II GWB bleibt unberührt, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, - mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 I Nr. 2 GWB. § 134 I Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 I GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 II GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 I GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag direkt auf Grundlage der Erstangebote den Zuschlag zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Einladung zur Verhandlung ist voraussichtlich für den 27.03.2024 geplant. Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt mit maximal fünf (5) Bi … ganz lesenDer Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag direkt auf Grundlage der Erstangebote den Zuschlag zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten. Die Einladung zur Verhandlung ist voraussichtlich für den 27.03.2024 geplant. Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt mit maximal fünf (5) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung). Sollten sich zwei oder mehrere Bewerber auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bieter komplett zur Verhandlung eingeladen. Folgende Termine sind für die Verhandlungen vorgesehen: 08.04.2024, 09.04.2024, 10.04.2024, 11.04.2024 und 12.04.2024. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrund würde mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung nach 1. Verhandlungsrunde) erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Die Einladung zur zweiten Verhandlung ist voraussichtlich für den 03.05.2024 geplant. Folgende Termine sind für die zweite Verhandlungsrunde vorgesehen: 06.05.2024, 07.05.2024 und 08.05.2024. Bitte merken Sie sich diese Termine vor!

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH)
Art
Von einer Bundesbehörde kontrolliertes oder finanziertes öffentliches Unternehmen, Gesundheit
Anschrift
Ingolstädter Landstrasse 1, 85764 Neuherberg
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

Bei uns erfasst

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 720 (IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung) in Bayern. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

302vergebene Aufträge
3Angebote je Los im Median (249 Lose mit Angabe)
806.722 €Zuschlagswert im Median
312.605 € – 1,47 Mio. €mittlere Hälfte, 41 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 02.02.2024

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 49330910-1ee7-4666-9078-5bfa1b9c3d0c.