RV ERP-Implementierung

Die ERP-Implementierung stellt ein zentrales strategisches Projekt für die ZUG dar, mit dem Ziel, zentrale Geschäftsprozesse ganzheitlich zu digitalisieren, interne Abläufe effizi-enter zu gestalten und die Datenqualität sowie Steuerungsfähigkeit innerhalb der Organisa-tion nachhaltig zu verbessern. Die dafür benötigten Lizenzen werden aus einem bestehenden "Enterprise Agreement" bezogen und sind nicht Gegenstand dieser Ausschreibung. Der Fokus dieser Ausschrei-bung liegt ausschließlich auf der Implementierungsleistung sowie dem anschließenden Managed Service und Support, wie sie in der weiteren Leistungsbeschreibung definiert sind. Mit der ERP-Implementierung verfolgt die ZUG folgende Ziele: - Digitalisierung zentraler Dienste: Das ERP-System wird ausschließlich für die zentralen Verwaltungsprozesse der ZUG implementiert. Dazu gehören insbesonde-re die Finanzbuchhaltung, das Controlling, der Einkauf, das Management von Rei-seanträgen und -abrechnungen sowie die Projektzeiterfassung. Diese Bereiche sol-len durchgängig digitalisiert und medienbruchfrei über das ERP-System abgebildet werden. - Abgrenzung des Scopes: Die Projektsteuerung des operativen Fördergeschäfts ist nicht Teil des Scopes, da die Projekte der ZUG in ihrer Struktur und Zielsetzung zu heterogen sind, um standardisiert über ein ERP-System wie Microsoft Dynamics 365 Business Central abgebildet zu werden. Ebenso sind ein Fördermittelmanage-ment oder Spendenmanagement nicht Bestandteil des Vorhabens. - Ganzheitliche Prozessunterstützung und Systemintegration: Im festgelegten Umfang soll das ERP-System als zentrales Instrument zur Unterstützung betriebli-cher Kernprozesse dienen. Eine Integration in bestehende Systemlandschaften - wie MS365 und ECM (Doxis / SER) - ist vorgesehen und integraler Bestandteil der Implementierung. - Standardisierung und Effizienzsteigerung: Ziel ist es, bestehende Abläufe zu vereinheitlichen, Medienbrüche zu vermeiden und manuelle Tätigkeiten durch au-tomatisierte, regelbasierte Prozesse zu ersetzen. Die systemgestützte Freigabe von Rechnungen, automatisierte Berichtsprozesse sowie digitale Schnittstellen zum Einkauf und zur Projektzeiterfassung sind ausdrücklich gewünscht. - Verbesserte Transparenz und Steuerbarkeit: Die ERP-Lösung soll eine konsoli-dierte Datenbasis schaffen, die eine einheitliche und fundierte Steuerung über alle betroffenen Verwaltungsbereiche hinweg ermöglicht. Relevante Kennzahlen sollen zentral verfügbar und auswertbar sein. - Rechtskonforme und revisionssichere Abwicklung: Die Einhaltung gesetzlicher, steuerlicher und interner Vorgaben (insbesondere hinsichtlich Nachvollziehbarkeit und Archivierung) muss durch eine entsprechende Konfiguration innerhalb der be-stehenden Lösung (Microsoft Dynamics) gewährleistet werden. Die Konfiguration soll zu einer sicheren und auditfähigen Dokumentation betrieblicher Vorgänge bei-tragen. - Nachhaltiger Betrieb und Support: Mit dem ausgewählten Implementierungs-partner strebt die ZUG eine langfristige, vertrauensvolle Zusammenarbeit an. Dar-über hinaus soll die Zusammenarbeit so angelegt sein, dass zukünftige Weiterent-wicklungen des ERP-Systems - ggf. im Rahmen neuer Vergaben - gemeinsam mit dem Partner angestrebt werden können. Für die Leistung wird eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von 4 Jahren geschlos-sen. Der Vertragszeitraum beginnt mit Zuschlagserteilung. Das Höchstabrufvolumen aus der Rahmenvereinbarung beträgt insgesamt 770.000,00 EUR (netto). Dabei belaufen sich ca. 15% der Kosten auf zu erwerbende Add-ons.