Rahmenvertrag Veranstaltungsagentur zur Organisation von Treffen für DAAD-Stipendiatinnen und -Stipendiaten

Der DAAD plant derzeit mehrere Veranstaltungen pro Jahr (aktuell 3) an verschiedenen deutschen Hochschulen, zu denen jeweils ca. 400 internationale Stipendiatinnen und Stipendiaten eingeladen werden, die meist zum Wintersemester des Vorjahres ein Stipendium an einer deutschen Hochschule angetreten haben. Die Teilnehmenden werden in Hotels am Hochschulort untergebracht. Die Treffen dienen der Vertiefung der Kontakte des DAAD zu seinen Geförderten, aber auch der Netzwerkbildung untereinander. Darüber hinaus wird den Teilnehmenden die Möglichkeiten geboten, die gastgebenden Hochschulen kennenzulernen, wissenschaftliche Vorträge zu hören oder selbst zu halten. Ein kulturelles Rahmenprogramm und ein gemeinsamer Abschlussabend runden das Programm ab. Das Format der Treffen, die Orte und Termine werden durch den DAAD festgelegt. Das aktuelle Format sieht vor, dass die Veranstaltungen immer am jeweiligen Freitagvormittag mit der Anreise der Stipendiatinnen und Stipendiaten beginnen und am Sonntag nach dem Frühstück enden. Zur Betreuung der Geförderten reisen ca. 50 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des DAAD aus verschiedenen Referaten an und nehmen meist am gesamten Programm teil. Die Teilnehmenden werden durch ein vom DAAD beauftragtes Busunternehmen gruppenweise von ihren Hochschulorten zum Veranstaltungsort gebracht. Ausgeschrieben wird eine Rahmenvereinbarung zur Unterstützung der Organisation und Durchführung der voraussichtlich drei Treffen pro Jahr, die voraussichtlich im Zeitraum von März bis Anfang Juli durchgeführt werden. Gegebenenfalls werden auf der Basis dieses Rahmenvertrags auch zusätzliche Aufträge zur Unterstützung der Organisation von kleineren Treffen für Stipendiatinnen und Stipendiaten in Deutschland erteilt, die im Herbst eines jeden Jahres stattfinden. In diesen Fällen werden voraussichtlich nur ausgewählte Arbeitspakete beauftragt. Eine Verpflichtung des Auftraggebers zur Erteilung von Einzelaufträgen besteht nicht. Einzelheiten sind der Leistungsbeschreibung in Anlage 02 der Vergabeunterlagen zu entnehmen.