Rahmenvertrag Tagungsstätten BA-SH

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit mehreren Tagungsstätten in einem Umkreis von 150 km um Nürnberg. Diese werden zur Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen für die Mitarbeitenden der Bundesagentur für Arbeit benötigt. Bei den Seminaren handelt es sich in der Regel um eine Teilnehmergruppe von 12 - 16 Personen plus 1 - 2 Trainer/innen. Nach aktueller Planung wird die Durchführung von ca. 120 bis 200 Seminaren jährlich mit einer Dauer von jeweils 2 Tagen bis max. 5 Tagen innerhalb des Vertragszeitraumes erwartet. Ein Anspruch des Auftragnehmers auf eine Mindestbelegung bzw. eine Mindestanzahl an Unterkunfts- und Verpflegungsleistungen besteht nicht. Die konkreten Belegungsanfragen werden frühestmöglich, in der Regel etwa 8 bis 10 Wochen, vor Veranstaltungsbeginn an den AN gestellt. Die konkrete Anzahl und die Namen der Teilnehmer/innen für die jeweilige Veranstaltung werden spätestens 1 Wochen vor Beginn durch den AG mitgeteilt. Bis zum Veranstaltungstermin ist eine maximale Abweichung der genannten Teilnehmerzahl +/- 2 Teilnehmer/innen möglich. Stornierungen von bis zu zwei Personen sind innerhalb dieses Zeitraumes kostenfrei möglich.

Alle Bedingungen für die späteren Abrufe sind bereits festgelegt. Die Abrufe erfolgen daher später ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb.

Für die Tagungsstätten gelten folgende Mindeststandards:

Erreichbarkeit und Rahmenbedingungen: - Die Tagungsstätte muss eine ruhige und störungsfreie Arbeitsatmosphäre gewährleisten (z.B. keine Bauarbeiten und keine lärmenden Aktivitäten in Nebenräumen und den Fluren). - Die Tagungsstätte ist mit öffentlichen Verkehrsmitteln zeitnah zu erreichen (mit öffentlichen Verkehrsmitteln innerhalb von 30 Minuten vom nächstgelegenen Bahnhof). Dies ist durch geeignete Unterlagen (z.B. Fahrpläne) nachzuweisen. Ergänzende Alternativen zum Transport (z.B. kostenfreier Shuttle-Service) sind zulässig. - Unterstützung der Seminarorganisation und -durchführung im üblichen Rahmen (Führen der Teilnehmerliste beim Check-in, Erstellen der Namensschilder, Wegweisung zu den Veranstaltungsräumen, Verteilung von Seminarunterlagen, Erstellung von dienstlich erforderlichen Kopien zu einem max. Preis von 0,15 €/Seite). - Es wird überaus großer Wert auf Hygiene und Sauberkeit gelegt. - Geltende Hygienevorgaben sind zwingend einzuhalten.

Unterkunft: - Übernachtung in Einzelzimmern mit Dusche/WC oder vergleichbarem Doppelzimmer mit preislicher Einzelnutzung - Barrierefreier Zugang zur Tagungsstätte, zu den Tagungsräumen und zu dem Restaurant, sowie die Verfügbarkeit von behindertengerechten Zimmern (gewünscht, nicht zwingend) - Zimmerreinigung und Wäschewechsel nach der deutschen Hotelklassifizierung bzw. bei Teilnehmerwechsel - Einhaltung aller gültigen Hygienevorgaben (insbesondere bei Pandemie) - Kostenfreie Parkplätze nach Verfügbarkeit

Verpflegung: - Frühstücksbuffet (Kontinentales Frühstück) - Mittagessen in Form eines 2-Gang-Menüs (Hauptgang, Dessert oder Suppe) inkl. Salatbuffet und einem alkoholfreien Getränk (0,2 l) - Abendbuffet oder alternativ Abendessen in Form eines 2-Gang-Menüs inkl. einem alkoholfreien Getränk (0,2 l) - Tagungsgetränke unlimitiert im Tagungsraum in umweltfreundlichen Verpackungen

Ausstattung der Tagungsräume: - Kostenloser stabiler Internet-Zugang (per WLAN) im Tagungs- und den Gruppenräumen - 1 Tagungsraum für bis zu 20 Personen (U-Form); mind. 75 m² - 1 Beamer mit Anschlussmöglichkeit für PC-Laptop und Videokamera für Tagungsraum - 2 portable Pinnwände inkl. Papier für Tagungsraum - 2 Flipcharts inkl. Papier für Tagungsraum - 1 Moderatorenkoffer (mit üblichem umweltfreundlichen Material befüllt; z.B. Edding, verschiedene Moderationskarten) für Tagungsraum - 1 Gruppenraum bis zu 10 Personen (Blockbestuhlung); mind. 20 m² - 1 portable Pinnwand inkl. Recyclingpapier für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume) - 1 Flipchart inkl. Recyclingpapier für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume) - 1 Moderatorenkoffer (mit üblichem umweltfreundlichen Material befüllt; z.B. Edding, verschiedene Moderationskarten) für Gruppenraum (auch für optional weitere Gruppenräume) - Ein weiterer Gruppenraum je nach Bedarf auf konkrete Anforderung des Auftraggebers (optional)

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung.

Im Rahmen der Angebotsauswertung behält sich der Auftraggeber eine Besichtigung der angebotenen Tagungsstätte vor. Ansprüche auf eine spätere Zuschlagserteilung können daraus nicht abgeleitet werden.