Rahmenvertrag Dokumentenmanagementsystems (DMS) 2023 - ELOenterprise ECM Suite

Die KID beabsichtigt, einen Rahmenvertrag mit einem Wirtschaftsteilnehmer auszuschreiben, der mit der KID geschlossen wird und dazu dient, den Bedarf der Mitglieder der KITU über die projektspezifische Lieferung, Installation und Einführung sowie kundenspezifische Anpassung des Dokumentenmanagementsystems ELOenterprise ECM Suite inkl. Einbindung des Systems in die Infrastruktur und Systemlandschaft sowie den Erwerb und die Lieferung von Lizenzen zu decken. Der Rahmenvertrag soll dem regelmäßigen Wandel der Anforderungen, die an die KID und ihre Kunden gestellt werden, Rechnung tragen. Ziel ist eine Partnerschaft zwischen der KID und dem Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit, um die mit dem Wandel einhergehenden Herausforderungen zu bewältigen.

In der vorausgegangenen europaweiten Ausschreibung eines Dokumentenmanagementsystems setzte sich das DMS ELOenterprise ECM Suite des Herstellers ELO Digital Office GmbH durch und erhielt den Zuschlag. Das System dieses Herstellers wurde auf Basis der durchgeführten Ausschreibung bei 25 KITU-Mitgliedern eingeführt und unterstützt diese bei der Digitalisierung ihrer Prozesse und Leistungen, insbesondere durch die elektronische Akte.

Auf Basis dieses Ergebnis erfolgte eine Weiterentwicklung von Schnittstellen und Anforderungen sowie der eingeführten Systeme, sodass die bestehende Struktur in den Kommunen, die ein Dokumentenmanagementsystem angeschafft haben, fortgeführt wird. Zudem wurde mit dem Hersteller der ELO ECM Suite, der ELO Digital Office GmbH, eine Kooperationspartnerschaft geschlossen. Im Rahmen dieser Partnerschaft haben die Mitarbeiter der KID Zugang zu Schulungen zur ELO ECM Suite zu vertrieblichen, technologischen und fachspezifischen Themen. Die KID ist aufgrund ihrer personellen und organisatorischen Struktur nicht in der Lage, zwei Systeme zu betreuen, sodass eine produktbezogene Ausschreibung stattfindet.