Rahmenvereinbarung über Projektmanagement IT

Die Einkaufsgemeinschaft HAMBURG WASSER (bestehend aus der Hamburger Wasserwerke GmbH und der Hamburger Stadtentwässerung AöR), benötigt externe Beratungsleistungen für die Leitung und Umsetzung komplexer, unternehmensübergreifender Projekte . Hierzu möchte HAMBURG WASSER mit qualifizierten Unternehmen eine Rahmenvereinbarung abschließen, auf deren Grundlage diese Unternehmen sich in sogenannten Miniwettbewerben ("Mini-Submissionen") anhand entsprechender Angebote um die zu vergebenden Einzelaufträge bewerben. Die Laufzeit der Rahmenvereinbarung wird vier Jahre betragen. Ablauf "Mini-Submission": Abfrage per Mail bei allen Vertragspartnern der jeweiligen Anwendung mit Skizzierung des individuellen Vorhabens und seines Umfangs, sowie der Ausführungstermine auf der Grundlage entsprechender EVB-IT Verträge sowie Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß der Vorlage von HAMBURG WASSER sowie die Anlage 1 zur Auftragsverarbeitung (Technisch organisatorische Maßnahmen). Für die Auftragserteilung ist ein positives Prüfergebnis unseres Datenschutzes und unserer Informationssicherheit erforderlich. Nähere Angaben zum Ablauf der Mini-Submissionen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Die Leistungserbringung soll überwiegend remote erfolgen. Ggf. anfallende Reise- und Übernachtungskosten werden gesondert vergütet ebenso wie Zulagen für erbrachte Leistungen außerhalb der Geschäftszeiten, wenn dieses aus betrieblichen Gründen, definiert durch HAMBURG WASSER, erforderlich sind.

Das externe Projekt Management der Dienstleister wird bei der Durchführung (Projektleitung) und Begleitung (Projektunterstützung) von IT Projekten über alle Phasen und Aufgaben unterstützen. Hierbei übernimmt das Projektmanagement die Durchführung von IT Projekten und übernimmt dabei die folgenden Aufgaben (Bsp. für Leistungsabrufe) oder unterstützt diese.

1. Planung: a. Projekt Strategie b. Umfeldanalyse (Stakeholder Mgmt.) c. Risikoanalyse d. Aufgabengliederung e. Gestaltung der Arbeitsaufträge f. Qualitätsplanung g. Terminplanung h. Ressourcenplanung i. Kostenplanung

2. Organisation, Kommunikation a. Rollendefinition b. Kompetenz- und Verantwortungsverteilung (Kick-Off vorbereiten und durchführen) c. Gestaltung des Informationsflusses (Projekt-Informationssystem: Berichtswesen, Sitzungsmanagement, Dokumentation, ...) d. Gestaltung der Kommunikation im Projektteam und mit dem Projektumfeld e. Projektmarketing f. Schnittstellenmanagement g. Beachtung von Werten, Normen, Regeln (Projektkultur)

3. Teamführung a. Mitarbeiterauswahl (bedingt) b. Förderung der Zielklarheit und Zielakzeptanz c. Förderung der Zusammenarbeit der Teammitglieder d. Herbeiführen von Entscheidungen

4. Controlling a. Integrierte Steuerung von Qualität, Terminen, Ressourcen, Kosten, Finanzmitteln b. Maßnahmenplanung zur Steuerung c. Verfolgung der Entwicklung kritischer Erfolgsfaktoren/der Risiken d. Anordnung von korrektiven Maßnahmen

Im Rahmen der Unterstützung gilt es auch, projekt- bzw. produktbezogene Beschaffungsvorgänge mit der Einkaufsorganisation umzusetzen.

Die Umsetzung kann durch klassisches, agiles oder hybrides Projekt Management erfolgen.   Projektphasen: Jedes Projekt beginnt mit einer Analyse- und Konzeptionsphase. In dieser Phase klärt das externe Projekt-Management gemeinsam mit der IT und den jeweiligen Fachbereichen die Anforderung (klare Zielsetzung) und erarbeitet ein passendes Vorgehen (Projektsetup) für die Umsetzung.

Die Projektstartphase umfasst die Themen Projektentstehung und Projektumfeld, Projektdefinition (Projektauftrag, Projektbeschreibung), den Aufbau der Projektorganisation und des Projektteams.

Die IT steuert und lenkt das Projekt in Zielrichtung mit Begleitung und Unterstützung durch das externe Projekt Management. In den Projektausführungsphasen erfolgt die Gestaltung des Projektumfelds, die Projektplanung, die Gestaltung der Projektorganisation und die Ausgestaltung der Teamarbeit. Die Koordinations- und Änderungsphasen reagieren auf Umfeldänderungen, leisten Projektcontrolling und die Projektteamarbeit.

Im Rahmen der Projektabschlussphase erfolgt der Abschluss von Umfeldbeziehungen und die Projektauswertung, der Abschluss der Projektorganisation und die Auflösung des Projektteams (Lessons Learned, Abschlussbericht, Abschluss, Dokumentation an HW)

Die genaue Abgrenzung im jeweiligen Projekt wird im Rahmen der Mini-Submissionen beschrieben.