Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Büromobiliar

Die Rahmenvereinbarung gilt zunächst für den Zeitraum ab Auftragserteilung bis zum 31.10.2025. Die Rahmenvereinbarung verlängert sich bis zu drei Mal um jeweils ein weiteres Jahr, sofern Auftragnehmer oder Auftraggeberin bis 6 Monate vor Ablauf der laufenden Vertragslaufzeit die Vertragskündigung aussprechen. Pro Vertragsjahr werden voraussichtlich ca. 25 Elektrisch höhenverstellbarer Schreibtische, ca. 3 Besucher- und 1 Konferenztisch, ca. 26 Rollcontainer, ca. 15 Standcontainer, ca. 13 Unterschränke 2 OH, ca. 4 Schränke 5OH und ca. 15 Besucherstühle abgenommen. Die angegebenen Mengen der im Leistungsverzeichnis zusammengestellten Produkte stellen den geschätzten Bedarf für das Haushaltsjahr 2024 dar und ergeben sich aus dem jährlichen Beschaffungsdurchschnitt der vergangenen drei Haushaltsjahre sowie bereits bekannte anstehende Projekte. Eine Verpflichtung zur Abnahme von Mindestmengen besteht nicht. Pro Jahr sollen zudem ca. 7 Planungsbesprechungen in den Räumlichkeiten der Auftraggeberin erfolgen. Diese beinhalten eine Vor-Ort-Begehung der auszustattenden Büros und zu drei detaillierte Planungen bzw. Planungsänderungen des jeweiligen Büroraumes. Optional sollen auch 3D Modelle erstellt werden. Der Auftragnehmer erstellt kurzfristig nach Auftragserteilung einen bebilderten Katalog über das im Leistungsverzeichnis aufgeführte Büromobiliar. Sollten sich im Laufe des Lieferzeitraumes technische Änderungen zu den im Angebot geforderten Ausstattungen, z.B. durch Produktpflege, Modellwechsel etc. ergeben, ist dieses dem Auftraggeber unverzüglich vor Auslieferung mitzuteilen. Ein eigenmächtiger Austausch der angebotenen Fabrikate ist nicht zulässig. Die Preisbindung bleibt unabhängig davon bestehen. Lieferung: Inkludiert ist eine Lieferung frei Verwendungsstelle (Anlieferung, Entladung und Transport innerhalb des Gebäudes bzw. Verwendungsstelle), auch in mehrstöckigen Gebäuden ohne Aufzug, Übergabe des gebrauchsfertigen Mobiliars (inkl. gebrauchsfertiger Montage) und Zurücknahme / Abtransport des Verpackungsmaterials. Die Lieferung muss in Teilmengen erfolgen, deren Umfang und Zeitpunkt durch den Bedarf der Auftraggeberin bestimmt werden. Eine Mindestliefermenge bzw. Mindestbestellmenge pro Abrufauftrag während der Vertragslaufzeit wird nicht vereinbart. Bei Bedarf muss die Lieferung von einzelnen Produkten erfolgen. Jede Lieferung setzt eine gesonderte Bestellung (Abruf aus Rahmenvereinbarung) voraus. Dabei kann es auch zum Abruf von Kleinmengen kommen. Der Abruf aus der Rahmenvereinbarung erfolgt ausschließlich mittels entsprechend kenntlichem Auftragsschreiben. Die einzelnen Lieferungen aus der Rahmenvereinbarung haben jeweils grundsätzlich innerhalb von maximal 12 Wochen nach Abruf (Auftragseingang beim Bieter) zu erfolgen (Lieferfrist). Die Bestätigung des Abrufes ist dem im Abrufschreiben genannten Ansprechpartner für die Lieferung im Rahmen einer Auftragsbestätigung innerhalb von maximal einer Woche nach Zugang beim Auftragnehmer mitzuteilen. Diese Auftragsbestätigung soll ein ungefähres Lieferdatum enthalten. Der konkrete Liefertermin ist mit zumindest einer Woche Vorlauf abzustimmen. Rechnungslegung: Für jeden Abruf aus der Rahmenvereinbarung ist eine gesonderte Rechnung zu erstellen. Diese Rechnungslegung hat spätestens 14 Tage nach jeder einzelnen Komplettlieferung zu erfolgen. Die entsprechend anzugebende Rechnungsanschrift muss mit der Lieferanschrift des jeweiligen Empfängers versehen sein und wird in jedem Abrufschreiben konkret ausgewiesen. Die Rechnung kann in Papierform eingereicht oder vorzugsweise auch in elektronischer Form (PDF-Datei oder strukturiertes Datenformat) gesendet werden. Anforderungen an das Mobiliar: -Die Ersatzteilversorgung für das angebotene Mobiliar ist für mindestens 5 Jahre nach der letzten Lieferung zu gewährleisten. Der AN muss über einen deutschsprachigen Service- und Reparaturdienst verfügen. -Für Maße, Konstruktion, Produktion und Aufbau sind alle Bestimmungen der für den Gesundheitsschutz und für die Sicherheitstechnik relevanten staatlichen und berufsgenossenschaftlichen Rechtsvorschriften des Arbeitsschutzes zu beachten. Insbesondere zählen hierzu in den jeweiligen aktuellen Fassungen DIN-/EN-Normen, der Leitfaden für die Gestaltung von Bildschirm- und Büroarbeitsplätzen (GUV I-650), die Arbeitsstättenverordnung und die Gefahrstoffverordnung. -Alle angebotenen Produkte müssen mit dem Blauen Engel ausgezeichnet sein. Der Nachweis kann sowohl durch ein Zertifikat nach dem Blauen Engel als auch durch eine gleichwertige Bescheinigung einer Stelle aus einem anderen Mitgliedstaat der EU als auch durch einen gleichwertigen sonstigen Nachweis erbracht werden. -Alle verwendeten Platten müssen nach PEFC, FSC oder gleichwertig zertifiziert sein. -Für Echtholz-Oberflächen sind grundsätzlich formaldehydfreie Lacke (z. B. DD-Lacke, Wasserlacke) zu verwenden. Kanten und andere Kunststoffteile müssen PVC-frei sein. Alle eingesetzten Werkstoffe müssen leicht voneinander zu trennen, möglichst sortenrein verarbeitet und recyclingfähig sein. Verbundmaterialien sind nach Möglichkeit zu vermeiden. Lacke und Beizen müssen frei von Formaldehyd, Schwermetallen wie Cadmium, Quecksilber, PCB (polychlorierte Biphenyle), PCP (Pentachlorphenol) und Lindan sein. Alle Metallteile müssen zudem pulverbeschichtet (oder vergleichbar) sowie schlag- und abriebfest sein. -Bei der Herstellung ist darauf zu achten, dass für die im Produktionsverfahren verwendeten Materialien erforderlichen Ausgasungszeiten eingehalten werden. Es darf keineswegs zu Ausgasungen nach der Auslieferung und Aufbau des Mobiliars in den städtischen Gebäuden kommen. -Alle angebotenen Produkte müssen mit dem Zertifikat European LEVEL 3 ausgestattet sein oder der Hersteller muss eine Eintragung in das EMAS Register vorweisen.