Rahmenvereinbarung Scandienstleistungen von Akten

Der Bieter gewährleistet eine Aktenverarbeitung incl. Zwischenlagerung und spätere Vernichtung, die dem aktuellen Stand der Technik und dem Datenschutz der genannten Inhalte entspricht. Zudem hat er eine entsprechende Einlagerungstechnik etabliert. Gültigkeit für die Ausführung haben die in der Technischen Richtlinie 'BSI TR03138 RESISCAN' definierten Standards des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) für die Digitalisierung von Aktenbeständen. Die Etablierung dieser Standards muss durch ein entsprechendes Zertifikat nachgewiesen werde, eine Eigenerklärung reicht nicht. Zusätzlich muss der Bieter eine gültige Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 und ISO 9001 vorweisen. Alternativ werden Sicherheits-Attestate aus der Datenverarbeitung für das Bankwesen (z. B. Kundenakten) oder des Gesundheitswesens (z. B. Patientenakten, Personalakten) anerkannt. Die gültige Zertifizierung bzw. alternativen Nachweise sind im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs vorzulegen. Mit Abgabe eines Angebotes erklärt der Bieter verbindlich, dass mit Abschluss einer Rahmenvereinbarung die notwendigen technischen und zeitlichen Kapazitäten zur Realisierung eines Einzelauftrages innerhalb von vier Wochen nach Aufforderung zur Verfügung stehen. Die Preisbildung erfolgt auf der Basis 'Preis pro Beleg'. Als Beleg ist ein einzelnes Dokumentenblatt (Papier, Folie, Fotografien oder sonstige scanbare Informationsträger mit Vorder- und Rückseite) zu verstehen. Mehrere Formate sind dabei möglich. Die Übergabe beider Seiten - Vorder- und Rückseite unabhängig vom Informationsgehalt - muss im Belegpreis enthalten sein. Für den Auftrag gelten die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen nach der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/B) und die zusätzlichen Vertragsbedingungen des Landes Niedersachsen in der aktuellen Fassung von 01.2020. Der Auftrag wird als Rahmenvertrag über 24 Monate vergeben und beginnt mit dem Abschluss der Rahmenvereinbarung. Als Bestandteil des Rahmenvertrages ist der Abschluss eines AV-Vertrags vorgesehen, in dem der Auftragnehmer gegenüber dem Landkreis Emsland die Einhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO erklärt. Neben den im Verfahren vorzulegenden wirtschaftlichen und fachlichen Nachweisen sind vergleichbare Referenzprojekte mit ähnlichem Belegvolumen aus den letzten fünf Jahren für drei Kommunal-, Landes oder Bundesverwaltungen nachzuweisen (=Mindestkriterium). Nachgewiesene Referenzprojekte zu Scanaufträgen von Akten einer Ausländerbehörde und Jugendamtsakten werden höher gewichtet, womit Bewerber ihre Bewertung im Fall eines notwendigen Rankings während des Teilnahmewettbewerbs verbessern können. Der Landkreis Emsland behält sich vor, während des Vergabeverfahren nicht vollständig eingereichte bzw. fehlende Unterlagen nachzufordern.