Projekt Management Office Corona-Hilfen

Aufgaben des PMO: Das PMO übernimmt die Steuerung des Programms in Abstimmung mit der Auftraggeberin, unter anderem mit nachstehenden Aufgaben: • Weiterentwicklung und Durchführung einer übergreifenden Fall- und Ressourcensteuerung in Absprache mit der Auftraggeberin, • Vorbereitung und Moderation der regelmäßigen Projektsteuerungssitzungen, • Erstellung der regelmäßigen Projektreportings, • Erstellung von Statusberichten und ggf. Sonderauswertungen, • Mitwirkung bei der (Weiter-) Entwicklung und laufende Pflege klarer Bearbeitungsregeln sowie Bearbeitungsleitfäden für alle Bearbeitungsteams, ggf. Schulungen, Erstellung und laufende Weiterentwicklung von Katalogen für Fragen an prüfende Dritte und Prüfvermerken, • Sicherstellung einer einheitlichen und gleichbleibend hohen Bearbeitungsgeschwindigkeit und -qualität, • Koordination und Adressierung von Fehlerbeseitigungen, • Unterstützung bei Managementfragen, • Schnittstellenfunktion zum IT-Dienstleister INIT, • Projektdokumentation und Abschlussbericht, • Regelmäßige Sanktionslistenabgleiche, Insolvenzabgleiche und Betrugsfall-Überprüfungen, • Tracking besonderer Fälle (u.a. Rückforderungen, IBAN-Änderungen, Blocklisten). -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Diese Übersicht von Aufgaben des PMO ist nicht abschließend. Zudem ist die Auftraggeberin berechtigt, den Aufgabenkreis im Zusammenhang mit der Bearbeitung der Schluss- und Endabrechnung nach Bedarf zu erweitern. Sämtliche Korrespondenz, Dokumentationen, Meetings etc. erfolgen ausschließlich in deutscher Sprache. Die Leistungen sind im laufenden Gesamtprojekt der Bearbeitung der Coronahilfen zu erbringen. Die kontinuierliche Bearbeitung setzt ein voll funktionsfähiges und einsatzbereites POM voraus. Dies bedingt, dass eine mögliche Einarbeitung des Auftragnehmers innerhalb von 14 Tagen ab Erteilung des Zuschlags abgeschlossen sein muss. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Leistungszeitraum: Der Leistungszeitraum beginnt am 1. Mai 2024 und endet am 31. Dezember 2025. Die Laufzeit verlängert sich um ein weiteres Jahr, sofern die Auftraggeberin der Fortsetzung des Vertragsverhältnisses nicht mit einer Frist von drei Monaten vor Ablauf der Vertragslaufzeit in Textform widerspricht. Maßgeblich für die Fristwahrung ist der Zugang des Widerspruchs beim Auftragnehmer. Der Vertrag kann höchstens zweimal verlängert werden. Der Vertrag endet spätestens zum 31. Dezember 2027, ohne dass es einer Kündigung bedarf. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Geschätztes Auftragsvolumen: Die Auftraggeberin geht derzeit von einem Auftragsvolumen von ca. 1.400 Personentagen (PT) im Jahr 2024 und ca. 2.100 PT im Jahr 2025 aus. Davon entfallen ca. 440 PT auf den Projektleiter, die übrigen ca. 3.060 PT entfallen auf sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung). Ein Anspruch auf ein Mindestauftragsvolumen besteht nicht. Im Laufe der Bearbeitung kann es regelmäßig zu schwankenden Kapazitätsanforderungen im PMO kommen. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass zu Beginn des Auftrags neben dem Projektleiter bis zu sieben Projektteammitglieder (einschließlich stellvertretende Projektleitung) zum Einsatz kommen. Bei zunehmender Fortschreitung des Auftrags geht der Auftraggeber davon aus, dass der Bedarf an einzusetzenden Personen abnehmen wird. Der Auftragnehmer muss auf schwankende Kapazitätsanforderungen flexibel reagieren. Auftraggeberin und Auftragnehmer werden mindestens den konkreten Ressourceneinsatz abstimmen und gemeinsam festlegen. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Allgemeine Anforderungen: Die Bieter haben mit ihrem Angebot einen Projektleiter zu benennen sowie dessen auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darstellen. Zudem sind sieben Projektteammitglieder, die eingesetzt werden sollen, namentlich zu benennen sowie deren auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung konkret und nachvollziehbar darzustellen. Eines der sieben Projektmitglieder soll zudem als stellvertretende Projektleitung benannt werden. Die Mindestanforderungen an die beiden Rollen (Projektleiter, Projektteammitglied) ergeben sich nachfolgend aus Ziffer 4.2. Unter dem Zuschlagsunterkriterium „Qualifikation und Erfahrung“ werden ausschließlich die auftragsbezogene Qualifikation und Erfahrung des Projektleiters und der stellvertretenden Projektleitung nach den in der Angebotsaufforderung näher dargelegten Maßgaben bewertet. Mit Abgabe des Angebots verpflichten sich die Bieter, mindestens 50% der Teamzusammensetzung über den gesamten Zeitraum konstant zu halten. -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Mindestanforderungen an die Kompetenzen (Rollenprofile): Projektleiter = - Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium und mindestens 5 Jahre relevante Erfahrung in der Steuerung von Teams in Großprojekten - Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Projektteammitglied = - Abgeschlossenes juristisches und / oder betriebswirtschaftliches Studium mit einschlägiger Berufserfahrung oder - Kaufmännische Ausbildung mit mindestens 5-jähriger Erfahrung in bankfachlichen und / oder förderrechtlichen Projekten - Erfahrung in der Abwicklung von Förderprogrammen auf Seiten der Bewilligungsstelle