Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Druck- und Verpackungsleistungen für Briefkorrespondenz, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale - VOEK 315a-21

Verschiedene Fachbereiche der BImA versenden mehrmals jährlich große Mengen an Briefpost bundesweit, für deren Druck und Versand sie Unterstützung durch einen externen Dienstleister benötigen. Die Briefpost setzt sich zusammen aus: - Mahnschreiben zu fixen Terminen 2x im Monat; - Zinsbescheinigungen für hinterlegte Barkautionen an Mieter 1x im Jahr; - Korrespondenzen aus Gesamthandsvermögen (Sparte Verwaltungsaufgaben) 1x im Jahr, ggf. Massenkorrespondenzen auf Anforderung; - Kreditorische Anschreiben 1x im Jahr; - Diverse Anschreiben an Mieter; - Einmalkorrespondenzen. Darüber hinaus ist damit zu rechnen, dass Ausgangsrechnungen, die nicht in digitaler Form (als xRechnung an ein Portal oder als E-Mail an die Kunden) versendet werden können, ebenfalls gedruckt und versendet werden müssen. Hier ist die Anzahl im Vorfeld nicht kalkulierbar. Im Jahr 2020 wurden durch die Auftraggeberin ca. 134.000 Briefe erstellt und zum Versand gebracht. Durch fortschreitende Digitalisierung ist es zum Zeitpunkt der Initiierung des Vergabeverfahrens nicht möglich, konkrete Briefmengen zu benennen. Im Preisblatt (Anlage B-02 zum Angebotsaufforderungsschreiben) wird mit einer Menge von 145.000 Briefen pro Jahr kalkuliert, was eine Gesamtmenge für die Laufzeit von 580.000 Stück ergibt. Für die Laufzeit dieser Rahmenvereinbarung wird eine abrufbare Obergrenze von insgesamt 700.000 Briefen festgelegt, um hier einen Spielraum bei höherem Abruf zu gewährleisten. Mindermengen sind möglich. Sobald die Obergrenze erreicht ist, endet der Vertrag.