NEO: Implementierung der ERP-Software SAP S/4 HANA für die Stadtwerke Offenbach Holding GmbH

Es handelt sich vorliegend um ein zweistufiges Vergabeverfahren. In der ersten Stufe, dem Teilnahmewettbewerb kann sich jedes am Auftrag interessierte Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag innerhalb der Teilnahmeantragsfrist beteiligen. Gegenstand des Teilnahmewettbewerbs ist die Feststellung der Eignung der Bewerber gemäß den geforderten Eignungskriterien. Der Auftraggeber behält sich vor, fehlende Unterlagen und Erklärungen zur Eignung gemäß § 56 Abs. 2 VgV nachzufordern. Basierend auf den geprüften Teilnahmeanträgen werden mindestens 3, aber höchstens 5 geeignete Bewerber gemäß § 51 VgV ausgewählt, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden. Die Auswahl findet gemäß der in der Bekanntmachung veröffentlichten Auswahlkriterien statt. Die zweite Stufe ist das eigentliche Verhandlungsverfahren. Mit der Aufforderung zur Angebotsabgabe werden den ausgewählten Bewerbern die für dieses Verfahrensstadium erforderlichen weiteren Informationen und Unterlagen zur Verfügung gestellt. Auf der Grundlage dieser Vergabeunterlagen haben die ausgewählten Bewerber ein erstes indikatives Angebot zu erstellen. Im Anschluss beginnt die Verhandlungsphase. Der AG wird den Zuschlag nicht auf die ersten indikativen Angebote erteilen. Er wird in jedem Fall eine Verhandlungsrunde durchführen. Im Rahmen dieser ersten Verhandlungsrunde werden die Bieter aufgefordert, ihr Konzept und das verantwortliche Führungspersonal, vorzustellen. Die Auftraggeberin behält sich vor, basierend auf dem Ergebnis der Verhandlungsgespräche die Vergabeunterlagen fortzuschreiben. Sobald der Auftraggeber die Verhandlungsrunden abschließt, fordert er die Bieter auf, abschließende verbindliche Angebote einzureichen. Diese letztverbindlichen Angebote müssen sämtliche Mindestanforderungen erfüllen.

Hinweise zu den Vergabeunterlagen (z.B. bei Unklarheiten oder Problemen mit den elektronischen Dokumenten) sowie Fragen sind ausschließlich über den Kommunikationsbereich der Vergabeplattform zu stellen. Mündlich/telefonisch gestellte Fragen warden nicht beantwortet; mündliche/telefonische Auskünfte bzw. Antworten wären, sollten sie doch erteilt werden, nicht verbindlich.

Zur Erstellung der Teilnahmeanträge und der Angebotes sind die mit den Vergabeunterlagen bereitgestellten Formblätter zu verwenden.

Die Auftraggeberin ist zu 100 % ein Unternehmen der Stadt Offenbach a. M. Sie steuert als Muttergesellschaft und geschäftsführende Holding 20 Tochtergesellschaften sowie weitere Beteiligungsunternehmen. Aufgegliedert in vier Geschäftsfelder versorgt sie die Bürger mit Dienstleistungen. Die Stadtwerke Offenbach setzen heute zur Abwicklung der in diesem Zusammenhang durchzuführenden Geschäftsprozesse unterschiedliche ERP und Fachanwendungen ein. Hierbei werden einzelne Drittsysteme in den jeweiligen Gesellschaften für die Leistungserbringung und -abrechnung verwendet. Das aktuell meistgenutzte ERP-System in der Unternehmensgruppe ist SAP R3.

Mit dem zu vergebenden Auftrag soll ein SAP S/4 HANA ERP-System implementiert werden. Gegenstand des Auftrages ist die Implementierungsleistung und nicht die Beschaffung der notwendigen Software bzw. Lizenzen. Dabei ist zu beachten, dass die historisch gewachsene, heterogene IT-Landschaft durch eine Vielzahl verschiedenster Anforderungen aus den unterschiedlichen Geschäftsfeldern mit unterschiedlichen Organisationseinheiten geprägt wird. Diese Heterogenität bestimmt den Kontext des zu vergebenden Auftrages. Kern der Implementierung ist die Harmonisierung der kaufmännischen Geschäftsprozesse und Stammdaten aller Stadtwerke Geschäftsfelder, sowie die Integration der Stamm- und Bewegungsdaten von und zu S/4HANA und von und zu den im Stadtwerke Konzern über eine Middleware.

Die Produktivsetzung der Gesellschaften erfolgt sukzessiv im Rahmen eines vom Auftragnehmer zu entwickelnden Rollout-Konzeptes. Der Leistungsbeginn und die damit verbundene Verpflichtung des Auftragsnehmers zur Erbringung der im Lastenheft und der Leistungsbeschreibung beschriebenen Leistungen soll frühestmöglich zum 01.06.2025 und spätestmöglich zum 01.09.2025 erfolgen.