Markterkundung für Standard-Software (Software as a Service - SaaS) zur Unterstützung des Betrieblichen Eingliederungsmanagements (BEM)

Fragestellungen: 1. Benötigte Daten - Welche konkreten Datenfelder benötigen Sie für die Berechnung der 42 AU Tage Grenze? - Welche AU Daten und Felder (Beginn/Ende, Fehlzeitengrund etc.) müssen wir liefern? - Müssen unterschiedliche Fehlzeitenarten unterschieden werden? - Wie verarbeitet Ihre Software überlappende oder zusammenhängende AU Zeiten? 2. SAP Datenquellen & Pflichtfelder - Aus welchen SAP Tabellen erwarten Sie die Daten? - Welche Mindestfelder müssen je Mitarbeiter übermittelt werden? - Werden zusätzlich organisatorische Daten (Abteilung, Bereich) oder Beschäftigungsmerkmale (Voll-/Teilzeit) benötigt? - Wenn eine SAP-Schnittstelle vorhanden ist, was liefert diese standardmäßig? 3. Technische Datenlieferung - Welches Format ist für die Datenübertragung vorgesehen? - Welche Systeme sind beteiligt? - Wo liegen sämtliche Daten geographisch und logistisch? - Wer trägt die Betriebsverantwortung der einzelnen Komponenten? - Wie wird die Ausfallsicherheit gewährleistet? - Wie wird die Datensicherheit und Datenschutz gewährleistet? Gab es schon Daten-Leaks oder Hackereinbrüche in der Vergangenheit? - An welche SAP-Module erfolgt eine Anbindung? (HCM, SAP SF) - Jeweils über welche Datenpfade? - Gibt es Datenpfade, die nicht von SAP freigegeben sind? - Wäre ein späterer Wechsel von HCM auf SAP SF möglich und wie hohem Aufwand ungefähr? - Über welche Schnittstellen und wie bzw. in welche Richtung werden die Daten übergeben? - Was ist das führende System bzgl. Datenaustausch je Datenpfad? - Wie häufig werden je Datenpfad Daten übertragen? - Welche Protokolle und Verschlüsselungsverfahren werden angeboten/verwendet? - Welche Ports müssen zugreifbar sein? - Welche technischen Übertragungs-Standards wären möglich, werden empfohlen, vorausgesetzt? - Ist eine Anbindung über SAP BTP möglich? - Wenn nein, gibt es eine alternative Middleware? Welche? - Gibt es mitlaufende Protokolle für Datenaustausch und Bedienung durch die Anwender (Nachvollziehbarkeit, was wann von wem wo gemacht wurde. Fehlersuche), Audit-Logs - Sind die möglichen Anbindungen Clean Core Level A konform laut SAP Stufenplan? Wenn Addon nötig, ist eine Installation mit Saint gegeben? - Wie sieht das User-, Gruppen-, Rollen-Berechtigungskonzept aus, auch für die Anbindung? - Wie sieht die Authentifizierung (Verfahren, System-zu-System, Zertifikate), Sicherheitsmethodik, Protokollierung von Zugriffen (Datenübergabe und Bedienung) aus? - Welche Verschlüsselungsverfahren werden angeboten oder vorgeschrieben? - Welches System wäre technisch im Rahmen der Anbindung das führende System? - Benötigen wir auf unserer Seite Test-Mandanten? - Wie häufig kommen Updates/Patches? - Betreffen diese unsere Seite/Anwender oder nur die Anbieterseite? - Soll ein vollständiger Datenabzug geliefert werden oder reichen Delta-Daten? - Welche Übertragungsfrequenz empfehlen Sie? 4. Qualitätssicherung und Verarbeitung - Wie sieht die Dokumentation bzgl. Installation, Integration, Betrieb und Schulung/Anwendung aus? - Welche Handbücher werden übergeben? - Welche Support-Reaktionszeiten und Zeit bis Support-Beginn werden garantiert? - Welche durchschnittliche Zeit vergeht, bis ein Support-Fall gelöst ist? - Wie stellt Ihre Software sicher, dass unvollständige oder fehlerhafte Datensätze erkannt werden? - Können manuelle Korrekturen oder Ergänzungen erfolgen, wenn SAP-Daten unvollständig sind? - Wie geht Ihre Software mit in SAP hinterlegten fiktiven Daten zur Beendigung im Falle einer Langzeit-AU um (bspw. 31.12.2099)? 5. Postlogistik - Wie ist die Postlogistik in und um die Software strukturiert? - Wie ist der praktische Ablauf? - Wie und wo erfolgt der Versand sämtlicher Anschreiben aus der Software heraus? - Wie und wo wird der Postrücklauf verarbeitet? - Wie kommen die Dokumente in die BEM-Akte der Software? - Gibt es in der Software ein offenes Zu- und Abgangsprinzip - können Dokumente jederzeit zugeführt und abgeführt werden? - Wie erfolgt der Dokumentenaustausch zwischen der Software und SAP während des BEM-Falls? 6. Weitere Fragen: - Um welche Art Software handelt es sich bzw. welche Komponenten könnten oder werden eingesetzt (SaaS, Lokaler Client, Web Client)? - Wenn lokaler Client, wo kann/muss er installiert werden? - In welchem Kostenrahmen bewegt sich die Implementierung und Bereitstellung der Lösung? - Wie viel Zeit benötigen Sie ungefähr, um die Standardsoftwarelösung für die DAK zu implementieren und anzupassen? - Über welche gültigen Zertifizierungen (Firma, Mitarbeiter, Produkt) verfügen Sie für diese Softwarelösung gegenüber SAP? - Bei wie vielen mit der DAK in etwa vergleichbaren Unternehmen (u. a. geregeltes Umfeld, KRITIS-Unternehmen, unter Aufsicht von staatlichen Kontroll-Instanzen, BAS) ist Ihre Standardsoftware aktuell erfolgreich im Einsatz? - Bitte stellen Sie mögliche Lizenzmodelle dar (Lizenzen von der Anbieter-SW+SAP-Lizenzen) Bei Interesse übermitteln Sie uns bitte Ihre Antworten auf die obenstehenden Fragestellungen schriftlich (per Mail) bis spätestens zum 08.04.2026 an markterkundung@dak.de. Bitte verzichten Sie soweit wie möglich auf die Übermittlung von personenbezogenen Daten und kennzeichnen Sie etwaige Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse. Im Anschluss an die erfolgte Markterkundung wird die DAK-G abschließend über ihren Beschaffungsbedarf entscheiden. Die DAK-G behält sich vor, nach Eingang der Rückmeldungen unter Berücksichtigung des Gleichbehandlungsprinzips weitere Fragen zu stellen. Eine Erstattung von eventuellen Aufwänden der an dieser Markterkundung teilnehmenden Unternehmen findet nicht statt. Vielen Dank für Ihre Unterstützung. DAK-Gesundheit Einkauf und Vergabe