Machbarkeitsstudie Tiefe Geothermie Münster - Los 1: Projektdurchführung und -management

1. AP 01: Projektsteuerung Kurzbeschreibung / Zielstellung: Grundsätzliche und übergeordnete Aufgabe der Projektsteuerung ist die Kontrolle und Sicherstellung der Erreichung des Projektziels im vorgegebenen Rahmen. Bei Abweichungen vom Plan und Gefährdung des Projektziels sind Gegenmaßnahmen zur Zielerreichung zu definieren, mit der Projektleitung des AG abzustimmen und umzusetzen. Wesentliche Inhalte: Der Projektsteuerung obliegen über die komplette Bearbeitungszeit zur Machbarkeitsstudie zur Tiefen Geothermie in Münster die folgenden Aufgaben: • Mitwirken bei der Festlegung und Dokumentation der Projektziele und Projektvorgaben • Mitwirken bei der Erstellung von Leistungsverzeichnissen, bei der Ausschreibung und der Vergabe weiterer in der Machbarkeitsstudie beschriebener oder diese Studie begleitende Gewerke • Erstellung und Pflege eines mit allen Beteiligten abgestimmten Projektplanes sowie Darstellung dessen in einem GANTT-Diagramm. • Erstellung (in Absprache mit dem AG) und Pflege einer sinnvollen und übersichtlichen Ordnerstruktur im SharePoint des AG zwecks Ablage von sämtlichen Dokumenten (u.a. Berichte, Informationen, Protokolle, Zeitplan, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, etc.) • Organisation, Vorbereitung, Moderation und Nachbearbeitung von zweiwöchentlich stattfindenden Jour Fixe mit den Projektbeteiligten • Protokollierung der Jour Fixe (Fortlaufende Protokollierung in einem Word-Dokument) • Kontrolle der Kosten während des Studienverlaufs • Pflege und Fortschreiben einer Aktionsliste zu übergeordneten Themen • Vorbereitung und Ausarbeitung von Entscheidungsvorlagen sowie Handlungsempfehlungen • Koordination und Anfertigung eines Projektstatusberichtes pro Quartal für den Lenkungskreis (Format PowerPoint), der prägnant über zurückliegenden Tätigkeiten und Ergebnisse sowie zukünftige Tätigkeiten informiert. • Zusätzliche Darlegung eines aktuellen Terminplans sowie einer aktuellen Liste offener Punkte (LOP). • Koordination der Projektbeteiligten, die nicht dem Stadtwerke-Konzern angehören, um die Projektziele wie geplant zu erreichen • Einbindung und Organisation des Partizipations- und Willensbildungsprozesses von externen Stakeholdern via Arbeits-, Workshop-, Abstimmungs- und/oder Präsentationstermine, insofern erforderlich • Management inhaltlichen Verzahnung sowie Abstimmung von Teilleistungen der Projektbeteiligten • Aufbau einer Schnittstellenübersicht zwecks eindeutiger Zuteilung bzw. Abgrenzung von Aufgaben / Tätigkeiten • Qualitätskontrolle der Ergebnisse zur Sicherstellung der Förderfähigkeit der Machbarkeitsstudie (insbesondere Einhaltung sämtlicher Anforderungen des Fördermittelgebers) 2. AP 02: Dokumentation – „Best Practice Leitfaden” Kurzbeschreibung/ Zielstellung: Im AP 02 werden die Inhalte und Ergebnisse aus der Machbarkeitsstudie sowie der Vorstudie zu einem zusammenhängenden Werk zusammengefügt – dem „Best Practice Leitfaden“. Derzeit sind folgende Inhalte vorgesehen: • Risikoabschätzung: Im Rahmen des kontinuierlichen "lessons learned“-Ansatzes vor und während der Umsetzung der Maßnahmen wird ein Risikoregister geführt. In diesem werden die Herausforderungen mit den umgesetzten Gegenmaßnahmen gesammelt. • Kommunikationskonzept: Definition der Grundlagen eines Kommunikationskonzept inkl. Einbindung der gesammelten Erfahrung. • Stakeholdermanagement: Wer ist wann einzubinden, um die Maßnahmen von der Vorstudie bis zur Definition der Bohrstandorte erfolgreich durchführen zu können? Es wird beschrieben welche Behörden und Interessensgruppen zu welchem Zeitpunkt im Projektprozess einzubinden sind. • Exemplarischer Projektablauf Stadtwerke Münster: Von der Projektidee bis zur Entscheidung zur Explorationsbohrung. • Projektablaufplan: Erstellung eines exemplarischen Rahmenablaufplans auf Basis der realen Durchführungszeiträume der einzelnen Projekt- und Prozessschritte. • Genehmigungsmanagement: Beschreibung des Genehmigungsmanagements am Beispiel der durchgeführten Maßnahmen in Münster • Grundlagen für die Durchführung der 3D-Seismik, mit dem speziellen Schwerpunkt einer innenstädtischen Durchführung. • Ressourcenplanung: Erstellung eines Überblicks, welche personellen und wirtschaftlichen Ressourcen für die Vorbereitung, Planung, Durchführung und Auswertung benötigt werden. • Betrachtung der Wirtschaftlichkeit und der nächsten Schritte: Welche Größen sind bei der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das gesamte Geothermische Vorhaben zu berücksichtigen? Diese Liste wird im Projektverlauf ggf. noch angepasst werden. Wesentliche Inhalte des AP: • Aufbau einer logischen strukturierten Gliederung. Diese soll die verschiedenen Aspekte sowie der gewonnenen Erkenntnisse aus der Vor- und der Machbarkeitsstudie widerspiegeln. • Koordination und Zusammenführung Schritte der Machbarkeitsstudie bzw. deren Ergebnisse in einem Dokument, einem „Best Practice Leitfaden“. • Vereinheitlichung der unterschiedlichen Zuarbeiten sowie Formulierung von Überleitungen aufeinanderfolgender Themenkomplexen. Eine lose Zusammenstellung von Unterlagen verschiedener Unterlieferanten wird nicht akzeptiert.