Kontenanalyse im Bereich Finanzbuchhaltung

1) Der Dienstleister stellt eine Analyse des Firmenprofils, der Abläufe und entsprechende Vorgehensweisen an. Hierzu können verschiedene Datenerhebungsmaßnahmen eingesetzt werden. Der Schwerpunkt dieser Phase liegt besonders auf der Erkennung von risikoreichen Bereichen, der genauen Festlegung des Prüfungszeitraums und der endgültigen Bestimmung der zu nutzenden Informationsquellen. Es wird Handlungs- und Maßnahmenplan durch den Auftragnehmer erstellt und gemeinsam mit dem Auftragnehmer erörtert. Der Auftraggeber stellt dem Auftragnehmer eine Ermächtigungsvollmacht aus, durch die der Auftragnehmer gegenüber den Lieferanten handlungsfähig ist. Diese beinhaltet eine präzise Beschreibung der Maßnahme/Gegenstandes (beispielsweise der irrtümlich gezahlte Betrag). Die Leitung der Finanzbuchhaltung legt in dieser Phase fest, welche Lieferanten kontaktiert werden bzw. welche Geschäftspartner von der Prüfung ausgeschlossen werden. 2) Es erfolgt eine Beschaffung der grundlegenden Daten aus dem vorhandenen Finanzmanagementsystem SAP ERP 6.0, EHP8 und SAP Netweaver 7.5. Diese Daten werden von der Finanzbuchhaltung des Auftraggebers zur Verfügung gestellt. Der Datendownload erfolgt in Zusammenarbeit eines IT-Mitarbeiters des Auftragnehmers und eines internen IT- Mitarbeiters bzw. Applikationsverantwortlichen. 3) Der Auftragnehmer über prüft die Buchungssätze auf Auffälligkeiten. Folgende Auffälligkeiten sollen hier dargestellt werden: - Doppelte oder unberechtigt gebuchte/bezahlte Eingangsrechnungen - Buchungssätze mit falscher oder fehlender Mehrwertsteuer - Rechnungen mit nichteingehaltenen Vertragsbedingungen Die Ergebnisse aus der Datenanalyse werden klassifiziert und das Risikopotenzial priorisiert. Im Austausch mit der Leitung der Finanzbuchhaltung wird erörtert, welche Buchungssätze Potenzial für eine genauere Betrachtung mit Handlungsbedarf aufweisen. Zur Identifizierung dieser Lieferanten werden mindestens folgende Kriterien herangezogen: - Einkaufsvolumen - Anzahl der Eingangsrechnungen - Letzter Transaktionszeitpunkt - Anzahl Rechnungskorrekturen Der Auftragnehmer übernimmt die Kontaktaufnahme zum Lieferanten, um offene Posten abzugleichen. Der Auftragnehmer fasst die Auswertungsergebnisse in einem Report inkl. Risikoanalyse zusammen. Die differenten Posten werden pro Lieferant aufgelistet und im Einzelfall geprüft. Es erfolgt eine detaillierte Übersicht inkl. aller doppelten oder unberechtigten Zahlungen mit den dazugehörigen Quellendokumenten. In Abstimmung mit der Leitung der Finanzbuchhaltung werden weitere Schritte je beanstandetem Lieferanten besprochen. 4) Rückforderung Im Anschluss kontaktiert der Auftragnehmer den Lieferanten und setzt die Vorgehensweise der finalen Entscheidung um. Der Auftragnehmer übernimmt jegliche Korrespondenz mit dem Lieferanten. Dies dient der Entlastung der einzelnen Mitarbeiter des Auftraggebers. Gegebenenfalls hält der Auftragnehmer bei Bedarf Rücksprache mit der Leitung der Finanzbuchhaltung. Der Auftragnehmer nimmt Kontakt zu den Lieferanten auf, um die ermittelten Zahlungsdifferenzen einzufordern. Dabei sucht der Auftragnehmer schriftlichen und telefonischen Kontakt. Im Streitfall prüft der Auftragnehmer die entsprechenden Quellendokumente und hält bei Bedarf Rücksprache mit dem zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilung. Zur Überwachung der vereinbarten Rückzahlungen muss der Auftragnehmer regelmäßig Kontoauszüge mit entsprechendem Zahlungsverkehr zur Verfügung stellen. Anhand regelmäßiger Statusberichte wird der Auftraggeber detailliert über den Fortschritt der Rückforderungen informiert. 5) Abschluss In einem Abschlussbericht wird das Gesamtprojekt grundlegend zusammengefasst und auf folgende Erkenntnisse fokussiert: - Tatsächlich erzielte Ergebnisse - Ursachen der Falschbuchungen - Status der Rückforderungen - Lösungen wie gefundene Fehlbuchungen in Zukunft vermieden werden können