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Das Vergabeverfahren wird als Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb gemäß § 119 Abs. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), § 17 der Vergabeverordnung (VgV) durchgeführt. Der Auftraggeber vergibt eine Rahmenvereinbarung im Sinne von § 21 VgV ohne abschließende Festlegung des Auftragsvolumens. Als erste Stufe des Vergabeverfahrens führt der AG einen öffentlichen Teilnahmewettbewerb durch, um geeignete Bewerber zu finden. Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs werden keine Angebote abgegeben. Nach Einreichen des Teilnahmeantrages werden mindestens drei geeignete Unternehmen auswählt und zur Abgabe von Erstangeboten aufgefordert. Auf dieser zweiten Stufe wird es den Bietern ermöglicht, ein Erstangebot abzugeben und ihr Unternehmen im Rahmen der Verhandlung(en) zu präsentieren sowie ihr Erstangebot vorzustellen und zu erläutern.

Die Verhandlungen dienen auch dazu, die von den Bietern als Bestandteil des Erstangebots zu erarbeitenden Lösungsansätze zu erörtern. Hierbei haben die fachlich-inhaltliche Angebotsvorstellung und -darstellung sowie das geforderte Konzept zur Auftragsausführung im Rahmen der Verhandlung in Form einer PowerPoint-Präsentation zu erfolgen. Die mit dem Erstangebot einzureichende PowerPoint-Präsentation ist auch im Rahmen des Verhandlungstermins zu verwenden.

Nach derzeitigem Planungsstand gilt für die Verhandlungsgespräche folgender zeitlicher Rahmen: Für jedes Verhandlungsgespräch ist insgesamt eine Dauer von drei Stunden eingeplant. Für die Präsentation (Pitch) ist ein zeitlicher Rahmen von maximal einer Stunde einzuhalten. Dabei soll der Fokus auf der Vorstellung des Angebots und dem erarbeiteten Konzept zur Auftragsausführung liegen. In der verbleibenden Zeit nach der Präsentation können Fragen zur Planung, zum Angebot bzw. zum Leistungsumfang geklärt und ggf. über die Angebote verhandelt werden. Der AG ist berechtigt, die vorstehend dargestellten zeitlichen Rahmen auszudehnen, insbesondere bei Bedarf weitere Verhandlungsrunden durchzuführen.

Nach Beendigung der Verhandlungsgespräche bittet der AG nach derzeitiger Planung um Abgabe der finalen Angebote. Mit Abgabe des finalen Angebots ist der unterschriebene Rahmenvertrag in zweifacher Ausfertigung (2 Originale) vorzulegen. Der Vertrag ist - zweifach - von dem Bieter an den dafür vorgesehenen Stellen auszufüllen und zu unterschreiben. Bis zur finalen Angebotsabgabe kann im Rahmen der Verhandlungsphase über Vertragsinhalte verhandelt werden. Der AG behält sich vor, unter Berücksichtigung der Verhandlungen, Änderungen am Leistungsgegenstand und dem Rahmenvertrag vorzunehmen.

Ferner behält sich der AG vor, das Erstangebot zu bezuschlagen.

Nach Abschluss der Verhandlungen werden die Angebote unter Berücksichtigung der bekanntgemachten Zuschlagskriterien abschließend gewertet und eine Rangfolge der Bieter gebildet.

Der AG wird dem Bieter mit dem wirtschaftlichsten Angebot den Zuschlag erteilen.