Gefährdungsbeurteilung FU Berlin: Evaluation und Konzeptentwicklung

I) Ausgangslage Die dezentrale Organisation der Verantwortung und Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen stellt angesichts der aktuellen Ausgangslage an der FU Berlin eine komplexe Herausforderung dar. Die Kenntnisse im Arbeits- und Gesundheitsschutz vieler Bereichsleitungen, die für die Erstellung der orts- und tätigkeitsbezogenen Gefährdungsbeurteilungen verantwortlich sind, weisen teilweise Defizite auf, die einer gezielten Unterstützung bedürfen. Vorhandene Unterstützungsmöglichkeiten: Aktuell stehen 2,8 Fachkräfte für Arbeitssicherheit zur Verfügung. Die externe arbeitsmedizinische Betreuung erfolgt im Umfang eines Vollzeitäquivalents. Zur Verfügung gestellt wird ein zentrales Arbeits-, Gesundheits- und Umweltschutz-Managementsystem (AGUM), das auch an vielen anderen Universitäten im Einsatz ist. Dieses zeigt die universitären Strukturen und die Verantwortlichkeiten auf, deckt jedoch nicht die Vielfalt der örtlichen Themen ab. Des Weiteren steht allen Bereichen neben einer umfassenden Sammlung von Gesetzen, Verordnungen, technischen Regeln und Schriften der Deutschen gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) der sogenannte Rechtsvorschriftenservice zur Verfügung. Dieser wird regelmäßig zur Verfügung gestellt und stellt in übersichtlicher Form relevante Änderungen vor. Im Rahmen regelmäßiger interner Umwelt- und Arbeitsschutzaudits werden Arbeitsbereiche durch interne Auditoren begangen, anhand von Checklisten auditiert und beraten. In regelmäßigen Arbeitsschutzausschüssen (ASA) und AGUM-Sitzungen der Geschäftsleitung werden Schwerpunktthemen behandelt. Ungefähr 200 Sicherheitsbeauftragte der FU Berlin aus den unterschiedlichen Arbeitsbereichen unterstützen die örtlichen Vorgesetzten bei der Erfüllung ihrer arbeits- und gesundheitsrechtlichen Pflichten. Darüber hinaus stehen aktuell 660 Brandschutzhelfer und 470 Ersthelfer in den Bereichen zur Verfügung. Herausforderungen und Handlungsbedarf: Trotz der zuvor genannten Maßnahmen liegen nicht in allen Bereichen der FU Berlin Gefährdungsbeurteilungen vor, und vorhandene Dokumente werden nicht systematisch aktualisiert. Es fehlt ein zentrales System, in dem die vorhandenen Dokumente erfasst und die beschriebenen Abweichungen mit Zuständigkeiten, Terminen und Bearbeitungsständen erfasst werden. Dadurch ist die Möglichkeit der Auswertung, Nachverfolgung und der Berichterstattung im Sinne gemanagter Prozesse deutlich eingeschränkt. Risikoabschätzung, Prioritätensetzung, Ressourcenplanung sind wesentliche Merkmale, die bei der Betrachtung und Bewertung der Gesamtsituation deutlich stärker einbezogen werden müssen.

II) Zielsetzung der Evaluation Die FU Berlin arbeitet derzeit an einer Neustrukturierung ihres Systems zur Erstellung und Dokumentation von Gefährdungsbeurteilungen. Aufgrund der vielfältigen Gebiete in Forschung und Verwaltung sowie der dezentralen Landschaft werden neue Konzepte benötigt, die die verantwortlichen Vorgesetzten vor Ort bei der Erstellung und regelmäßigen Aktualisierung der Gefährdungsbeurteilungen unterstützen.

Exemplarisch und nicht abschließend sollen hier genannt werden: - Tätigkeiten in biologischen, chemischen und physikalischen Laboren, - Tätigkeiten in Werkstätten mit kleinen bis großen Maschinenfuhrparks, - Tätigkeiten in der Tiermedizin und der Klein- bis Großtierhaltung bzw. -pflege, - Bereiche mit Strahlenbelastung, - Tätigkeiten in der Anlagen- und Betriebstechnik.

Des Weiteren sind aber auch Bereiche mit - klassischer Verwaltungstätigkeit mit und ohne Kundenkontakt, - Tätigkeiten mit starker psychischer Belastung und - Tätigkeiten, die im europäischen und nichteuropäischen Ausland durchgeführt werden, zu nennen.

Weitere Ziele sind die Digitalisierung der Prozesse, unter Berücksichtigung der Nachverfolgung von Bearbeitungsständen sowie der Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Akteuren. Vorhandene Strukturen, Prozesse und Ressourcen sind zu erfassen, zu bewerten und in Absprache mit den verschiedenen Beteiligten anzupassen bzw. neu zu definieren. Die Universitätsleitung benötigt verbesserte zentrale Kontrollinstrumente bzw. ein Berichtswesen, um in der Lage zu sein, auch kurzfristig auskunftsfähig gegenüber Behörden und sonstigen Anfragenden zu sein. In einem weiteren Schritt sind die Einsatzzeiten der Fachkräfte für Arbeitssicherheit und der Betriebsärzte auf der Basis der erfassten Prozesse zu bewerten und entsprechende Empfehlungen zu erarbeiten.

III) Leistungsgegenstand Der Beratungsauftrag umfasst u.a. folgende Leistungen: 1) Initiierung und Koordination der notwendigen Projektstrukturen (Steuerungsgruppe, Projektteam, Rollenverteilung, Verantwortlichkeiten, Kommunikation etc.) 2) Analyse der Ist-Strukturen und -Prozessabläufe an der FU Berlin: - Ist Aufnahme & Analyse der aktuellen Prozesse - Sichtung vorhandener Gefährdungsbeurteilungen - Befragung der betroffenen Bereiche und Vor-Ort Begehungen zur Evaluation von Gefährdungsbeurteilungen und Erfassung von Handlungsbedarfen - Zusammenfassung der Ergebnisse der Ist-Analyse 3) Planung & Konzeption einer Sollstruktur und der dafür notwendigen Anpassungen unter Beachtung der vorhandenen Ressourcen der Auftraggeberin 4) Erstellung von einheitlichen Mustern für Gefährdungsbeurteilungen, die geeignet sind, in den dezentralen Bereichen von den verantwortlichen Vorgesetzten eingesetzt zu werden 5) Markterkundung und Erarbeitung eines Vorschlags (inkl. Darstellung der Inhalte, Merkmale der Software; Begründung) für den Einsatz von Software zur digitalen Abbildung von Gefährdungsbeurteilungen, deren datenschutzgerechter Dokumentation und notwendigen Auswertungsmöglichkeiten 6) Projektbegleitende Aufgaben: - Organisation und Durchführung von Workshops - regelmäßige Meetings mit der Projektleitung und Steuerungsgruppe der FU Berlin - Protokollierung und Dokumentation - Übermittlung von Zwischenständen

Projektsteuerungsbüro für die Koordination von Terminen, Protokollführung, Vor- und Nachbereitung von Terminen