Erstellungs- und Implementierungsleistungen für ein Vergabemanagementsystem für die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Zentrale Bonn (VOEK 162-22)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) hat es sich zur Aufgabe gemacht, Ihre Beschäftigten mit digitalen Lösungen bei Ihrer Arbeit bestmöglich zu unterstützen. Hierzu wurde eine digitale Roadmap erstellt, bei der die Unterstützung der Vergabeprozesse, die sowohl dezentral durch die bedarfsmeldenden Stellen als auch zentral durch den Einkauf verantwortet werden, als eine der bedeutenden Säulen der Beschaffung identifiziert wurde. Die Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen für Liefer-, Dienst- und Bauleistungen sowie freiberuflichen Leistungen werden bei der BImA ab einen Auftragswert von 25.000,01 € (UVgO)/ 10.000,01 € (VOB/A) zentral durch die Vergabeabteilung mit Sitz in Bonn und Berlin/Dresden, bis 25.000 € (UVgO)/ 10.000 € (VOB/A) sowie im Falle von durch die Vergabeabteilung genehmigten Ausnahmetatbeständen durch die jeweiligen Fachbereiche dezentral, an allen Standorten der BImA, durchgeführt. Für die Unterstützung der Vergabeverfahren nutzt die Auftraggeberin bisher keine Software. Zur Veröffentlichung bzw. Kommunikation mit den Bietern aller Vergabeverfahren nutzt die BImA die E-Vergabe-Plattform des Bundes. Das betrifft Verfahren im Oberschwellen- (offene, nicht offene Verfahren, usw.) sowie Unterschwellenbereich (Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit (oder ohne) Teilnahmewettbewerb, usw.). Leistungsverzeichnisse (GAEB-Dateien) im Baubereich werden von der Software RIB iTWO geliefert. Die Auftraggeberin hat deshalb ein Projekt zur Beschaffung einer Vergabemanagementsoftware zur dauerhaften Nutzung als On-Premise-Lösung initiiert. Es ist beabsichtigt, ein geeignetes Standard-Vergabemanagementsystem zu beschaffen und einzuführen. Maßgebliche Ziele sind die rechtskonforme (EU, Bundesgesetze) Durchführung von Ausschreibungen und Vergaben von Bau-, Liefer- und Dienstleistungen sowie freiberuflichen Leistungen. Die Vergabemanagementsoftware soll zunächst für die dezentrale Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen, sowie für freiberufliche Leistungen (Auftragswert bis 25.000 € (UVgO)/ 10.000 € (VOB/A)) inklusive Ausnahmetatbestände (insbesondere Alleinstellung, Dringlichkeit) genutzt werden; »Vergabemanagement DEZENTRAL«. Im weiteren Verlauf soll auch der zentrale Einkauf der Auftraggeberin für die zentrale Vergabe national und EU-weit zu vergebender Bedarfe mit der Software arbeiten (Option); »Vergabemanagement ZENTRAL«. Zur Umsetzung der oben beschriebenen Zielsetzung beabsichtigt die Auftraggeberin eine Standard-Vergabemanagementsoftware zu beschaffen und einzuführen (inklusive begleitender Leistungen für Customizing, Implementierungsunterstützung, SAP-Anbindung/Schnittstellenrealisierung, Schulungen, Pflege, Support), um Vergabeverfahren rechtskonform durchzuführen. --- - Art der ausgeschriebenen Leistung: Erstellungs- und Implementierungsleistungen für eine Standardvergabemanagementsoftware, nebst (SAP-) Schnittstellenrealisierung, Pflege- und weitere Serviceleistungen in drei möglichen Ausprägungen bzw. Ausbaustufen: Meilenstein 1: Vergabemanagement DEZENTRAL Optional: Meilenstein 2: Vergabemanagement ZENTRAL Optional: Meilenstein 3: Dokumente, wie beispielsweise Leistungsbeschreibungen, mit Daten angebundener Systeme über Schnittstelle(n) befüllen - Orte der Leistungserbringung Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Ellerstraße 56, 53119 Bonn Bundesanstalt für Immobilienaufgaben, Berliner Straße 135, 14467 Potsdam Die Leistungserbringung ist, nach vorheriger Absprache mit der Auftraggeberin, auch teilweise „Remote“ möglich. - Zeitraum der Leistungserbringung Meilenstein 1: A. initiale Erstellungsleistungen: Leistungsbeginn: ca. 14 Tage nach der Zuschlagserteilung für eine geplante Dauer von 24 Wochen (= 6 Sprints á 4 Wochen). Leistungsende: mit erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 1 B. Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen): Leistungsbeginn: mit dem Tag nach der Gesamtabnahme von Meilenstein 1 Leistungsende: unbefristet bzw. Pflegeleistung geht in Meilenstein 2 über Meilenstein 2: Meilenstein 2 ist eine optionale Leistung, für die, aufgrund der hohen Bedeutung für die Auftraggeberin, bereits in der Angebotsphase dieses Vergabeverfahrens durch die Bieter ein Auftragsdurchführungskonzept zu erstellen ist A. initiale Erstellungsleistungen Leistungsbeginn: nach erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 1 für eine geplante Dauer von 14 Wochen (= 3,5 Sprints á 4 Wochen). Leistungsende: mit erfolgter Gesamtabnahme Meilenstein 2 B. Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen): Leistungsbeginn: mit dem Tag nach der Gesamtabnahme von Meilenstein 2 Leistungsende: unbefristet bzw. Pflegeleistung geht in Meilenstein 3 über Meilenstein 3: Meilenstein 3 ist ebenfalls eine optionale Leistung. Ein möglicher Leistungsbeginn ist noch nicht geplant. Im Auftragsfall hätten Pflege- und Serviceleistungen, Weiterentwicklung und Anpassung, sowie Leistungen auf Abruf (bspw. weitere Schulungen) ein unbefristetes Leistungsende. Näheres regeln die Leistungsbeschreibung und die Vertragsbedingungen.