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Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems bei der Stadt Mannheim

Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie · Mannheim, Baden-Württemberg

Aktenzeichen 16-41-001846300-170veröffentlicht 06.03.2026DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Frist im Verfahrenseit 417 Tagen abgelaufen

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Baden-Württemberg.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Baden-Württemberg (20 offen)

Geplant · Neuausschreibung möglich

Vertrag endet voraussichtlich am – Neuausschreibung möglich

in 124 Monaten · Ende steht in der Bekanntmachung

Endet ein Vertrag, schreibt die Vergabestelle die Leistung oft neu aus. Merken Sie den Vertrag vor: Wir erinnern Sie per E-Mail vor dem Vertragsende und melden, wenn dieselbe Vergabestelle eine ähnliche Leistung ausschreibt.

Vormerkenmit kostenlosem Konto

Verlängerungen sind nicht eingerechnet. Ob und wann neu ausgeschrieben wird, entscheidet die Vergabestelle. Die Erkennung einer Neuausschreibung ist eine Schätzung. Weitere auslaufende Verträge

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
11 Jahre01.03.2026 – 28.02.2037
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Mannheim68163, Baden-Württemberg
Einreichung
keine Angabe

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichkeine Angabe
  • Elektronische Einreichung verpflichtendkeine Angabe
  • Nebenangebote zugelassenkeine Angabe
  • Mehrere Hauptangebote zugelassenkeine Angabe
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetkeine Angabe
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendkeine Angabe
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Kein Angebot mehr möglich. Wer gewonnen hat und wie viele Angebote eingingen, steht unter Zuschläge; für Folgeaufträge lohnt der Blick auf Laufzeit und Vergabestelle.

Das Verfahren ist abgeschlossen; diese Meldung nennt das Ergebnis.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 155 Tage (5 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (6 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Leistung50 %
  • Preis50 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 28.02.2037
    vor 8 Monaten
  2. Veröffentlichung
    vor 8 Monaten
  3. Heute

Beschreibung

Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems

Beschreibung des Loses

Im Laufe der Produkteinführung wird die Zahl der User und damit die Höhe der Lizenzgebühren sukzessive steigen: Im 1. Einführungsjahr (2026) werden 750 User angegliedert, im 2. Jahr sind es insgesamt 2.750 User. Eine Aufstellung der wachsenden Userzahlen ist unten abgebildet. Bis 2030 soll die Einführung der e-Akte zum Abschluss gebracht werden und das Produkt in der kompletten Stadtverwaltung im Einsatz sein, was ca. 6.000 Nutzungslizenzen entspricht. Diese Einschätzung orientiert sich an der aktuellen Zahl der PC-Arbeitsplätze in der Stadt, wobei berücksichtigt wurde, dass ein gewisser Anteil nicht an das e-Akten-System angeschlossen werden muss. Hinzu kommen Aufwendungen für Schulungen (10 Schulungstage), die Migration von Altdaten aus dem alten DMS in das neue Produkt (80 Personentage) sowie eine Reserve für Nachprogrammierungen, insbesondere von Schnittstellen zu in der Verwaltung eingesetzten Fachverfahren (100 Personentage).

Zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft zählen: - Implementierung des Systems bis zur vollständigen Inbetriebnahme; - Übernahme der Transaktionsdaten; - inkl. Wartungen, Updates und Releases;

Anfang 2026: Herbeiführung der Betriebsbereitschaft (Konfigurationen), Abrechnung als Pauschale 2026: Schulungen für Administratoren und Multiplikatoren (10 Schulungstage) 2026-2028: Migration Altdaten, ca. 80 Personentage 2026: 750 User 2027: 2.750 User 2028: 4.000 User 2029: 5.000 User 2030: 6.000 User 2031: 6.000 User 2032: 6.000 User 2033: 6.000 User 2034: 6.000 User 2035: 6.000 User

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Leistung50 %
Preis50 %
Qualität
LeistungDie Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben.
Preis
Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben.

Eignung0 von 2 angegeben

Kriterien
keine Angabe
Nachreichen von Unterlagen
keine Angabe

Laufzeit und Umfang3 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.03.2026
Vertragsende
28.02.2037
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung0 von 8 angegeben

Elektronische Einreichung
keine Angabe
Einreichung über
keine Angabe
Sprache
keine Angabe
Nebenangebote
keine Angabe
Mehrere Hauptangebote
keine Angabe
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung2 von 5 angegeben

Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
keine Angabe
Vorbehaltene Ausführung
keine Angabe
Strategische Beschaffung
Erfüllung sozialer Zielsetzungen
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz2 von 2 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Kapellenstraße 17, 76131 Karlsruhe
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass für die elektronische Angebotsabgabe die Bietersoftware AI Bietercockpit erforderlich ist. Die Nutzungsbedingungen und technischen Voraussetzungen sind abrufbar unter https://www.auftragsboerse.de. Bei der Installation hilft Ihnen der Bietersupport (Telefon: 0711/66 … ganz lesenHinweis: Bitte beachten Sie, dass für die elektronische Angebotsabgabe die Bietersoftware AI Bietercockpit erforderlich ist. Die Nutzungsbedingungen und technischen Voraussetzungen sind abrufbar unter https://www.auftragsboerse.de. Bei der Installation hilft Ihnen der Bietersupport (Telefon: 0711/66601-476 oder per E-Mail: bietermrn@staatsanzeiger.de). Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Angebotsabgabe ebenso, dass aufgrund einer ggf. großen Datenmenge eine vollständige Übertragung Ihres Angebots längere Zeit in Anspruch nimmt! Bitte kalkulieren Sie daher ausreichend Zeit für das Hochladen des Angebots auf der Vergabeplattform und/oder die Schaffung der technischen Voraussetzungen ein. Folgende Einzelfristen sind Vertragsfristen: Q2 / 2026: Installationsphase: Konfiguration des Systems, Onboarding, Einrichtung der Infrastruktur, Schulung der Admins Q2 / 2026: Einführung in zwei ausgewählten Organisationseinheiten Ende 2028 Migrationsphasen Die Stadt Mannheim plant folgende Umsetzung des Projekts (=schrittweise Erhöhung der User-Lizenzen): 750 User des DMS Systems im Jahr 2026 + 2000 User im Jahr 2027 +1250 User im Jahr 2028 + 1000 User im Jahr 2029 + 1000 User im Jahr 2030 Ergänzende Hinweise zu den Zuschlagskriterien: Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt (§ 127 GWB, § 58 Abs. 2 VgV). Das wirtschaftlichste Angebot bestimmt sich nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Die Bewertungssystematik erfolgt nach der erweiterten Richtwertmethode nach der Unterlage für Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen (UfAB 2018): Z= (L/P)*10.000 Die Wirtschaftlichkeit des Angebots (Z) wird anhand der angebotenen Leistungen im Verhältnis zum Gesamtpreis ermittelt. Die Gesamtleistungspunkte (L) ergeben sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte. Der Gesamtpreis (P) des Angebots ergibt sich aus der Summe der im Leistungsverzeichnis im Vergabemanagementsystem vom Bieter einzutragenden Preisangaben. Der Zuschlag wird an denjenigen Bieter erteilt, dessen Angebot unter Anwendung der Bewertungsmethode die höchste Wirtschaftlichkeit (Z) aufweist. Die Multiplikation mit 10.000 dient der besseren Skalierung. Die Kennzahl Z wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet. Der Schwankungsbereich beträgt 7 % der Kennzahl Z des führenden Angebotes. Das Entscheidungskriterium für die Wirtschaftlichkeit der vorselektierten Angebote ist der niedrigste Preis. Die Bewertungskriterien für die Qualität der Leistung sind in "Anlage 2_Kriterienkatalog und Bewertungsmatrix" beschrieben. Die Gesamtleistungspunkte ermitteln sich aus der Summe aller Leistungspunkte der jeweiligen Kriterien. Der maximal erreichbare Wert beträgt 560 Punkte inkl. der Punkte für die 4 einzureichenden Konzepte. Bei der Kategorie der "Bewertungskriterien" können je Kriterium 0-4 Bewertungspunkte erreicht werden. Die Bewertungspunkte werden mit den angegebenen Gewichtungspunkten multipliziert und ergeben die jeweiligen Leistungspunkte des Kriteriums. Zusätzlich werden die Kriterienhauptgruppen entsprechend der Prioritäten des Auftraggebers gewichtet.
Hinweis
Zu den Eignungskriterien: Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen: 1. Aktueller Handelsregisterauszug: Bitte fügen Sie Ihrem Teilnahmeantrag einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Bescheinigung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem … ganz lesenZu den Eignungskriterien: Mit dem Teilnahmeantrag sind einzureichen: 1. Aktueller Handelsregisterauszug: Bitte fügen Sie Ihrem Teilnahmeantrag einen aktuellen Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister oder eine vergleichbare Bescheinigung nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Landes, in dem das Unternehmen ansässig ist, bei. Der Bewerber hat weiter zu bestätigen, dass seit dem Datum der Ausstellung keine eintragungspflichtigen Sachverhalte vorgefallen sind. 2. Eigenerklärung zum EU-Sanktionspaket im Zusammenhang mit dem Angriffskrieg Russlands auf die Ukraine 3. Erklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 123 oder § 124 GWB vorliegen. 4. Eigenerklärung über die Unabhängigkeit von Ausführungs- und Lieferinteressen 5. Gesamtumsatz Ihres Unternehmens jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E1.1 /E.1.2 - Umsatzzahlen. Mindestanforderung: Der Jahresgesamtumsatz muss mind. 1 Mio Euro netto jährlich betragen. 6. Umsatz Ihres Unternehmens bezogen auf den Tätigkeitsbereich des Auftrages jeweils für die letzten 3 Geschäftsjahre. Bitte verwenden Sie hierzu ebenfalls die Anlage 4E1.1 /E.1.2 - Umsatzzahlen. Mindestanforderung: Der Jahresgesamtumsatz in dem Tätigkeitsbereich muss mind. 500.000 Euro netto jährlich betragen. 7. Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung Mindestanforderung: Deckungssumme je Versicherungsfall und Jahr in Höhe von mindestens 3 Mio. Euro für Sach- und Personenschäden, 1 Mio. Euro für Vermögensschäden. 8. Aktueller Bonitätsnachweis (nicht älter als 6 Monate zum Zeitpunkt der Auftragserteilung) eines Kreditinstituts mit Sitz in Deutschland oder einer anderen Vertragspartei des EWR-Abkommens 9. Referenzprojekte: Darstellung von mindestens drei Referenzprojekten aus den letzten 5 Jahren, die mit dem ausgeschriebenen Auftragsgegenstand vergleichbar sind. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.1 - Erfahrung - Referenzen. Mindestanforderung: Mind. eine Referenz muss sich auf einen öffentlichen Auftraggeber beziehen. Folgende Nachweise werden darüber hinaus gefordert: - Betriebsführung: Vorlage einer Bestätigung des Bieters über Form und Lokation der Betriebsführung - Vorlage eines Nachweises über die durchschnittliche Verfügbarkeit des Systems in den letzten drei Jahren 10. Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Projektleiters für den Rollout sowie dessen Vertreter für die gesamte Projektlaufzeit. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.2 -Erfahrung - Projektleiter. Mindestanforderung: Die beiden Personen müssen sich in einem aufrechten Beschäftigungsverhältnis bzw. einem Werkvertragsverhältnis befinden und verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift besitzen. Der Projektleiter muss zudem über mind. 5 Jahre Berufserfahrung im Rahmen von IT-Projekten verfügen, davon mind. ein Jahr mit dem Thema E-Aktenführung. Mind. 2 von 5 Jahren sollten in leitender Position erfolgt sein. Der stellvertretende Projektleiter muss über mind. 3 Jahre Berufserfahrung verfügen. 11. Benennung eines IT-Servicemanager:in und dessen Vertreter:in. Bitte verwenden Sie hierzu die Anlage 4E2.3 - Qualifikation - IT- Service-Manager. Der/Die Stellvertreter/in kann ja auch zu einem späteren Zeitpunkt benannt werden (spätestens bei Leistungsausführung), die Mindestanforderungen müssen aber erfüllt sein. Mindestanforderung: Die beiden Personen müssen sich in einem aufrechten Beschäftigungsverhältnis bzw. einem Werkvertragsverhältnis befinden und über eine einschlägige Berufserfahrung im Bereich Support von mind. 5 Jahren verfügen. 12. Nachweis Informationssicherheitsmanagement: Der Bewerber hat den Nachweis zu erbringen, dass sein Unternehmen gemäß ISO 27001 zertifiziert ist und eine Eigenerklärung abzugeben, dass er diese Zertifizierung auch während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten wird. Die Zertifizierung muss ausdrücklich für den Unternehmenszweig und für den Standort gelten, welcher im Auftragsfall mit der Ausführu …

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

Zuschläge

Zuschläge je Los
Zuschlag anAngebote
D Velop AG, Gescher4

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Stadt Mannheim - Fachbereich Informationstechnologie
Art
Kommunalbehörden, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Glücksteinallee 11, 68163 Mannheim
Website
mannheim.de
Kontakt
60.ausschreibung@mannheim.de

Bei uns erfasst

86Bekanntmachungen
36Zuschlagsmeldungen

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Für CPV 725 (Datenverarbeitungsdienste) in Baden-Württemberg gibt es in den letzten 24 Monaten nur 2 Vergabemeldungen. Kennzahlen zeigen wir ab 10.

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung (diese Seite)
  2. BekanntmachungFrist 08.09.2025
  3. 1. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist von 08.09.2025 auf 16.09.2025 verschoben

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 02.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 391e90eb-974a-49b7-b4ef-03b2577af6fd.