Durchführung von Veranstaltungen, Konferenzen und Tagungen des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) ist thematisch verantwortlich für die Grundsatzfragen des Sozialstaats, der Arbeitswelt, für Arbeitsmarktpolitik, Ausländerbeschäftigung, Arbeitslosenversicherung, Grundsicherung für Arbeitsuchende, Arbeitsrecht, Arbeitsschutz, Sozialversicherung, Alterssicherung, Teilhabe und Belange behinderter Menschen, soziale Entschädigung, Sozialhilfe, europäische und internationale Beschäftigungs- und Sozialpolitik sowie den Europäischen Sozialfonds. Im Kommunikationsmix des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales kommt der Live-Kommunikation eine wichtige Bedeutung zu. Neben der Planung und Durchführung von Konferenzen, Fachtagungen und Diskussionsforen mit jeweils spezifischen Zielgruppen, wird bei Events wie etwa dem "Tag der offenen Tür", dem „Tag der Jobcenter“, dem "Tag der Deutschen Einheit" und bei Bürgerveranstaltungen auch der unmittelbare Dialog mit den Bürgerinnen und Bürgern gesucht. Die Veranstaltungen dienen einerseits dem Ziel, die Arbeit des BMAS, seine Strukturen und Aufgaben für die Bürgerinnen und Bürger transparent zu machen; andererseits sollen sie das Verständnis für aktuelle Entwicklungen im Bereich der Arbeits- und Sozialpolitik, etwa neue Gesetze, Verordnungen oder Programme befördern. Insofern ist die direkte Kommunikation im Rahmen von Konferenzen, Veranstaltungen und Events als ein Baustein der Kommunikationsstrategie des BMAS insgesamt zu verstehen. Die Durchführung von Veranstaltungen ist dabei nicht auf das Ministerium oder Berlin beschränkt, sondern kann bundesweit erfolgen. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens soll ein Dienstleisterpool für das Veranstaltungs- und Konferenzmanagement ermittelt werden, der das Ministerium bei konzeptionellen Arbeiten im Bereich der Live-Kommunikation unterstützt, die Durchführung von Veranstaltungen überwacht sowie die jeweils gewerkbezogenen erforderlichen technischen Gerätschaften auswählt und anbietet oder durch Unterauftragnehmer zur Verfügung stellen lässt. Die inhaltliche Programmplanung wird dabei in der Regel durch das Ministerium erfolgen. Erwartet wird von den Dienstleistern darüber hinaus eine kontinuierliche Kontrolle und zielorientierte Steuerung in der Vorbereitungsphase sowie die Nachbereitung von Veranstaltungen, etwa Abbau, Übergabe der Location vor Ort oder die Dokumentation der Veranstaltung. In Absprache mit dem Auftraggeber soll außerdem eine Evaluierung der durchgeführten Veranstaltungen (z.B. durch Effizienzkontrolle, Ziel-Mittel-Betrachtungen o.ä.) erfolgen. Besonderer Wert wird bei der Durchführung auf die jederzeit serviceorientierte Betreuung der Besucherinnen und Besucher gelegt, wozu auch die umfassende Barrierefreiheit aller Angebote gehört. Die Auswahl und Bereitstellung entsprechender Veranstaltungstechnik und -materialien wird vorausgesetzt. Diese kann auch von Unterauftragnehmern übernommen werden.