Dokumentenmanagement

Die KBB beabsichtigt, die in dieser Bekanntmachung und dem Entwurf der Leistungsverzeichnisses bezeichneten Leistungen für die Implementierung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) nach Maßgabe der nachfolgend beschriebenen Bedingungen zu vergeben, um die Verwaltung und Archivierung ihrer digitalen und analogen Dokumente zu optimieren. Ziel ist eine zentrale, transparente und effiziente Plattform zur Dokumentenverwaltung, die spezifische Anforderungen einer kulturellen Institution mit den auf fünf Gebäude verteilten Standorten erfüllt. Das DMS soll alle Workflows, insbesondere die Rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement unterstützen, Dokumente revisionssicher versionieren und archivieren. Das DMs muss allen gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Insbesondere ist die dauerhafte und uneingeschränkte Erfüllung der hohen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) sowie der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) nachzuweisen. Das DMS muss geeignet sein, sukzessive alle weiteren betriebsüblichen Workflows und Anwendungen eines Kulturbetriebes zu erfassen. 1. Die Leistungsanforderungen umfassen im Wesentlichen folgende Aufgaben und Anforderungen: a) Detaillierte Planung und Konzeption der Einführung und Implementierung eines DMS in die betrieblichen Abläufe der Auftraggeberin: - detaillierte Bestands- und Anforderungsanalyse zur Erstellung eines abschließenden Lastenhefts unter Berücksichtigung von nutzerspezifischen Konfigurationsanforderungen b) Implementierung: - Bereitstellung und Konfiguration der Software - Abbildung des Workflows für Eingangsrechnungen in der Software - Integration in bestehende Systeme (z. B. SAGE 100, M365, Intranet). c) Datenmigration: - Digitalisierung und Übernahme bestehender Dokumentenbestände. d) Schulung und Change Management: - Schulung der Key-User und Mitarbeiter. - Unterstützung bei Prozessänderungen. d) Betrieb und Support: - Regelmäßige Wartung, Updates und technischer Support. - Hosting in der Auftragnehmer- und Produkt-eigenen Cloud 2. Funktionale Anforderungen an Betrieb und Support: a) Allgemeine Anforderungen: (1) Das System unterstützt eine mehrsprachige Benutzeroberfläche, mindestens Deutsch und Englisch. (2) Der Anbieter bietet eine Vielzahl an Dokumentationshilfen für Anwender*innen an, darunter: - Software- & Prozesshandbücher - Online Dokumentationen (z.B. Videos, Anleitungen, etc.) - FAQ-Bereich (3) Das System muss eine regelbasierte und benutzerspezifische Rechtevergabe ermöglichen, die eine flexible und granulare Steuerung des Zugriffs auf Dokumente, Funktionen und Bereiche im System erlaubt. (4) Das System garantiert, dass bei Beendigung des Vertrages alle im System gespeicherten Dokumente inklusive zugehöriger Metadaten und Strukturen in einem Format exportiert und eine nahtlose Integration in andere Systeme sichergestellt ist. - Lizenzmodell mit concurrent usern, monatlich in Anzahl veränderbar ohne Vorhalte bzw. Kündigungsfristen. - Der Zugriff auf die gesamte Applikation bzw. Umgebung erfolgt via Web Technologie. b) Dokumentenmanagement: (1) Benutzerfreundliche Oberfläche und intuitive Bedienung, einschließlich der Unterstützung für die Nutzung auf Mobilgeräten, beispielsweise zur digitalen Freigabe im Rahmen des Rechnungsworkflows. (2) Revisionssichere Archivierung (GoBD-konform). (3) Automatisierter Import (Scan, Drag & Drop, M365-Integration). (4) Digitale Poststelle zur sicheren Verarbeitung von Korrespondenz. (5) Erstellen und Bearbeiten von Konfiguration und Workflows im System durch Mitarbeitende der Auftraggeberin möglich (6) Erkennung von Dubletten (7) Automatisierte Indizierung, Verschlagwortung ggf. mit eigener KI Anwendung (8) Hochperformante und flexible Such- und Recherchefunktion (9) Elektronische, multidimensionale Akten über alle Belegtypen hinweg (10) Darstellung des kompletten Beschaffungswegs (11) Darstellung des kompletten Leistungs-, bzw. Auftragswegs. (12) Abgrenzbare Bereiche für besonders sensible Daten, wie z.B. Vertrags- und/oder Personalakten e) Eingangsrechnungsbearbeitung: - Verarbeitung von X-Rechnung, ZUGFeRD und FacturX, Papier und pdf Rechnungen - Automatisierte formale Prüfung und Kontierungsvorschläge. - Automatisierter Eingang-Rechnungsworkflow mit Cockpit zur Überwachung f) Vertragsmanagement: - Automatisierte Fristenüberwachung und Eskalationen. - Tools zum Einpflegen und Verwalten von Vertragsvorlagen. - Zentrale Vertragsablage und Übersicht. - Verbinden von Rahmenverträgen und Einzelabrufen daraus g) Archivierung: - Sicherstellung revisionssicherer Archivierung. - Automatisierte Löschfunktionen und Zugriffskontrollen. - Bereitstellung für externe Datenprüfer mit befristetem Zugriff.