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Dokumenten Management System DMS

Studierendenwerk München Oberbayern · München, Bayern

Aktenzeichen Verg_EU-058_24veröffentlicht 16.12.2024DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 646 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungmeinauftrag.rib.de

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Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet München.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Bayern (52 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
307 Tsd. €
Laufzeit
4 Jahre01.04.2025 – 31.03.2029
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
München80802, Bayern
Einreichung
elektronisch: Erforderlichmeinauftrag.rib.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragnein

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 81 Tage (46 Verfahren, 24 Monate).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 05.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 23 Monaten
  2. Fragen bis 13:00 Uhr
    an Studierendenwerk München Oberbayern
    vor 21 Monaten
  3. Angebotsfrist 13:00 Uhr
    nur elektronisch über meinauftrag.rib.de
    vor 21 Monaten
  4. Öffnung der Angebote 13:00 Uhr
    vor 21 Monaten
  5. Bindefrist endet
    62 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 19 Monaten
  6. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.03.2029
    vor 19 Monaten
  7. Heute

Beschreibung

Das Studierendenwerk München Oberbayern plant die Einführung der digitalen Rechnungsbearbeitung und -archivierung einschließlich Anbindung an das im STWM eingesetzte Warenwirtschaftsprogramm tl1. Das STWM setzt vollumfänglich auf eine Linux-Systemumgebung (Clients und Server). Als Office-Lösung kommt LibreOffice zum Einsatz. Die E-Mail-Kommunikation erfolgt über IMAP-Postfächer mit Thunderbird oder RoundCube (Webmail) als Clients. Gesucht wird ein Lösungsanbieter für ein Dokumentenmanagement-System gesucht, der das DMS-System selbst mit allen notwendigen Beiprogrammen und Lizenzen liefern und betriebsbereit installieren kann. Erwartet werden zudem das externe Hosting sowie Betrieb der Gesamtlösung. Alle benötigten Komponenten und Leistungen für die Realisierung der elektronischen Rechnungsbearbeitung sind zu berücksichtigen. Ebenso die erforderliche Projektbetreuung und Planung der Infrastruktur sowie Zeitplanung. Ebenso Schulungen für Key-User.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Preis
50% (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
Qualität
40% Technischer Wert (Anforderungskatalog) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)
Qualität
10% Servicekonzept (Umsetzungs-, Schulungs- und Supportkonzept) (Einzelheiten siehe Leistungsbeschreibung)

Eignung11 von 11 angegeben

Spezifischer Jahresumsatz
Eigenerklärung über den spezifischen Umsatz des Unternehmens im Bereich Dokumenten Management System (DMS) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Soweit er andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei Gemeinsam mit ande … ganz lesenEigenerklärung über den spezifischen Umsatz des Unternehmens im Bereich Dokumenten Management System (DMS) in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren. Soweit er andere Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind unter Einschluss des Anteils bei Gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Leistungen mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, eine dem Auftragsrisiko angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (branchenüblich) im Auftragsfall abzuschließen und diese für die Dauer des Auftragsverhältnisses aufrecht zu erhalten. Die Deckungssummen der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung müssen … ganz lesenDer Auftragnehmer ist verpflichtet, eine dem Auftragsrisiko angemessene Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (branchenüblich) im Auftragsfall abzuschließen und diese für die Dauer des Auftragsverhältnisses aufrecht zu erhalten. Die Deckungssummen der Vermögensschadenhaftpflichtversicherung müssen mindestens betragen: — für Sach- und Vermögensschäden je mindestens 1,5 Mio. EUR, mindestens zweifach im Jahr zur Verfügung stehend. Die Deckungssummen sind dem Studierendenwerk München Oberbayern auf Verlangen vorzulegen. Ein Nachweis kann zunächst mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) nachgewiesen werden. Im Falle einer Bietergemeinschaft, muss jedes Mitglied einen gesonderten Nachweis erbringen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Vorlage von mindestens drei in Art und Umfang zuverlässig und erfolgreich erbrachte (=abgeschlossene Implementierungsphase beim Auftraggeber) Referenzen mit vergleichbaren Leistungen aus dem Bereich Einführung eines elektronischen Dokumentenmanagements einschließlich eines elektronischen Rechnungsworkflows bei Referenzkunden mit mindestens 100 Benutzern. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind und dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen mittels des mit den Vergabeunter … ganz lesenEigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens und die Zahl seiner Führungskräfte in den letzten drei Jahren ersichtlich sind und dass die für die Ausführung der Leistungen erforderlichen Arbeitskräfte zur Verfügung stehen mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung unter mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Eigenerklärung zu projektverantwortlichen Person: Benennung eines eindeutigen und entscheidungsbefugten Ansprechpartners für die gesamte Vertragslaufzeit. Berücksichtigen Sie dabei, dass dieser Ansprechpartner dem Auftraggeber zu Abstimmungen im erforderlichen Maß zur Verfügung steht. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Techniker oder technische Stellen zur Durchführung der Arbeiten
Eigenerklärung zur vorgesehenen Projektleitung stellv. Projektleitung unter Angabe von Name, beruflicher Qualifikation und Berufserfahrung in Jahren. Die Angaben sind (sofern vorgesehen) in fachliche und technische Projektleitung und entsprechende Stellvertretung zu unterteilen. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Eintragung in das Handelsregister
Eigenerklärung über die Eintragung in das Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer … ganz lesenEigenerklärung über die Eintragung in das Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Eigenerklärung über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer U … ganz lesenEigenerklärung über die Eintragung in das Berufsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Bieters mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Eigenerklärungen ­ zu Insolvenzverfahren und Liquidation ­ nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt ­ zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ­ zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft … ganz lesenEigenerklärungen ­ zu Insolvenzverfahren und Liquidation ­ nachweislich keine schwere Verfehlung begangen wurde, die die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt ­ zur Zahlung von Steuern, Abgaben und Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ­ zur Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft Eigenerklärungen mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/ Dienstleistungen). Beruft sich der Bieter zur Erfüllung des Auftrages auf die Fähigkeiten anderer Unternehmen, ist die Erklärung mittels des mit den Vergabeunterlagen abrufbaren Formblatts L 124 (Eigenerklärung zur Eignung – Liefer­/Dienstleistungen) auch für diese anderen Unternehmen vorzulegen. Die Eignung für die zu vergebende Leistung kann auch durch Eintragung in ein amtliches Verzeichnis gemäß § 48 Absatz 8 VgV nachgewiesen werden. https://my.vergabe.bayern.de/eignungskriterien.php?lv_id=273500
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines frühe … ganz lesenBestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Insolvenz, Interessenkonflikt, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Rein nationale Ausschlussgründe, Schwere Verfehlung, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Zahlungsunfähigkeit

Laufzeit und Umfang4 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.04.2025
Vertragsende
31.03.2029
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
Der Vertrag verlängert sich um je ein (1) weiteres Jahr, wenn das Vertragsverhältnis nicht mit einer Kündigungsfrist von sechs (6) Monaten zum Vertragsende gekündigt wird.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung9 von 10 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
meinauftrag.rib.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronische Signatur
nicht verlangt
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
62 Tage
Angebotsöffnung
27.01.2025, 13:00 Uhr
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammer Südbayern, Maximilianstraße 39, 80538 München
Fristen für Nachprüfungsanträge
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer … ganz lesenGemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit: — der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, — mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst 10 Kalendertage nach Absendung (per Telefax, EMail oder elektronisch über das E VergabePortal) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:other-sme#

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Studierendenwerk München Oberbayern
Art
Anstalten des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Anschrift
Leopoldstraße 15, 80802 München
Website
studierendenwerk-muenchen-oberbayern.de
Kontakt
vergabestelle@stwm.de

Bei uns erfasst

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336vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (248 Lose mit Angabe)
465.032 €Zuschlagswert im Median
266.570 € – 1,23 Mio. €mittlere Hälfte, 69 Werte

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Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 27.01.2025

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 6fa369d9-b8ea-43ea-8a07-4126cc7348d4.