Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten

Gegenstand der Beschaffung ist die Digitalisierung und Auslagerung von Patientenpapierakten aus dem Archiv der drei Klinikstandorte in ein externes Archiv. Es ist von einer Gesamtseitenanzahl von ca. 1.100.000 Seiten auszugehen, die digitalisiert werden sollen. Die Dokumente liegen in Formaten bis maximal DIN A3 vor. In den Röntgenakten befinden sich vereinzelt Fremdbefunde, mit Dokumentationen bis einschließlich des Behandlungsjahres 2014. Das digitale Archiv von HYD Media besteht bereits innerhalb der Dedalus Systemlandschaft und soll entsprechend erweitert werden. Die vorgesehene Software ist bereits als Notfallarchiv und für das LE-Portal (Austausch mit Medizinischem Dienst) im Einsatz und über eine Schnittstelle zu Orbis aufrufbar. Es ist aus technischen Gründen zwingend erforderlich, dass sich das digitale Archiv nahtlos und medienbruchfrei in das vorhandene KIS integriert, über ein automatisiertes Fristenmanagement verfügt, die KRITIS- und DSGVO-Compliance-Anforderungen erfüllt und die Systemprozesse vollständig dokumentiert. Die Digitalisierung und Archivierung soll allen Prozessbeteiligten ermöglichen, direkt im KIS über einen digitalen Zugriff bei Bedarf auf die Akten eines Patienten zuzugreifen, ohne dass eine physische Akte aus dem Archiv holen zu müssen. Die Aktenauslagerung muss sofort in Kombination mit der Digitalisierung der Patientenakten durchgeführt werden, damit die Akten bei Bedarf schnell auffindbar und verfügbar sind.