Customer-Relationship-Management CRM@UHH

Die Universität Hamburg (im Folgenden „UHH“) ist als Exzellenzuniversität mit mehr als 43.000 Studierenden und ca. 6.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (davon ca. 2300 Verwaltungspersonal ohne UKE) eine der forschungsstärksten Universitäten Deutschlands und gleichzeitig eine der größten Ausbildungseinrichtungen Norddeutschlands. Mit ihrem Konzept der „Flagship University“ in der Metropolregion Hamburg pflegt sie innovative und kooperative Verbindungen zu wissenschaftlichen und außerwissenschaftlichen Partnern. Sie produziert für den Standort – aber auch national und international – die zukunftsgerichteten gesellschaftlichen Güter Bildung, Erkenntnis und Austausch von Wissen unter dem Leitziel der Nachhaltigkeit.

Im Rahmen von Digitalisierungsvorhaben in der Verwaltung der Universität Hamburg soll im Projekt „CRM@UHH - Einführung eines Customer-Relationship-Management-Systems an der UHH“ ein CRM-System in der Universitätsverwaltung eingeführt werden.

Die Laufzeit teilt sich in folgende Phasen auf:

1. Konzeption (ca. 3 Monate) Im Rahmen der Integration erfolgt voraussichtlich ab Juni 2025 die Konzeptionierung. Dieser Abschnitt der Phase 1 beginnt mit der Unterzeichnung des Vertrages und endet mit der finalen Abnahme der Konzepte. Die Phase 1 beinhaltet das Arbeitspaket 1: „Konzeption“.

2. Realisierung, Test und Freigabe (ca. 2 Monate) Ein weiterer Bestandteil der Integrationsphase stellen Realisierung, Test und Freigabe dar. Die Integrationsphase ist abgeschlossen, wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden und somit die realisierte Lösung abgenommen werden kann. Im Rahmen der zweiten Phase wird explizit in das Arbeitspaket 2: „Realisierung“ und das Arbeitspaket 3: „Test & Freigabe“ unterschieden.

3. Etablierungsphase (ca. 4 Monate) In der Etablierungsphase wird der Schwerpunkt auf die Produktivsetzung gelegt, die das Management der Daten externer Serviceempfangender sowie Schulungsmaßnahmen und Datenschutz- bzw. IT-Sicherheitsaspekte umfasst. Die Etablierungsphase gilt als erfolgreich abgeschlossen, sobald die Pilotprozesse das CRM-System entsprechend dem Zielkonzept nutzen können. Diese Phase umfasst die Bereitstellung von etwa 60 Lizenzen mit der Option auf eine Erweiterung auf bis zu 150 Lizenzen. Die Übergänge zwischen der Integrations- und der Etablierungsphase sind fließend und können optionale Leistungen beinhalten. Im Rahmen der Etablierungsphase wird explizit in das Arbeitspaket 4: „Produktivsetzung inklusive Schulung“ und das Arbeitspaket 5: „Go-Live“ unterschieden.

4. Fortlaufende Phase (ca. 1 Jahr mit Option auf Verlängerung) Die fortlaufende Phase ist nicht mehr Projektbestandteil. Mit Beginn dieser Ausbaustufe beginnt die Linienarbeit der Fachverantwortung. Diese ist für die Anbindung weiterer Bedarfsträger, z.B. auch ggf. interner Serviceempfangenden, die Erweiterung des Systems sowie die strategische Weiterentwicklung von CRM an der Universität Hamburg verantwortlich.

Die technischen, funktionalen, qualitativ-strategischen Anforderungen an das CRM-System und dessen Ausgestaltung auf die spezifischen Belange der Universität Hamburg sowie die Anforderungen an die in diesem Zusammenhang durch den Implementierungspartner zu erbringenden Dienstleistungen sind in den Unterlagen Lastenheft und Vertragsbedingungen (ENTWURF), CRM@UHH_Anforderungskatalog (Excel-Format) und dem EVB-IT Cloudvertrag inkl. Anlagen näher spezifiziert.

Bezüglich des CRM@UHH_Anforderungskatalog weisen wir explizit darauf hin, dass der Anforderungskatalog Ausschlusskriterien enthält. Die Ausschlusskriterien sind in der Erstangebotsphase verpflichtend auszufüllen. Nichteinhalten von Ausschlusskriterien führt zum Ausschluss vom weiteren Verfahren. Diese sind bereits jetzt im Teilnahmewettbewerb einsehbar.