Beschaffung von Unterstützungsleistungen für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) in der Hessischen Landesverwaltung

Unter Leistungen des Loses 1 wird im Folgenden die Unterstützung der jeweiligen Betriebs- oder Projekteinheiten in der HZD, im Rahmen von grundsätzlich eigenständigen Ausarbeitungen oder Prüfungen für Architekturvorgaben für DMS-Lösungen, verstanden. Aufgaben: • Architektonische Beratung der Produktmanagement-, Betriebs- und Serviceleitungen der DMS Produkte und Services bei der Planung, bei Fragestellungen und der Erstellung von Handlungs- und Entscheidungsempfehlungen • Unterstützung oder eigenständige Erstellung von Architekturkonzepten im Umfeld von großen DMS-Lösungen und Services (> 30.000 Benutzer) mit u. a. folgenden Themen: - Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Gesamtarchitek-tur - Beratung und Unterstützung bei Planung, Aufbau, Integration und Einfüh-rung bestehender oder neuer DMS Services in den hessischen Landes-dienststellen - Architekturentwicklung, Bewertung und Dokumentation für den Ausbau be-stehender Produkte - Konzeption und Umsetzung von Sicherheitsanforderungen - Beratung und Konzeption bei der Auswahl und Implementierung/Integration von DMS-Produkten im Umfeld des Landes DMS - Konzeption von DMS Services und Lösungserweiterungen - Architekturentwicklung, Bewertung und Dokumentation für den Anwen-dungsbetrieb dieser Lösungen, speziell zu Fragen der Cloudtransformation oder Automation • Beratung bei der Integration von Fachanwendungen und Anbindung von Quer-schnittsdiensten und weiteren Verfahren an die DMS Services • Beratung bei der Detailplanung • Erstellen / Mitwirken bei technischen, auch anwendungsspezifischen, fachlichen oder ganzheitlichen Konzepten u.a.: - Transition von On-Premise Anwendungsplattformen zu Cloudtechno-logien - E-Akte, E-Vorgang, Digitalisierung, interne Schnittstellen und Netzan-bindungen, Anwendungsmanagement und Einbindung von Drittsys-temen - Mitwirkung an Sicherheitskonzepten gemäß BSI-IT-Grundschutz, Not-fallkonzepten und Datenschutzkonzepten nach DSGVO - Administrations- und Rollenkonzept - Betriebskonzepte - Backup-Konzept • Workflows und Anwendungsfälle im Bereich E-Akte/DMS • Installations- und Konfigurationsanleitungen für die Paketierung der Clientsoftware • Kapazitätsplanung • Mitarbeit und Beratung zu Automation einzelner DMS Services, Cloud Transfor-mation der Plattformen on premise, public oder hybrid • Beratung bei Sicherheitsfragen • Unterstützung des Supports • Beratung des Produktmanagements • Zielgruppengerechte Darstellung von komplexen (technischen) Sachverhalten • Mitwirkung bei der Durchführung von Workshops und Kundenveranstaltungen Für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren wird in Los 1 von voraussichtlich 17.600 Stunden ausgegangen. Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar, sondern dient als Orientierungshilfe. Die technischen Rahmenbedingungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Unter Leistungen des des Loses 2 wird im Folgenden die eigenverantwortliche Installation, Standardkonfiguration und Verwaltung aufgesetzter Systeme, entsprechend den Endkunden-Anforderungen, im Rahmen der Landes- und Hausvorgaben, verstanden. Aufgaben: • Beratung der Produktmanagement-, Betriebs- und Serviceleistungen der DMS Produkte und Services bei der Planung, bei Fragestellungen und der Erstellung von Handlungs- und Entscheidungsempfehlungen • Beratung bei der Detailplanung • Beratung und Unterstützung bei der Planung, Aufbau, Integration und Einführung bestehender oder neuer DMS Services in den hessischen Landesdienststellen • Beratung und Unterstützung bei der Analyse, Konzeption und Umsetzung von neuen Geschäftsprozessen oder bei der Analyse und Optimierung bereits exis-tierender Geschäftsprozesse im Rahmen der bestehenden oder zukünftiger DMS Services insbesondere des dokumentbasierenden Verwaltungshandelns, der Archivierung von Daten und Dokumenten sowie auch bei weiteren Themenfeldern, mit dem Ziel einer einheitlichen IT-Nutzung, Sicherstellung funktionsübergreifender Prozessketten, Reduzierung von Fehleranfälligkeit, Erhöhung der Prozesssicherheit und Prozessgeschwindigkeit • Unterstützung bei der Sicherstellung der Dienstqualität des jeweiligen DMS Produktes oder Services (> 5.000 Anwender) Wartungsarbeiten der verschiedenen-Lösungen (z.B. Logfile Verzeichnisse, Datenbank, Patchday, Performance-Anpassungen, Einspielen von Service Packs, Konfigurationsanpassungen) • Beratung und Unterstützung bei der Erstellung, Weiterentwicklung und Überarbeitung von Konzepten, Handbücher und sonstigen Dokumentationen der DMS Produkte und Services, wie beispielsweise - Fachliche Konzepte für die DMS Produktfamilie - Zum Thema Datenschutz, IT-Sicherheit, Notfallmanagement - Rechte- und Rollenkonzept - Betriebskonzept - Migrationskonzepte - Technische Konzepte - Betriebshandbücher, Supportkonzept - Anwenderdokumentationen - Transition von On-Preise Anwendungsplattformen zu Cloudtechnologien - Beratung und Unterstützung beim Betrieb / Management der DMS Services - Monitoring der Lösungen inkl. Performance-, Kapazitäts- und Sicherheitsüberwachung - Entstörung der DMS-Lösungen (inkl. Logfile- sowie Netzwerkkonfigurationsanalysen - Unterstützung bei Installations- und Konfigurationsthemen - Unterstützung bei Kunden-/Anwenderproblemen im Bereich der Clientsoftware - Erstellung und Fortführung von betrieblichen Dokumentationen - Analyse von DMS-Lösungen -Ereignisprotokollen - Unterstützung bei der Fehleranalyse zwischen DMS-Lösungen sowie anderen Infrastrukturumgebungen und Schnittstellen - Entgegennahme von fachspezifischen Aufträgen von der Betriebslei-tung und Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung • Unterstützung bei der Migration und beim Rollout der DMS Produkte • Unterstützung bei Schnittstellen zwischen DMS Produkten, Integrationsarbeiten • Koordination von Anliegen bzgl. der Anbindung von Fachverfahren zwischen Betrieb, Architektur und Kunden • Beratung bei der Integration von Fachanwendungen und Anbindung von Quer-schnittsdiensten und weiteren Verfahren an die DMS Services • Beratung und Unterstützung bei der Weiterentwicklung der Gesamtarchitektur der DMS Produktfamilie • Dokumentation & Kommunikation von Ergebnissen • Know-how-Transfer der genannten Aufgabenfelder auf Landes- und andere Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter Unterstützungsleistungen zur Beratung im Rahmen von Arbeitspaketen: Zu den Unterstützungsleistungen gehören folgende Aufgaben, die auf der Grund-lage der Rahmenvereinbarung in Einzelabrufen im Rahmen der Durchführung des Projektes spezifiziert werden, wobei diese einzeln oder in (Teil-)Projekten/Arbeitspaketen abgerufen werden können. • Customizing, Entwicklung und Test im Zuge der Integration von Fachanwendungen und der Anbindung von Querschnittsdiensten und weiteren Verfahren an Services im DMS Programm • Analyse von behördenspezifischen Anforderungen • Unterstützung bei der Erstellung, ggfs. Erstellung und Aktualisierung von Fach- und Systemdokumentationen • Unterstützung bei der Durchführung von Test- und Qualitätssicherungsmaßnahmen • Unterstützung beim Fehlermanagement • Erstellung von Testprotokollen Für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren wird in Los 2 von voraussichtlich 76.800 Stunden ausgegangen. Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar, sondern dient als Orientierungshilfe. Die technischen Rahmenbedingungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Unter Leistungen des Loses 3 wird die eigenverantwortliche Installation, Standardkonfiguration und Verwaltung aufgesetzter Systeme, entsprechend den Endkunden-Anforderungen, im Rahmen der Landes- und Hausvorgaben, verstanden. Aufgaben: • Unterstützung bei der Sicherstellung der Dienstqualität des jeweiligen DMS Produktes oder Services (> 5.000 Anwender), Wartungsarbeiten der verschiedenen Lösungen (z.B. Logfile Verzeichnisse, Datenbank, Patchday, Performance-Anpassungen, Einspielen von Service Packs, Konfigurationsanpassungen) • Monitoring der Lösungen inkl. Performance-, Kapazitäts- und Sicherheitsüberwachung • Unterstützung bei der Migration und beim Rollout der DMS Produkte • Entstörung der DMS-Lösungen (inkl. Logfile- sowie Netzwerkkonfigurationsanalysen • Unterstützung bei Installations- und Konfigurationsthemen • Unterstützung bei Kunden-/Anwenderproblemen im Bereich der Clientsoftware • Erstellung und Fortführung von betrieblichen Dokumentationen • Analyse von DMS-Lösungen und Ereignisprotokollen • Unterstützung bei der Fehleranalyse zwischen DMS-Lösungen sowie anderen Infrastrukturumgebungen und Schnittstellen • Entgegennahme von fachspezifischen Aufträgen von der Betriebsleitung und Sicherstellung der fristgerechten Umsetzung Für die Gesamtlaufzeit von 4 Jahren wird in Los 3 von voraussichtlich 49.600 Stunden ausgegangen. Bei der Dienstleistungserbringung entspricht ein Personenjahr 220 Personentagen und ein Personentag acht Stunden. Diese Angabe stellt keine Mindestabnahmemenge dar, sondern dient als Orientierungshilfe. Die technischen Rahmenbedingungen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.