Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management

Die Fördern & Wohnen AöR plant die Einführung eines Records-Management-Systems (RMS) mit Anbindung an ein Dokumentenmanagement (DMS)- und Archivsystem, da die derzeitige Verwaltung analoger und digitaler Akten den wachsenden fachlichen, organisatorischen und rechtlichen Anforderungen nicht mehr genügt. Ziel ist eine effiziente, rechtskonforme und lang-fristig transparente Verwaltung aller Unterlagen. Aktuell werden rund 26.700 analoge Akten bei einem externen Dienstleister aufbewahrt, während digitale Dokumente in unbekannter Anzahl auf verschiedenen internen Laufwerken verteilt vorliegen. Die bestehenden Dokumenten- und Ablagesysteme sind heterogen organisiert, was die schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen erschwert. Zudem fehlen eine einheitliche Klassifikation und Ordnungssystem, die den gesetzlichen und datenschutzrechtlichen Anforderungen entsprechen. Die bestehenden Prozesse erfüllen die wachsenden Anforderungen an Nachvollziehbarkeit, Effizienz und Compliance nicht vollständig. Vor diesem Hintergrund soll ein neues, unternehmensweit einheitliches Konzept zum Umgang mit analogen und digitalen Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus (Records Management) hinweg eingeführt werden. Die technische Lösung soll die definierten fachlichen Vorgaben unterstützen und eine nachhaltige, strukturierte sowie rechtskonforme Akten- und Dokumentenverwaltung (Records Management) ermöglichen. Im Rahmen der Ausschreibung wird ein Spezialist für Records Management gesucht, der die bestehenden Prozesse analysiert, die Dokumenten- und Aktenstruktur neu organisiert und die fachliche Einführung des DMS/RMS begleitet.

Zielsetzung Ziel ist die Einführung einer effizienten, systematischen und gesetzeskonformen Dokumenten- und Aktenverwaltung (Records Management). Die Maßnahme soll: ? Schwachstellen und Optimierungspotenziale identifizieren, ? eine einheitliche Klassifikation einführen, ? die Aktenstruktur sowie den Aktenplan normgerecht gestalten und ein Aktenverzeichnis erstellen, ? die Integration des Ordnungssystems das Records-Management- bzw. Dokumentenma-nagementsystem (RMS/DMS) unterstützen, ? die langfristige Auffindbarkeit, Nachvollziehbarkeit und rechtliche Compliance sicher-stellen, ? transparente Abläufe schaffen und die Effizienz der Dokumentenverwaltung steigern.

Aufgrund der Vielzahl an vorhandenen digitalen und analogen Altbeständen werden die bestehenden digitalen Ordner zunächst in einer Zwischenablage gespeichert und nicht direkt in das DMS/RMS übernommen; die analogen Dokumente (ca. 26.700 Stück) gehören nicht zum Leistungsumfang und werden vorerst nicht digitalisiert. Ab einem festzulegenden Stichtag erfolgt die Ablage neu entstehender, archivierungsrelevanter Dokumente ausschließlich im DMS/RMS.

Die Projekt- und Teilprojektleitung (Archivkoordination und IT) sowie die Durchführung von Change-Management-Maßnahmen im Unternehmen sind nicht Gegenstand dieses Auftrags. Das Vorhaben wird im Rahmen eines Projekts umgesetzt. Das Projektkernteam setzt sich aus folgenden Fachbereichen zusammen: Projektbüro, Datenschutz und Qualitätsmanagement.

Beschaffung von Beratungsleistungen eines Spezialisten im Bereich Records Management