Beschaffung neuer Microsoft Lizenzen über einen Handelspartner

Auftragsgegenstand ist die Beschaffung neuer Microsoft Office Lizenzen im Rahmen der Konditionsvereinbarung vom Bundesministerium des Inneren, für Bau und Heimat (BMI) und Microsoft [Mantelvertrag U7765287]. Ebenfalls Gegenstand dieser Ausschreibung sind damit im Zusammenhang stehende Dienstleistungen.

Ziel dieses Rahmenvertrages ist die standardisierte Ausstattung der Arbeitsplätze sowie eine einheitliche und kostengünstige Softwarebeschaffung von Microsoft-Lizenzen. Regelmäßige Neu- und Ersatzbeschaffung von MS-365-Lizenzen inkl. Änderungsmanagement sollen abgesichert werden. Basis soll die Bereitstellung eines Beschaffungsportsportals sein, über das die Abrechnung von unterschiedlichen Microsoftlizenzen mit einem Gesamtvolumen von rund 2.100 Einzellizenzen erfolgen soll.

Zwischen dem Bundesministerium des Inneren und Microsoft Ireland Operations Limites wurden Konditionsverträge abgeschlossen. Für berechtigte Unternehmen, die diese Konditionen abrufen wollen, ist ein BMI-Beitritt mittels eines Microsoft Handelspartners erforderlich. F&W ist berechtigt, Lizenzen unter der Öffnungsklausel des BMI Mantelvertrages U7765287 oder U5223585 zu beziehen. Die Rahmenvereinbarung mit dem Handelspartner wird mit einer Laufzeit von drei Jahren geschlossen. Vertragsbeginn ist der erstmalige Abruf von Lizenzen durch die Auftraggeber, voraussichtlich ab Juli 2024. Ab Vertragsbeginn ist eine lückenlose Lizenzierung sicherzustellen.

Das Gesamtvolumen von rund 2.100 Hauptlizenzen, davon rund 1.850 E3 Lizenzen , 50 E5 Lizenzen und 200 F3 Lizenzen plus erforderlicher Addons (Teams, MS Defender for Office Plan1 ggf. MS Entra ID Plan 2) soll zur Orientierung für den Bieter dienen, stellt allerdings keine tatsächliche Abnahmeverpflichtung ab Mitte 2024 dar. Tatsächliche Lizenzbedarfe sind in Abhängigkeit zu möglichen Lizenzmodellen mit der AG abzustimmen. Es kann daher nicht ausgeschlossen werden, dass die Leistungen in einer anderen Größenordnung abgerufen werden. Während der Einführungsphase bis Ende 2024 ist zudem ein flexibler, sukzessiver Abruf der Lizenzen zu berücksichtigen.

Neben dem Lizenzerwerb ist auch der Abruf von Consultingleistungen (T&M) Gegenstand der Beschaffung. Hierbei sind im Wesentlichen alle denkbaren Fragestellungen in Bezug auf die Implementierung und den Betrieb von Microsoftprodukten insbesondere Microsoft Cloud und M365 E3, E5, F3 abzudecken.

Es wird daher ein Dienstleister gesucht, der folgende Leistungen übernimmt (Lizenzmanagement): • Beratung bezüglich der rechtskonformen und wirtschaftlichen Nutzung der zu beschaffenden Lizenzen und Dokumentation • Unterstützung des Auftraggebers bei der Nutzung von sämtlichen Portalen der Firma Microsoft • Information des Auftraggebers über vertragsrelevante Änderungen, insbesondere über BMI-Vertragsänderungen, Änderungen von Lizenzbestimmungen etc. • Unterstützung des Auftraggebers bei der Einlösung von möglichen Benefits

Grundsätzlich werden Beratungsleistungen nur abgenommen, wenn diese durch geschulte und von Microsoft zertifizierte Consultants erbracht werden.