Beschaffung ausstehender e-Akte-Projekte

Im Jahr 2017 wurde für die Kreisverwaltung Gießen das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der d.velop AG (ehemals Codia) angeschafft, um das Rechnungs- und Anordnungswesen papierlos zu gestalten und die ersten Schritte einer digitalen Arbeitsweise zu gehen. Dieses System wurde in den folgenden Jahren kontinuierlich erweitert, um die Umsetzung der eAkte in der Kreisverwaltung zu ermöglichen. Es wurden Schnittstellen zu verschiedenen Fachverfahren implementiert, die erfolgreich in Betrieb sind und den reibungslosen Ablauf der digitalen Aktenführung gewährleisten. Die MitarbeiterInnen der Kreisverwaltung sind im Umgang mit dem bestehenden DMS umfassend geschult und vertraut. Es wurden Schnittstellen/Fallakten zu verschiedenen Fachverfahren der folgenden Organisationseinheiten implementiert: Soziales und Senioren, Kinder- und Jugendhilfe, Bauen, Schule, Ausländer- und Personenstandswesen, Verkehr, Servicebetrieb. Schnittstellenanbindungen zu Fachverfahren der folgenden Organisationseinheiten befinden sich bereits in der Umsetzung: Bauaufsicht, Wasser- und Bodenschutz, Personal, Veterinärwesen und Verbraucherschutz, Kreislaufwirtschaft. Des Weiteren wurde das DMS zur Entwicklung eines Aktenplans für das Verwalten von Sachakten (für alle Organisationseinheiten zugänglich) genutzt. Digitale Workflows wie Dienstreise- und Reisekostenabrechnung, Beantragung der Anordnung- und Zeichnungsbefugnis wurden kreiert sowie eine digitale Vertragsverwaltung mit dem bestehenden DMS umgesetzt. Die technische und organisatorische Integration des aktuellen DMS ist bereits weit fortgeschritten und in die Arbeitsabläufe der Kreisverwaltung integriert. Diese Maßnahmen führten zur Effizienzsteigerung aber auch verbesserten Zugriffsmöglichkeiten auf die Dokumente der Kreisverwaltung und haben sich bewährt, sodass die Erweiterung des restlichen Verwaltungsteils ebenfalls erfolgen soll. Für die vollständige Einführung und den weiteren Betrieb der eAkte in der Kreisverwaltung sind klare Anforderungen an das DMS definiert, die sicherstellen, dass die Verwaltung ihre digitale Strategie effektiv fortsetzen kann. Das DMS muss vollständig kompatibel mit den bestehenden IT-Infrastrukturen sein, um eine reibungslose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen zu gewährleisten. Die bereits vorhandenen Schnittstellen zu anderen Anwendungen der Verwaltung müssen nahtlos weiter genutzt werden können. Eine Unterbrechung dieser Schnittstellen würde zu signifikanten Beeinträchtigungen des laufenden Betriebs führen. Das DMS muss in der Lage sein, die komplexen Anforderungen der eAkte vollständig zu unterstützen, darunter die revisionssichere Speicherung, die rechtskonforme Archivierung sowie die durchgängige elektronische Bearbeitung von Verwaltungsakten. Alle Dokumente müssen zentral archiviert werden, um eine konsistente und rechtskonforme Aktenführung zu gewährleisten. Zudem muss ein standortübergreifender Zugriff für die verschiedenen Organisationseinheiten ermöglicht werden, um den täglichen Verwaltungsablauf effizient zu gestalten. Eine fragmentierte Speicherung in unterschiedlichen Systemen würde den Zugriff erschweren und die Datenintegrität gefährden. Um die Akzeptanz unter den Mitarbeitenden zu sichern, muss das DMS eine benutzerfreundliche Oberfläche bieten und die Effizienz der Arbeitsprozesse verbessern. Es darf keine zusätzlichen operativen Hürden oder Schulungsanforderungen verursachen. Es ist notwendig, dass das DMS die bisher etablierten Workflows zwischen verschiedenen Fachdiensten unterstützt. Mitarbeitende müssen weiterhin in der Lage sein, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne dass es zu Problemen beim Zugriff, Verzögerungen oder Unklarheiten in der Versionierung kommt. Das DMS muss alle rechtlichen Vorgaben, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung, einhalten. Dies schließt auch die revisionssichere Archivierung ein, sowie die Gewährleistung eines hohen Sicherheitsniveaus bei der Speicherung und Verarbeitung sensibler Daten.