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Bereitstellung und Einführung eines Dokumentenmanagementsystems

Leipziger Wohnungs-und Baugesellschaft mbH · Leipzig, Sachsen

Aktenzeichen LWB_ZE-2025-0052veröffentlicht 15.05.2025erstmals 15.05.2025LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 509 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Leipzig.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
60 Monatebis zu 2 Verlängerungen
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Leipzig04103, Sachsen
Einreichung
elektronisch: Zulässigevergabe.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragja

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 83 Tage (63 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 5 Angebote je Los (91 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 100 %, Leistung und Qualität 0 %.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Erstveröffentlichung
    vor 18 Monaten
  2. 1. Berichtigung (diese Fassung)
    vor 18 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 12:00 Uhr
    vor 17 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Die Leipziger Wohnungs- und Baugesellschaft mbH (LWB) als Auftraggeberin beabsichtigt, die Leistungen zur Bereitstellung und Einführung eines umfassenden Doku-mentenmanagementsystems (DMS) zu vergeben, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und die Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Hierbei ist DMS synonym zu einem Enterprise Content Management-Systems (ECM) zu verstehen

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag1 von 1 angegeben

Preis100 %
Preis
Aufgrund der systemseitig begrenzten Eingabemöglichkeiten in diesem Punkt ist Folgendes klarzustellen: Die Angebote werden unter Anwendung der einfachen Richtwertmethode mit der Formel "Kennzahl Z = Leistungspunkte geteilt durch Preis" bewertet. Die Zuschlagskriterien und deren Gewichtung sind den Vergabeunterlagen (Kriterienkatalog) zu entnehmen. Der Preis ist nicht das einzige Zuschlagskriterium.

Eignung12 von 12 angegeben

Spezifischer Jahresumsatz
Umsatz vergleicherbarer Leistungen
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung Mindestanforderung: Deckungssummen mindestens 5.000.000,00 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall beträgt. Die Ersatzleistung des Versicherers beträgt mindestens das 2-fache der Deckungssumme pro Jahr. Ersatzweise eine Beschei … ganz lesenBerufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung Mindestanforderung: Deckungssummen mindestens 5.000.000,00 EUR für Personen-, Sach- und Vermögensschäden je Versicherungsfall beträgt. Die Ersatzleistung des Versicherers beträgt mindestens das 2-fache der Deckungssumme pro Jahr. Ersatzweise eine Bescheinigung eines in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmens, dass es bereit ist, im Auftragsfall mit dem Bewerber/ dem Mitglied der Bewerbergemeinschaft eine solche abzuschließen.
Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Anzahl Mitarbeiter aus dem Aufgabengebiet/ Bereich DMS im Unternehmen, der Angabe der Jahre mit Erfahrung mit DMS-Einführungsprojekten und die Anzahl von DMS-Einführungsprojekte mit SAP-Integration
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
1. Beschreibung der Referenzprojekte 2. Zusätzliche Funktionen in den Referenzprojekten 2.1. Einführung eines DMS bei einem Unternehmen der Wohnungswirtschaft 2.2 Integration eines DMS in ein SAP-basierten ERP-System 2.3 Einführung eines DMS mit Offline-Modus 2.4 Einführung eines DMS mit Funktionen künstlicher Intelligenz 3. Lösungsbeschreibung eines vergleichbaren DMS-Einführungsprojektes
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Nachweis Referenzprojekte (Hinweise zu Mindestanforderungen: Die Bewerber haben folgende Mindestanforderungen (Mindeststandards) zu erfüllen, um in die Auswahl der Bewerber zu gelangen, die zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert werden können: 4 Einführungsprojekte für ein DMS. Die Einführungsprojekte müssen 2020 bis 2025 erfolgreich abgeschlossen worden sein.)
Relevante Bildungs- und Berufsqualifikationen
1. Sprache während der Vertragserfüllung 2. Angaben zum Bewerber 3. Angabe der Unternehmensdaten
Eintragung in das Handelsregister
Nachweis über aktuell gültige Eintragung in ein Berufsregister und/ oder Handelsregister gemäß Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU des Europäischen Parlamentes und des Rates vom 26. Februar 2014
Informationssicherheit
Vertraulichkeitserklärung
Supply-Chain-Management
1. Eigenerklärung Nichtvorliegen zwingender Ausschlussgründe nach § 123 GWB 2. Eigenerklärung Nichtvorliegen fakultativer Ausschlussgründe nach § 124 GWB 3. Eigenerklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG und § 22 LkSG 4. Eigenerklärung zu … ganz lesen1. Eigenerklärung Nichtvorliegen zwingender Ausschlussgründe nach § 123 GWB 2. Eigenerklärung Nichtvorliegen fakultativer Ausschlussgründe nach § 124 GWB 3. Eigenerklärung Nichtvorliegen Ausschlussgründe nach § 21 AEntG, § 98c AufenthG, § 19 MiLoG, § 21 SchwarzarbG und § 22 LkSG 4. Eigenerklärung zum Artikel 5 k) Absatz 1 der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung vom 25. Februar 2025 betreffend Sanktionen gegen Russland
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhand … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen, Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
60 Monate
Verlängerung
bis zu 2-mal: Die feste Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre. Die Auftraggeberin hat das einseitige Recht, die Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 5 weitere Jahre zu verlängern (Verlängerungsoption). Nach Ablauf der festen Vertragslaufzeit und ggf. der Optionslaufzeit verlängert sich der Vertrag automat … ganz lesenbis zu 2-mal: Die feste Vertragslaufzeit beträgt 5 Jahre. Die Auftraggeberin hat das einseitige Recht, die Vertragslaufzeit zweimal um jeweils 5 weitere Jahre zu verlängern (Verlängerungsoption). Nach Ablauf der festen Vertragslaufzeit und ggf. der Optionslaufzeit verlängert sich der Vertrag automatisch um weitere 2 Jahre, wenn er nicht mit einer Kündigungsfrist von einem Jahr zum Vertragsende von einer der Vertragsparteien gekündigt wird.
Optionen
1) Die Beauftragung der Implementierungsund Bereitstellungsleistungen für das DMS bzw. dessen einzelne Komponenten (Einführungsteilprojekte) erfolgt im Wege einer stufenweisen Beauftragung. Mit der Zuschlagserteilung werden die Leistungen für die Einführungsteilprojekte der Ziffern 4.3.1 der Leistun … ganz lesen1) Die Beauftragung der Implementierungsund Bereitstellungsleistungen für das DMS bzw. dessen einzelne Komponenten (Einführungsteilprojekte) erfolgt im Wege einer stufenweisen Beauftragung. Mit der Zuschlagserteilung werden die Leistungen für die Einführungsteilprojekte der Ziffern 4.3.1 der Leistungsbeschreibung (Basisbereitstellung) und 4.3.2 der Leistungsbeschreibung (Vertragsmanagement (Pilot)) fest beauftragt. Die Leistungen für die übrigen Einführungsteilprojekte gemäß Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung werden mit Zuschlagserteilung ausdrücklich noch nicht beauftragt, sondern die Auftraggeberin ist berechtigt und behält sich vor, optional weitere Einführungsteilprojekte, einzelne Stufen von Einführungsteilprojekten oder einzelne Teilleistungen durch spätere gesonderte schriftliche Beauftragung (Abrufoption) zu beauftragen.; 2) Die Auftraggeberin muss das derzeit vorhandene SAP ERP-System auf SAP S/4 HANA umstellen. Der Auftragnehmer wird die Einführung des DMS bzw. der Einführungsteilprojekte soweit möglich so durchführen, dass die Umstellung des DMS auf SAP S/4 HANA kostengünstig und ohne größeren Umstellungsaufwand möglich ist. Die Auftraggeberin ist berechtigt und behält sich vor, Umstellungsleistungen durch spätere gesonderte schriftliche Beauftragung separat und einzeln zu beauftragen (Abrufoption).; 3) Sofern über die Einführungsteilprojekte hinausgehende Anforderungen an die Abbildung von Geschäftsprozessen oder der Konfiguration bestehen (zusätzliches Customzing), ist die Auftraggeberin berechtigt und behält sich vor, zusätzliche Customizingleitungen durch spätere gesonderte schriftliche Beauftragung separat und einzeln zu beauftragen (Abrufoption).; 4) Sofern über die Einführungsteilprojekte hinausgehende Anforderungen an die Abbildung von Geschäftsprozessen, Konfiguration und/ oder außergewöhnliche unternehmensspezifische bestehen und tiefgreifendere Entwicklungsleistungen notwendig machen, die über die Anforderungen an die Einführungsteilprojekte erheblich hinausgehen (Entwicklungsleistungen), ist die Auftraggeberin berechtigt und behält sich vor, die Entwicklungsleistungen durch spätere gesonderte schriftliche Beauftragung separat und einzeln zu beauftragen (Abrufoption).
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung6 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
evergabe.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Siehe Vergabeunterlagen
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
1. Vergabekammer des Freistaates Sachsen bei der Landesdirektion Sachsen, DS Leipzig, Braustraße 2, 04107 Leipzig
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der V … ganz lesenEin Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Fax oder per E-Mail bzw. 15 Tage nach Absendung der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung per Post (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass die geltend gemachten Vergabeverstöße innerhalb von 10 Tagen nach Kenntnis bzw. - soweit die Vergabeverstöße aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind - bis zum Ablauf der Teilnahme- bzw. Angebotsfrist gerügt wurden (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 bis 3 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist ebenfalls unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Des Weiteren wird auf die in § 135 Abs. 2 GWB genannten Fristen verwiesen.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
1. Die Auftraggeberin behält sich den Zuschlag auf den Bestbieter bereits nach den ersten Angeboten vor. Die Auftraggeberin behält sich ausdrücklich vor, mit den Bietern in Verhandlungen über ihre Angebote einzutreten. 2. Weiterhin vorbehalten bleibt die Reduktion der Zahl der Bieter während der Angebotsphase anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien (§ 17 Abs. 12 VgV).
Hinweis
1. Die Vergabeunterlagen enthalten einen Teilnahmeantrag mit Teilnahmebogen, der für die Erstellung und Einreichung der Bewerbung entsprechend ausgefüllt, wo notwendig und vorgesehen ergänzt und bei dem an den dafür vorgesehenen Stellen die Person des Erklärenden benannt werden soll (§ 126b BGB). Ei … ganz lesen1. Die Vergabeunterlagen enthalten einen Teilnahmeantrag mit Teilnahmebogen, der für die Erstellung und Einreichung der Bewerbung entsprechend ausgefüllt, wo notwendig und vorgesehen ergänzt und bei dem an den dafür vorgesehenen Stellen die Person des Erklärenden benannt werden soll (§ 126b BGB). Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich, aber zulässig. 2. Die Teilnahmeunterlagen sind in deutscher Sprache auszuführen. In Ausnahmefällen können internationale Fachbegriffe verwendet werden. 3. Wenn für die geforderten Nachweise keine Gültigkeitsdauer angegeben ist, dürfen sie zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang des Teilnahmeantrages nicht älter als 12 Monate sein, außer wenn in den Vergabeunterlagen etwas anderes bestimmt ist. Eigenerklärungen sind in Textform (§ 126b BGB) anzugeben, mit Datum zu versehen und mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Die Bewerber werden aufgefordert, die Teile ihrer Teilnahmeanträge, die ein Betriebs- oder Geschäftsgeheimnis beinhalten, auf jeder betreffenden Seite deutlich zu kennzeichnen. Die Auftraggeberin erhält - unter Wahrung der Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse des Bewerbers - sämtliche Rechte an den eingereichten Unterlagen (Eigentumsrecht an den Unterlagen). Die Bewerber stimmt mit der Abgabe seines Teilnahmeantrages diesem Rechtsübergang zu. 4. Neben Einzelbewerbern sind auch Bewerbergemeinschaften zugelassen sowie der Einsatz von Nachunternehmern durch den Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft. Eine besondere Rechtsform der Bewerbergemeinschaft und bei Auftragsvergabe der Arbeitsgemeinschaft wird nicht vorgeschrieben.Mehrfachbewerbungen, d. h. parallele Beteiligung als Einzelbewerber und gleichzeitig als Mitglied einer Bewerbergemeinschaft, sind unzulässig. Die Auftraggeberin wertet es jedoch nicht als unzulässige Doppelbewerbung, wenn Nachunternehmer von verschiedenen Bewerbern bzw. Bewerbergemeinschaften eingebunden werden bzw. Mitglied einer (anderen) Bewerbergemeinschaft sind. Zwingende Maßgabe hierbei ist es jedoch, dass der Nachunternehmer keine Kenntnis über die Angebotspreise der relevanten Bewerber/ Bewerbergemeinschaften hat, bei denen er Nachunternehmer ist. Dies ist nach Aufforderung durch rechtsverbindliche Erklärung des jeweiligen Nachunternehmers gegenüber der Auftraggeberin zu versichern. Im Falle einer unzulässigen Doppelbewerbung müssen zur Wahrung des Wettbewerbsprinzips beide betroffenen Bewerber/ Bewerbergemeinschaften ausgeschlossen werden. Mehrfachbewerbungen sind auch Bewerbungen rechtlich unselbständiger Niederlassungen eines Bewerberbüros. 5. Bewerbergemeinschaften haben mit ihrem Teilnahmeantrag eine von allen Mitgliedern rechtsverbindliche Erklärung (§ 126b BGB) abzugeben, in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Falle der Auftragsvergabe erklärt wird, alle Mitglieder aufgeführt sind, ein von allen Mitgliedern gegenüber der Auftraggeberin im Vergabeverfahren und darüber hinaus uneingeschränkt für jedes Mitglied bevollmächtigter Vertreter mit Geldempfangsvollmacht bezeichnet ist und die gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder erklärt wird. 6. Geforderte Eigenerklärungen sind von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft separat zu unterzeichnen, geforderte Nachweise separat vorzulegen und zusammen mit dem Teilnahmeantrag einzureichen. Bedient sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft eines Nachunternehmers und beruft er/sie sich auf dessen technische, wirtschaftliche, berufliche und/oder finanzielle Leistungsfähigkeit (Eignungsleihe), so hat er die geforderten Nachweise und Erklärungen in entsprechender Weise auch von dem Nachunternehmer, auf dessen Eignung sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft beruft, mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Die näheren Einzelheiten nebst entsprechenden Hinweisen sind in dem den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügten Teilnahmeantrag erläutert. Sofern sich der Bewerber/ die Bewerbergemeinschaft zum Nachweis der Eignung auf Ressourcen von Nachunternehmen, konzernverbundenen Unternehmen oder …

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Leipziger Wohnungs-und Baugesellschaft mbH
Art
Öffentliches Unternehmen, Wohnungswesen und kommunale Einrichtungen
Anschrift
Wintergartenstraße 4, 04103 Leipzig
Kontakt
einkauf@lwb.de

Bei uns erfasst

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Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. BekanntmachungFrist 16.06.2025
  3. 1. Berichtigung (diese Seite) · Korrektur – VeröffentlichungFrist 16.06.2025

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