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Frist abgelaufenEU-weitSoftwareIT und Software

Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und ggfls. erforderlicher Anpassungsentwicklungen

Stiftung für Hochschulzulassung (SfH) · Dortmund, Nordrhein-Westfalen

Aktenzeichen BA2025/194veröffentlicht 21.11.2025LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 320 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe.nrw.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung in Nordrhein-Westfalen.

Alle Ausschreibungen: Software in Nordrhein-Westfalen (59 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
48 Monatebis zu 99 Verlängerungen
Lose
1
Verfahren
Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Dortmund44137, Nordrhein-Westfalen
Einreichung
elektronisch: Erforderlichevergabe.nrw.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 12 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
    vor 11 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 11 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen. Die Leistungen sind auf Grundlage des EVB-IT Cloud Vertrages für die SfH zu erbringen. Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.

Beschreibung des Loses

Der Auftraggeber ist die Stiftung für Hochschulzulassung (SfH). Die SfH ist eine Stiftung des öffentlichen Rechts. Gegenstand der Beschaffung ist die die Bereitstellung und Einführung einer webbasierten Personalmanagementsoftware im Rahmen eines Cloud-basierten SaaS-Modells, einschließlich Customizing und gegebenenfalls erforderlicher Anpassungsentwicklungen. Das Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Beim Teilnahmewettbewerb sind die entsprechenden Eignungskriterien zu erfüllen. Alle Teilnehmer, die die Kriterien des Teilnahmewettbewerbs erfüllen, werden zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Im Rahmen des Erstangebots sind als wertungsrelevante Unterlagen zwei Konzepte sowie der ausgefüllte Anforderungskatalog (Anlage 11 "Anforderungskatalog") und das Preisblatt einzureichen. Anhand der Konzepte und des Anforderungskatalogs werden die Leistungspunkte berechnet. Diejenigen 5 Bieter, die den besten Quotienten aus Leistung und Preis erreichen, (Kennzahl Z = Leistungspunkte geteilt durch Angebotspreis) werden zu den Verhandlungsgesprächen eingeladen. Ggfls. werden die Vergabeunterlagen anhand der Ergebnisse der Verhandlungsgespräche angepasst. Die o.g. 5 Bieter werden dann zur Abgabe ihres endgültigen Angebots aufgefordert. Der Zuschlag erfolgt auf Grundlage der endgültigen Angebote anhand der erweiterten Richtwertmethode: Dasjenige Angebot, das die höchste Kennzahl Z erreicht sowie alle weiteren Angebote, die um maximal 10 % (Schwankungsbereich) von dieser höchsten Kennzahl Z abweichen, stehen zur Auswahl. Von diesen Angeboten erhält das Angebot den Zuschlag, das die höchsten Leistungspunkte aufweist (Abschlusskriterium). Vertragsgrundlage ist der EVB-IT Cloudvertrag. Die Mindestvertragsdauer beträgt 48 Monate. Die Leistungsdauer verlängert sich um jeweils 12 Monate, wenn sie nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird. Für weitergehende Ausführungen wird auf den Vergabeleitfaden Leistungsbeschreibung, den Anforderungskatalog sowie auf den Vertrag verwiesen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Qualität
Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen / Systemfunktionalitätensiehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.1
Qualität
Konzeptesiehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.2
Preis
Netto-Angebotspreissiehe Vergabeleitfaden, Abschnitt 2.4.3

Eignung4 von 4 angegeben

Allgemeiner Jahresumsatz
Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat anzugeben (Eigenerklärung), ob sein Jahresumsatz in den letzten 3 vollständigen Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) jeweils 3 Mio. Euro überstiegen hat. Bei Bietergemeinschaften müssen die Mitglieder gemeinsam den geforderten Mindestjahresumsatz erfüllen. … ganz lesenDer interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat anzugeben (Eigenerklärung), ob sein Jahresumsatz in den letzten 3 vollständigen Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) jeweils 3 Mio. Euro überstiegen hat. Bei Bietergemeinschaften müssen die Mitglieder gemeinsam den geforderten Mindestjahresumsatz erfüllen. Ein Jahresumsatz von weniger als 3 Mio. Euro in einem der genannten Kalenderjahre führt zum Ausschluss. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat für diese Erklärung die Anlage 23 "Eignungskriterien" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat 2 Referenzen über die erfolgreiche Einführung einer HR-Software bei einer Organisation des öffentlichen Rechts vorzulegen. Die Anzahl der Nutzer:innen der HR-Software muss mindestens 150 Nutzer:innen betragen. Der erfolgreiche Abschluss der Einführung der … ganz lesenDer interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat 2 Referenzen über die erfolgreiche Einführung einer HR-Software bei einer Organisation des öffentlichen Rechts vorzulegen. Die Anzahl der Nutzer:innen der HR-Software muss mindestens 150 Nutzer:innen betragen. Der erfolgreiche Abschluss der Einführung der HR-Software muss im Jahr 2022 oder später erfolgt sein. Die Vorlage der Referenz erfolgt unter Angabe von: - Name des Referenznehmers - Name / Bezeichnung des Referenzgebers - Anzahl der Nutzer:innen - Dauer der Einführung der Software (Zeitraum von Beginn bis zum Abschluss der Softwareeinführung in Monaten) - Abschluss der Einführung (Monat und Jahr) - Nennung der Module / Nennung des Funktionsumfangs. Unvollständige Angaben in einer Referenz führen zum Ausschluss der Referenz. Eine Referenz mit weniger als 150 Nutzer:innen führt zum Ausschluss der Referenz. Eine Anzahl von weniger als 2 Referenzen führt zum Ausschluss. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat für die Referenzen die Anlage 23 "Eignungskriterien" zu verwenden. Der interessierte Wirtschaftsteilnehmer hat diese Anlage ausgefüllt als Bestandteil seines Teilnahmeantrags einzureichen.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Begrenzung der Bewerberzahl
5 bis … Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
48 Monate
Verlängerung
bis zu 99-mal: Die Mindestvertragslaufzeit beträgt 48 Monate. Jeweils automatische Verlängerung um 12 Monate, wenn nicht mit einer Frist von drei Monaten zum Laufzeitende gekündigt wird.
Optionen
Mittelfristig plant die Auftraggeberin, die derzeit bei ihr eingesetzte Zeiterfassungssoftware zu ersetzen. Daher werden optional die Funktionalitäten und die Kosten eines zusätzlichen Moduls "Zeitmanagement" abgefragt. Weder der Preis noch die Leistungspunkte für das Modul "Zeitmanagement" fließen … ganz lesenMittelfristig plant die Auftraggeberin, die derzeit bei ihr eingesetzte Zeiterfassungssoftware zu ersetzen. Daher werden optional die Funktionalitäten und die Kosten eines zusätzlichen Moduls "Zeitmanagement" abgefragt. Weder der Preis noch die Leistungspunkte für das Modul "Zeitmanagement" fließen in die Angebotsauswertung ein. Die Auftraggeberin kann zu einem späteren Zeitpunkt das Modul "Zeitmanagement" beauftragen, sofern es durch den Bieter angeboten wurde.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
evergabe.nrw.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Über die Auftragsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag geschlossen (Anlage 05 "EVB-IT Cloudvertrag") sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 09 "AVV (Muster)"). Die Abwicklung des Auftrags hat in Deutsch zu erfolgen. Es ist eine Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mi … ganz lesenLeistung: Über die Auftragsgegenständliche Leistung wird ein EVB-IT Cloud Vertrag geschlossen (Anlage 05 "EVB-IT Cloudvertrag") sowie ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 09 "AVV (Muster)"). Die Abwicklung des Auftrags hat in Deutsch zu erfolgen. Es ist eine Eigenerklärung nach § 19 Abs. 3 Mindestlohngesetz (MiLoG) vorzulegen, dass sich der Bieter mit der Einreichung des Angebots verpflichtet, dass die Voraussetzungen für einen Ausschluss nach § 19 Abs. 1 MiLoG nicht vorliegen (Anlage 41 "TVgG NRW"). Die Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen. Der Bieter und - soweit relevant - jedes Mitglied der Bietergemeinschaft und jeder eignungsverleihende Unterauftragnehmer hat für die Eigenerklärung gemäß der Verordnung (EU) 2022/576 zum Russlandbezug die Anlage 42 "Erklärung_Bezug_Russland" einzureichen. Die unterzeichnete Anlage ist mit dem Angebot vorzulegen.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Bezirksregierung Münster, Albrecht-Thaer-Straße 9, 48147 Münster
Fristen für Nachprüfungsanträge
§160 GWB: - Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit o der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt … ganz lesen§160 GWB: - Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit o der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, o Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, o mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. - § 160 Abs. 3 Satz 1 GWB gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt. § 134 GWB: - Gemäß § 134 Abs. 1 GWB haben öffentliche Auftraggeber die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, über den Namen des Unternehmens, dessen Angebot angenommen werden soll, über die Gründe der vorgesehenen Nichtberücksichtigung ihres Angebots und über den frühesten Zeitpunkt des Vertragsschlusses unverzüglich in Textform zu informieren. Dies gilt auch für Bewerber, denen keine Information über die Ablehnung ihrer Bewerbung zur Verfügung gestellt wurde, bevor die Mitteilung über die Zuschlagsentscheidung an die betroffenen Bieter ergangen ist. - Gemäß § 134 Abs. 2 GWB darf ein Vertrag erst zehn (10) Kalendertage nach Absendung (per Telefax, E-Mail oder elektronisch über die Vergabeplattform) der Information nach 134 Abs. 1 GWB geschlossen werden. Die Frist beginnt am Tag nach der Absendung der Information durch den Auftraggeber; auf den Tag des Zugangs beim betroffenen Bieter und Bewerber kommt es nicht an. § 135 GWB: - Gemäß § 135 Abs. 1 GWB ist ein öffentlicher Auftrag von Anfang an unwirksam, wenn der öffentliche Auftraggeber 1. gegen § 134 GWB verstoßen hat oder 2. den Auftrag ohne vorherige Veröffentlichung einer Bekanntmachung im Amtsblatt der Europäischen Union vergeben hat, ohne dass dies aufgrund Gesetzes gestattet ist, und dieser Verstoß in einem Nachprüfungsverfahren festgestellt worden ist. - Gemäß § 135 Abs. 2 GWB kann die Unwirksamkeit nach § 135 Abs. 1 GWB nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen nach der Information der betroffenen Bieter und Bewerber durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrags, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
#Bekanntmachungs-ID: CXPNYH8DP7T#

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberAlle Verfahren dieses Auftraggebers

Name
Stiftung für Hochschulzulassung (SfH)
Art
Stiftungen des öffentlichen Rechts auf Landesebene, Bildung
Anschrift
Silberstraße 21, 44137 Dortmund
Website
hochschulstart.de
Kontakt
beschaffung@hochschulstart.de

Bei uns erfasst

9Bekanntmachungen
3Zuschlagsmeldungen

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 484 (Softwarepaket für Geschäftstransaktionen und persönliche Arbeitsabläufe) in Nordrhein-Westfalen. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

34vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (22 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 314c4cf6-b6a9-4920-b6c8-32fba5fa62f5.