Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Kostenstabilisierung und Effizienzsteigerung - SIGMA

Die Beratungs- und Unterstützungsleistungen werden seit April 2024 durch den Auftragnehmer (AN) erbracht. Dieser wurde nach Durchführung eines EU-weiten Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb gebunden. Der Projektstatus und die enge Einbindung des bisherigen AN erfordern seine weitere Tätigkeit im Projekt bis Ende Dezember 2024 und eine Erhöhung des vorgesehenen Kontingents an Projekttagen. Im Rahmen des Projektes SIGMA werden unter Einbindung des AN in verschiedenen Themenfeldern Ergebnistypen erarbeitet. Das Vorhaben wirkt unter der Mitwirkung des AN unter anderem in zwei Themenfeldern: I. Themenfeld Sollkosten 2024-2027: Kostenarten-(-gruppen-) differenzierte Festlegung von Sollkosten (d.h. Kostenansätzen, deren Erzielung SAB-intern angestrebt wird und die unterhalb der genehmigten Plankosten für die Geschäftsjahre 2024-2027 liegen und entsprechende Maßnahmenableitung. II. Themenfeld Sollkosten-optimale Ziel-Prozess- und Ablauforganisation: Feinkonzeption und Operationalisierung einer strategischen Prozessorganisation für die SAB, welche geeignet ist, die zu erzielenden Sollkosten und Planerträge zu generieren und Ableitung einer Ziel-Aufbauorganisation der SAB. Begründung zur Wahl des Vergabeverfahrens: Die Auftragsänderung bezieht sich im Wesentlichen auf eine notwendige Erhöhung des Kontingents an Projekttagen (100 Projekttage) sowie eine zeitliche Ausweitung der Leistungserbringung um 2 Monate Die geänderten Leistungen umfassen zusätzlich notwendige Leistungen im Rahmen der bereits beauftragen Themenfelder. Es handelt sich um zusätzlich erforderliche Dienstleistungen im Sinne des § 132 Abs. 2 Nr. 2 GWB, die nicht in den ursprünglichen Vergabeunterlagen vorgesehen waren. Ein Wechsel des Auftragnehmers kann aus wirtschaftlichen Gründen nicht erfolgen. Ein Wechsel des Auftragnehmers ist mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten für den öffentlichen Auftraggeber verbunden, und zwar aus folgenden Gründen: Der AN hat i. R. seiner bisherigen Tätigkeit alle für die weitere Bearbeitung notwendigen Benchmark-Vergleiche sowie Plankostenansätze notwendigen Daten mit seinen eigenen Methoden, Mitteln und Knowhow erarbeitet. Die dabei erarbeiteten Daten stellen die Grundlage für die daraus abzuleitenden Maßnahmen zur Sollkosten-Erzielung und daraus folgend des Business-Case dar. Die zugrunde liegenden Daten sind vertraulich und Eigentum des AN. Die verwendeten Daten sind wesentlicher Be-standteil der noch ausstehenden Maßnahmenableitung und daraus folgend des Business-Case. Es muss sichergestellt werden, dass die Weiterbearbeitung im I. Themengebiet unter Nutzung des bereits im Projekt eingebrachten Know-How und der Mittel des AN nahtlos fortgeführt bzw. vollendet werden kann. Weiterhin hat der AN im Rahmen seiner bisherigen Tätigkeit im II. Themengebiet umfangreiches Spezialwissen und Kenntnisse der Prozesslandschaft der SAB, für die Unterstützung bei der Erstellung von operationalisierten Prozessmodellen und dem Ziel-Prozessmodell entwickelt, welche unabdingbar für die weitere Bearbeitung sind. Der AN hat mit seinen eigenen Methoden und Mitteln wesentlich an der bisherigen Konzeption der Ziel-Aufbauorganisation der SAB mitgewirkt. Das dadurch aufgebaute Ver-trauen zu entscheidenden Gremien der SAB sowie das dabei eingeflossene Gedankengut der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des AN ist aus technischer Sicht notwendig, um die weiteren Aufgaben im verbleibenden Projektzeitraum umzusetzen. Insbesondere im Themenfeld II wurden zusätzliche Leistungen notwendig welche aus technischen Gründen nur durch den bisherigen AN ausgeführt werden können. Der AN hat mit den beschrieben eigenen Methoden und Mitteln wesentliches Gedankengut und Know-how in die Erarbeitung der - Grundzüge der Strukturelemente der zukünftigen Aufbauorganisation des AG investiert. Es hat sich gezeigt, dass die weitere Ausarbeitung der detaillierten Strukturen, Prozessabhängigkeiten etc. umfangreiche Vorkenntnisse aus den bereits durchgeführten Leistungen benötigen und auch da-für externe Erfahrungen und Mittel und Methoden zur zielgerichteten Definition der Strukturen und Prozesse zwingend notwendig sind. Der AN soll als zusätzliche Leistungen die detaillierte Ausarbeitung der Aufbauorganisation parallel zur Erarbeitung der Ziel-Prozess-Landschaft begleiten, steuern und mit seiner Expertise und Know-how bis zur Entscheidungsreife anreichern. Der AN muss die bereits erarbeiteten Leistungen nahtlos und unter Anwendung der im bisherigen Projektverlauf erworbenen Spezialkenntnis der Organisation des AG weiterführen. Aufgrund der beschriebenen Erfordernisse, wäre ein Wechsel des AN mit erheblichen Schwierigkeiten und beträchtlichen Zusatzkosten verbunden: Ein anderen AN müsste sich zunächst in die bisherigen Ergebnisse des AN einarbeiten, um sicherzustellen, dass er die Leistungen im gegebenen Projektrahmen nahtlos aufnehmen und erbringen kann. Die bedeutet eine Aufarbeitung u. a. der folgenden bis-her erbrachten Leistungen durch den AN Themenfeld I: Fortführung der Sachkostenanalysen und Ableitung von Maßnahmen unter Berücksichtigung aller bereits erbrachten Leistungen und Ergebnisse auf Grundlage der Benchmarkvergleiche anderen LFI, welche als vertrauliche Daten Eigentum des AN sind Themenfeld II: Nahtlose Weiterführung der Erarbeitung der detaillierten Strukturen zur Aufbauorganisation unter Berücksichtigung aller durch den AN bisher vorbereiteten Daten, Erworbenen Kenntnisse der Organisation und Prozesslandschaft des AG Es wird angenommen, dass die Einarbeitung eines neuen AN mindestens 70 Projekttage (PT) in Anspruch nehmen wird (basierend auf den bisher eingesetzten PT des AN und davon 30% Einarbeitungsaufwand). Dies ist in Relation der notwendigen Auftragsänderungen (ca. 98 Projekttage) unverhältnismäßig hoch. Aus dem oben Gesagtem folgt, dass die Voraussetzungen des § 132 Abs. 2 Nr 2 erfüllt sind. Eine erneute Ausschreibung ist deshalb nicht erforderlich.