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vergebenEU-weitDienstleistungen

Aktendigitalisierung und -vernichtung am Standort München

Berufsgenossenschaft Holz und Metall · Mainz, Rheinland-Pfalz

Aktenzeichen 2025-023-EU-HBFveröffentlicht 05.08.2025DienstleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 428 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungdtvp.de

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Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet Mainz.

Alle Ausschreibungen: Dienstleistungen in Rheinland-Pfalz (70 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
16 Monate
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
Mainz55124, Rheinland-Pfalz
Einreichung
elektronisch: Erforderlichdtvp.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendja
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 81 Tage (39 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 4 Angebote je Los (142 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 15 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an Berufsgenossenschaft Holz und Metall
    vor 14 Monaten
  3. Angebotsfrist 10:00 Uhr
    nur elektronisch über dtvp.de
    vor 14 Monaten
  4. Öffnung der Angebote 10:15 Uhr
    vor 14 Monaten
  5. Bindefrist endet
    21 Tage ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 13 Monaten
  6. Heute

Beschreibung

Für den Bereich der Hauptabteilung Beitrag und Finanzen (HBF) sollen nun am Standort München und am Standort Erfurt die noch vorhandenen Altakten in den Jahren 2025 und 2026 unter Berücksichtigung der datenschutzrechtlichen Vorschriften digitalisiert und vernichtet werden.

Beschreibung des Loses

Gegenstand der Maßnahme ist die Digitalisierung und Vernichtung von Mitglieds- und Beitragsakten in Papierform (Altakten) der Auftraggeberin.

Als Ausgangsdaten ist von folgenden Angaben auszugehen: - Akten in der Aktei am Standort München Papierakten ca. 900 laufende Meter, dies entspricht geschätzt 60.000 Akten. - Akten im Keller am Standort München Papierakten ca. 1.000 laufende Meter (inkl. 167 Kartons), dies entspricht geschätzt 120.000 Akten. - Akten im Keller am Standort Erfurt Papierakten ca. 250 Kartons, ca. 140 laufende Meter, dies entspricht geschätzt 9.000 Akten.

Der Auftrag wird als Gesamtauftrag an einen Auftragnehmer vergeben. Es soll ein Vertrag mit einer Gesamtlaufzeit mit ca. 16 Monaten geschlossen werden. Als Vertrags- und Leistungsbeginn ist das Datum der Zuschlagsmitteilung vorgesehen, voraussichtlich ab dem 01.09.2025. Der Vertrag endet zum 31.12.2026, spätestens wenn die Digitalisierung und Vernichtung der Akten abgeschlossen ist.

Das Gesamtvolumen beträgt ca. 1.500.000,00 EUR netto für die gesamte Vertragslaufzeit.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung9 von 9 angegeben

Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Dokument 07_Eignung - Präqualifikation (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Informationen zur Präqualifikation
Allgemeiner Jahresumsatz
Dokument 07_Eignung - Umsatzzahlen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Umsatzzahlen der letzten 3 Geschäftsjahre
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Dokument 07_Eignung - Haftpflicht (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Betriebshaftpflichtversicherung
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Dokument 07_Eigung - Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat von mindestens drei verschiedenen Referenzgebern jeweils eine nachprüfbare Referenz der letzten drei Geschäftsjahre vorzulegen. Die Referenzen müssen erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichb … ganz lesenDokument 07_Eigung - Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Der Bieter hat von mindestens drei verschiedenen Referenzgebern jeweils eine nachprüfbare Referenz der letzten drei Geschäftsjahre vorzulegen. Die Referenzen müssen erkennen lassen, dass der Bieter in der Lage ist, vergleichbare Aufgabenstellungen zu leisten. Sind nicht alle geforderten Angaben enthalten, kann die Referenz nicht zur Feststellung der Eignung herangezogen werden.
Eintragung in das Handelsregister
Dokument 05_Angebotsformblatt - HRA-/HRB-Nummer+ UST-ID (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mitteilung der HRA-/HRB-Nummer mit Angabe des Registergerichts und zusätzlich die UST-ID-Nummer bei entsprechender Firmierung. Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem … ganz lesenDokument 05_Angebotsformblatt - HRA-/HRB-Nummer+ UST-ID (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mitteilung der HRA-/HRB-Nummer mit Angabe des Registergerichts und zusätzlich die UST-ID-Nummer bei entsprechender Firmierung. Hinweis: Unternehmen, die weder im Berufs- noch Handelsregister noch einem anderen Register geführt werden, legen eine Kopie der Gewerbeanmeldung der zuständigen Stelle des Landes, in dem sie ansässig sind oder einen anderen einen anderen geeigneten Zulassungsnachweis vor, der einen Aufschluss über die Art der beruflichen Tätigkeit zulässt.
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Qualitätssicherungsstandards
Qualitätssicherungskonzept nach DIN EN ISO 9001 oder vergleichbar (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Nachweis der Einrichtung eines Qualitätssicherungskonzeptes
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Nachweis einer Implementierung eines Umweltmanagementsystems (Mit dem Angebot; Mittels Dritterklärung): Eine Zertifizierung nach EMAS oder vergleichbar ist ausreichend. Vergleichbar sind Zertifizierungen nach DIN EN ISO 14001 oder DIN EN 50001 oder vergleichbar.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist teilweise ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenRein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens

Laufzeit und Umfang2 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
16 Monate
Verlängerung
keine Angabe
Optionen
keine Angabe
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung9 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
dtvp.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
21 Tage
Angebotsöffnung
05.09.2025, 10:15 Uhr
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung7 von 8 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Einzureichende Unterlagen: - Dokument 06_Formblatt Eignungserklärung / Dokument 06a_Formblatt Eignungserklärung Unterauftragnehmer bei Eignungsleihe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Ausschlussgründe nach § 123 oder 124 GWB - Dokument 07_Eignung - Russlandverordnung ( mittels Eigenerkl … ganz lesenLeistung: Einzureichende Unterlagen: - Dokument 06_Formblatt Eignungserklärung / Dokument 06a_Formblatt Eignungserklärung Unterauftragnehmer bei Eignungsleihe ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Ausschlussgründe nach § 123 oder 124 GWB - Dokument 07_Eignung - Russlandverordnung ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Erklärung gem. Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022 i - Datenschutzkonzept ( mittels Eigenerklärung vorzulegen): Konzept zur Sicherstellung zur a.) Verarbeitung von Sozialdaten ist ein Datenschutzkonzept notwendig. b.) Vernichtung von Unterlagen, welche Sozialdaten enthalten. - Zertifikat Entsorgungsfachbetrieb ( mittels Dritterklärung vorzulegen): Zertifikat Entsorgungsfachbetrieb nach § 56 KrWG - Zertifikat Fachbetrieb für Akten- und Datenträgervernichtung ( mittels Dritterklärung vorzulegen): Nachweis einer entsprechenden Zertifizierung nach DSGVO, BDSG, DIN 66399 oder gleichwertig
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Erforderlich
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
Strategische Beschaffung
Verringerung der Auswirkungen auf die Umwelt
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Bundeskartellamt - Vergabekammern des Bundes, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Angaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber d … ganz lesenAngaben zu den Fristen für die Einlegung von Rechtsbehelfen Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung oder erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber der Auftraggeberin gerügt werden, ansonsten ist der Antrag unzulässig. Sind mehr als 15 Kalendertage nach der Mitteilung der Auftraggeberin, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen, ist ein Antrag ebenfalls unzulässig (§ 160 Abs. 3 GWB). Angaben zu den Fristen des offenen Verfahrens § 20 VgV (1) Bei der Festlegung der Fristen für den Eingang der Angebote und der Teilnahmeanträge nach den §§ 15 bis 19 ist die Komplexität der Leistung und die Zeit für die Ausarbeitung der Angebote angemessen zu berücksichtigen. § 38 Absatz 3 (Vorinformation) bleibt unberührt. § 15 VgV (2) Die Frist für den Eingang der Angebote (Angebotsfrist) beträgt mindestens 35 Tage, gerechnet ab dem Tag nach der Absendung der Auftragsbekanntmachung. (4) Der öffentliche Auftraggeber kann die Frist gemäß Absatz 2 um fünf Tage verkürzen, wenn er die elektronische Übermittlung der Angebote akzeptiert. § 62 VgV Unterrichtung der Bewerber und Bieter (1) Unbeschadet des § 134 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen teilt der öffentliche Auftraggeber jedem Bewerber und jedem Bieter unverzüglich seine Entscheidungen über den Abschluss einer Rahmenvereinbarung, die Zuschlagserteilung oder die Zulassung zur Teilnahme an einem dynamischen Beschaffungssystem mit. (2) Der öffentliche Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewerbers oder Bieters unverzüglich, spätestens innerhalb von 15 Tagen nach Eingang des Antrags in Textform, 1. jeden nicht erfolgreichen Bewerber über die Gründe für die Ablehnung seines Teilnahmeantrags, 2. jeden nicht erfolgreichen Bieter über die Gründe für die Ablehnung seines Angebots, 3. jeden Bieter über die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebots sowie den Namen des erfolgreichen Bieters, und 4. jeden Bieter über den Verlauf und die Fortschritte der Verhandlungen und des wettbewerblichen Dialogs mit den Bietern.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:other-sme# Einreichung eines Datenschutzkonzeptes: Da es sich bei der ausgeschriebenen Leistung - Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Altakten der Hauptabteilung Beitrag und Finanzen am Standort München und Erfurt - um eine Verarbeitung von Sozialdaten im … ganz lesen#Besonders auch geeignet für:other-sme# Einreichung eines Datenschutzkonzeptes: Da es sich bei der ausgeschriebenen Leistung - Digitalisierung und anschließende Vernichtung von Altakten der Hauptabteilung Beitrag und Finanzen am Standort München und Erfurt - um eine Verarbeitung von Sozialdaten im Auftrag handelt, wird mit dem Auftragnehmer eine Vereinbarung über eine Auftragsverarbeitung nach Maßgabe des Art. 28 DSGVO i. V. m. § 80 SGB X abgeschlossen. Im Rahmen der vorgesehenen Auftragsverarbeitung erhält der Auftragnehmer Zugang zu Sozialdaten und sonstigen personenbezogenen Daten. Es besteht ein normales Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen. Die Auftraggeberin erwartet im Rahmen der Angebotsabgabe eine präzise Darstellung, wel-che geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen der Bieter im Rahmen der Auftragsverarbeitung gewährleistet, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau sicher-zustellen. Hierbei sollte der Bieter konkret auf die angebotenen Verfahren, Schnittstellen und die einzelnen Datenverarbeitungsschritte eingehen. Dies beinhaltet, wie folgende Anforderungen und Maßnahmen gewährleistet werden: die Zugangskontrolle, die Datenträger-/ Speicherkontrolle, die Benutzerkontrolle, die Zugriffskontrolle, die Übertragungs- /Transportkontrolle, die Eingabekontrolle, die Zuverlässigkeit und Wiederherstellbarkeit der Systeme, die Datenintegrität, die Auftragskontrolle, die Verfügbarkeit der Daten, die Datentrennung, die Datenlöschung. Entsprechende bereits vorhandene Nachweise, Zertifizierungen und Dokumentationen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Bieter für die hier ausgeschriebene Leistung gewährleistet, sind in der Dokumentation beizufügen. Zwischen Abschluss des Ausschreibungsverfahrens und einer beabsichtigten Auftragsvergabe wird mit dem Bieter ggfls. ein Termin zur Überprüfung der technischen und organisatorischen Maßnahmen vor Ort vereinbart. Sollte sich im Rahmen dieser Überprüfung ergeben, dass die erforderlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht erfüllt werden, kann der Zuschlag nicht an diesen Bieter erfolgen. In diesem Fall wird dasselbe Verfahren mit dem zweitplatzierten Bieter durchgeführt. Eine Vereinbarung der abzuschließenden Auftragsverarbeitungsvereinbarung ist in Anlage 1 zum Vertrag beigefügt. Anzeigepflicht bei Auftragsverarbeitung durch Dritte: Eine Auftragsverarbeitung von Sozialdaten ist von der Auftraggeberin gemäß § 80 Abs. 1 SGB X bei deren Aufsichtsbehörde rechtzeitig vor Auftragserteilung anzuzeigen. Der Aufsichtsbehörde ist Gelegenheit zu geben, noch vor Auftragserteilung die mitgeteilten Angaben zu prüfen und durch Beratung oder auf andere Weise tätig zu werden, um eine spätere Beanstandung zu vermeiden.
Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXW8YYDYT4HUEQ8W Besondere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Datenschutzkonzept (Dokument 03, Leistungsverzeichnis, Punkt 5) wesentliche Anforderungen: Für die Verarbeitung von Adressdaten ist der Datenschutz einzuhalten. Hierzu ist ein Datenschutzkonzept einzureiche … ganz lesenBekanntmachungs-ID: CXW8YYDYT4HUEQ8W Besondere Bedingungen für die Ausführung des Auftrags: Datenschutzkonzept (Dokument 03, Leistungsverzeichnis, Punkt 5) wesentliche Anforderungen: Für die Verarbeitung von Adressdaten ist der Datenschutz einzuhalten. Hierzu ist ein Datenschutzkonzept einzureichen, welches vor Zuschlagsentscheidung geprüft wird Hierbei sollte der Bieter konkret auf die angebotenen Verfahren, Schnittstellen und die einzelnen Datenverarbeitungsschritte eingehen. Dies beinhaltet, wie folgende Anforderungen und Maßnahmen gewährleistet werden: die Zugangskontrolle, die Datenträger-/ Speicherkontrolle, die Benutzerkontrolle, die Zugriffskontrolle, die Übertragungs- /Transportkontrolle, die Eingabekontrolle, die Zuverlässigkeit und Wiederherstellbarkeit der Systeme, die Datenintegrität, die Auftragskontrolle, die Verfügbarkeit der Daten, die Datentrennung, die Datenlöschung. Entsprechende bereits vorhandene Nachweise, Zertifizierungen und Dokumentationen zu technischen und organisatorischen Maßnahmen, die der Bieter für die hier ausgeschriebene Leistung gewährleistet, sind in der Dokumentation beizufügen. Vor Vertragsschluss wird mit dem / den für den Zuschlag vorgesehenen Bieter / Bietern ein Termin zur Überprüfung der eingereichten Unterlagen vereinbart. Sollte sich im Rahmen dieser Vorabkontrolle herausstellen, dass die erforderlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen nicht erfüllt werden, kann der Zuschlag nicht an diesen Bieter erfolgen. In diesem Fall wird dasselbe Verfahren mit dem zweitplatzierten Bieter des jeweiligen Loses durchgeführt. Nach Zuschlagserteilung wird mit dem Bestbieter ein Vertrag und ein Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung geschlossen (beide Verträge in den Angebotsunterlagen enthalten). Anzeigepflicht bei Auftragsverarbeitung durch Dritte Eine Auftragsverarbeitung von Sozialdaten ist von der Auftraggeberin gemäß § 80 Abs. 1 SGB X bei deren Aufsichtsbehörde rechtzeitig vor Auftragserteilung anzuzeigen. Der Aufsichtsbehörde ist Gelegenheit zu geben, noch vor Auftragserteilung die mitgeteilten Angaben zu prüfen und durch Beratung oder auf andere Weise tätig zu werden, um eine spätere Beanstandung zu vermeiden.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Berufsgenossenschaft Holz und Metall
Art
Körperschaften des öffentlichen Rechts auf Bundesebene, Sozialwesen
Anschrift
Isaac-Fulda-Allee 18, 55124 Mainz
Website
bghm.de
Kontakt
vergabestelle@bghm.de

Bei uns erfasst

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Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 799 (Veschiedene Dienstleistungen für Unternehmen und andere Dienstleistungen) in Rheinland-Pfalz. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

24vergebene Aufträge
4Angebote je Los im Median (11 Lose mit Angabe)
–Zuschlagswert bei nur 3 Meldungen plausibel angegeben

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Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 05.09.2025

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 03.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 660c4cbe-b425-4f9d-8013-06678f8d6ef0.