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vergebenEU-weitSoftwareIT und SoftwareRahmenvereinbarung

AA - RV zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS)

Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten · Brandenburg an der Havel, Brandenburg

Aktenzeichen VV-2025-0211veröffentlicht 28.11.2025LieferleistungenOffenes Verfahren

Angebotsfristseit 300 Tagen abgelaufen
Zur Bekanntmachungevergabe-online.de

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

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Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
24 Monatebis zu 2 Verlängerungen
Lose
1
Verfahren
Offenes VerfahrenVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung
jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung
Brandenburg an der Havel14776, Brandenburg
Einreichung
elektronisch: Zulässigevergabe-online.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendnein
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
  • Sicherheiten verlangtkeine Angabe
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragja

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Alle interessierten Unternehmen dürfen ein Angebot abgeben.

Wird verhandelt?

Es wird nicht verhandelt. Gewertet wird das Angebot so, wie es eingereicht wurde.

Was jetzt zu tun ist

Unterlagen auf der Vergabeplattform abrufen und das Angebot vollständig bis zur Angebotsfrist abgeben.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 85 Tage (49 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (92 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Qualität50 %
  • Preis50 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 08.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 11 Monaten
  2. Angebotsfrist 10:00 Uhr
    über evergabe-online.de
    vor 10 Monaten
  3. Bindefrist endet
    2 Monate ab Angebotsfrist, von uns berechnet
    vor 8 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Rahmenvereinbarung zur Beschaffung einer Veranstaltungsmanagementsoftware (VMS) für 2 Jahre zusätzlich einer zweimaligen Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate (max. Vertragslaufzeit 4 Jahre)

Beschreibung des Loses

Der Auftraggeber beabsichtigt die nachfolgenden Leistungsbestandsteile zu beschaffen: *Lieferung und Verantwortung des Cloudbetrieb der erforderlichen Veranstaltungsmanagementsoftware (gem. Kapitel 3 der Leistungsbeschreibung) *Service- und Support (Hotline) *Softwarenahe Dienstleistungen *Initiale Konfiguration *Schulungen

Weitere Details sind der Leistungsbeschreibung (VV-2025-0211_Anlage 1 zum Vertrag_Leistungsbeschreibung.pdf) zu entnehmen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag2 von 2 angegeben

Qualität50 %
Preis50 %
Qualität
Die zu bewertenden Kriterien sind der Anlage VV-2025-0211_Leistungsbewertungsmatrix.xlsx zu entnehmen. Dieser Anlage sind auch die Kriterien für das Entscheidungskriterium für die erweiterete Richtwertmethode gem. UfAB (beste Punktzahl bei 16 ausgewählten B-Kriterien) zu entnehmen.
Kosten
PreisPreisangebot gem. der Anlage VV-2025-0211_Anlage 02_Preisblatt.xlsx

Eignung14 von 14 angegeben

Umweltmanagementmaßnahmen
Die Eigenerklärung Umweltmanagement (Anlage 06) ist auszufüllen und zu unterschreiben (mindestens in Textform gem. §126b BGB). Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre l … ganz lesenBitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre liegen (gemessen ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Ausschreibung). Ein Referenzprojekt muss dabei aus dem öffentlichen Sektor oder bei einer politischen Stiftung stammen. Jede der folgenden Tätigkeiten muss mindestens einmal durch eine Referenz nach-gewiesen werden: - Installation und initiale Konfiguration des VMS - Service- und Support-Leistungen des VMS während des laufenden Betriebs Pro Referenz müssen zwingend folgende Referenzdaten angegeben werden: - Name des Referenzgebers, - Kontaktdaten des Referenzgebers (Straße, Nr., PLZ, Ort), - Ansprechpartner(in) (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse), - Ausführungszeitraum, - Auftragsvolumen in Euro (netto) - welche Tätigkeit durch die Referenz abgedeckt ist und - vertragliche Bindung (ggf. Anteil des Bieters/Bietergemeinschaft an der Referenz). Bitte tragen Sie die Angaben zu den Referenzen im Abschnitt 5 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" ein.
Referenzen zu bestimmten Lieferungen
Bitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre l … ganz lesenBitte beschreiben Sie drei in Art und Umfang (Auftragsvolumen je Referenz mind. 50.000 € netto) mit dem Leistungsbereich (SaaS) vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren. Falls es sich um ein abgeschlossenen Referenzprojekt han-delt, muss das Projektende innerhalb der letzten 3 Jahre liegen (gemessen ab dem Tag der Veröffentlichung dieser Ausschreibung). Ein Referenzprojekt muss dabei aus dem öffentlichen Sektor oder bei einer politischen Stiftung stammen. Jede der folgenden Tätigkeiten muss mindestens einmal durch eine Referenz nach-gewiesen werden: - Installation und initiale Konfiguration des VMS - Service- und Support-Leistungen des VMS während des laufenden Betriebs Pro Referenz müssen zwingend folgende Referenzdaten angegeben werden: - Name des Referenzgebers, - Kontaktdaten des Referenzgebers (Straße, Nr., PLZ, Ort), - Ansprechpartner(in) (Name, Telefon-Nr., E-Mail-Adresse), - Ausführungszeitraum, - Auftragsvolumen in Euro (netto) - welche Tätigkeit durch die Referenz abgedeckt ist und - vertragliche Bindung (ggf. Anteil des Bieters/Bietergemeinschaft an der Referenz). Bitte tragen Sie die Angaben zu den Referenzen im Abschnitt 5 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" ein.
Durchschnittliche jährliche Belegschaft
Bitte geben Sie in die durchschnittliche Gesamtanzahl an fest angestellten Mitarbeitenden als Vollzeitäquivalente in Ihrem Unternehmen in den letzten drei Kalenderjahren (2022, 2023, 2024) an. Die jeweiligen Mitarbeiterzahlen müssen in Abschnitt 4 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Anteil der Unterauftragsvergabe
Angabe, - welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder - ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruc … ganz lesenAngabe, - welche Teile des Auftrags das Unternehmen unter Umständen als Unteraufträge zu vergeben beabsichtigt und/oder - ob und wie im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch genommen werden (Eignungsleihe, § 47 VgV) (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen, "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" - Ziffer 2 sowie ggf. Anlagen 13-18).
Zertifikate von unabhängigen Stellen über Umweltmanagementsysteme oder -standards
Falls vorhanden, ist ein Nachweis über die Zertifizierung des Umweltmanagements vorzulegen (Anlage 06).
Informationssicherheit
Erklärung zur IT-Sicherheit (Anlage 10) ist auszufüllen und dem Angebot unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen.
Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen
Erklärung zur IT-Sicherheit (Anlage 10) ist auszufüllen und dem Angebot unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen.
Berufliche Risikohaftpflichtversicherung
Bitte weisen Sie durch eine Kopie des Versicherungsscheins das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für jeweils > Personenschäden, > Sachschäden und > Vermögensschäden nach. Der Höchstbetrag muss mindeste … ganz lesenBitte weisen Sie durch eine Kopie des Versicherungsscheins das Vorliegen einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5 Mio. EUR pro Schadensfall für jeweils > Personenschäden, > Sachschäden und > Vermögensschäden nach. Der Höchstbetrag muss mindestens einmal jährlich zur Verfügung stehen. (Falls keine entsprechende Berufs- oder Be-triebshaftpflichtversicherung in Höhe der geforderten Deckungssumme existiert, verpflichtet sich der Bieter / die Bietergemeinschaft bei Zuschlag zum Abschluss einer entsprechenden Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung. In diesem Fall ist der Versicherungsschein erst vor Zuschlagserteilung vorzulegen.) Bitte machen Sie Ihre Eintragung hierzu in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx".
Allgemeiner Jahresumsatz
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr allgemeiner Netto-Jahresumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde, durchschnittlich mindestens 500.000 Euro (netto) beträgt. Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Spezifischer durchschnittlicher Jahresumsatz
Bitte bestätigen Sie, dass Ihr Netto-Jahresumsatz im Leistungsbereich der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, der in der EU erwirtschaftet wurde und der mit der zu vergebenen Leistung vergleichbar ist (siehe Leistungsbeschreibung), durchschnittlich mindestens 250.000 Euro (netto) beträgt. Die jeweiligen Umsätze müssen in Abschnitt 3 der Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx" eingetragen werden.
Eintragung in das Handelsregister
Angaben zum Unternehmen zur Abfrage des Wettbewerbsregisters: Name, Rechtsform, vertretungsberechtigte Personen, Eintragung in einem Handels-/Gewerbe- oder vglb. Register, Registernr. usw. (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung in den Anlage "VV-2025-0211_Anlage 01_Firmenbogen.docx", Ziffer 1. vorzulegen).
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhand … ganz lesenMit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Bildung krimineller Vereinigungen, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Zahlungsunfähigkeit, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Insolvenz, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Schwere Verfehlung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Bildung terroristischer Vereinigungen

Laufzeit und Umfang5 von 7 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
24 Monate
Verlängerung
bis zu 2-mal
Optionen
Zweimalige Verlängerungsoption um jeweils 12 Monate
Rahmenvereinbarung
Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Höchstwert der Rahmenvereinbarung
11.720.235 €

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Zulässig
Einreichung über
evergabe-online.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
2 Monate
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
keine Angabe

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Bedingungen für die Ausführung des Auftrags - Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen: - Verschwiegenheitserklärung sowie VS-NfD-Merkblatt (Anlage 05) - Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bez … ganz lesenLeistung: Bedingungen für die Ausführung des Auftrags - Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen: - Verschwiegenheitserklärung sowie VS-NfD-Merkblatt (Anlage 05) - Eigenerklärung zur Ermittlung von Unternehmen mit Bezug zu Russland (Anlage 07) - Verpflichtungserklärung zur Einhaltung der ILO-Kernarbeitsnormen (Anlage 08) - Eigenerklärung zur Sicherheitsüberprüfung eigener Beschäftigter (Anlage 11) - Vereinbarung Auftragsverarbeitung nach DSGVO (Anlage 12)
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Vergabekammern des Bundes beim Bundeskartellamt, Kaiser-Friedrich-Straße 16, 53113 Bonn
Fristen für Nachprüfungsanträge
Unternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorsc … ganz lesenUnternehmen haben einen Anspruch auf Einhaltung der bieter- und bewerberschützenden Bestimmungen über das Vergabeverfahren gegenüber dem öffentlichen Auftraggeber, dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Sieht sich ein am Auftrag interessiertes Unternehmen durch Nichtbeachtung von Vergabevorschriften in seinen Rechten verletzt, ist der Verstoß unverzüglich beim Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten zu rügen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 1 GWB) Verstöße, die aufgrund der Bekanntmachung oder im Vergabeverfahren zugänglich gemachten Unterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Bewerbung gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Verstöße, die aufgrund der Vergabeunterlagen für die Angebotsphase erkennbar sind, müssen spätestens bis zu der in der Bekanntmachung genannten Frist zur Angebotsabgabe gegenüber dem Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geltend gemacht werden. Teilt das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten dem Unternehmen mit, seiner Rüge nicht abhelfen zu wollen, so kann das Unternehmen nur innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang dieser Rügeerwiderung einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer stellen (§ 160 Abs. 3 S. 1 Nr. 2 bis 4 GWB). Bieter, deren Angebote nicht bezuschlagt werden sollen, werden vor dem Zuschlag gemäß § 134 GWB darüber informiert. Ein Vertrag darf erst 15 Kalendertage (bzw. bei elektronischer Übermittlung 10 Kalendertage) nach Absendung dieser Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten geschlossen werden. Diese Frist beginnt am Tag nach Absendung der Information durch das Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten. Die Unwirksamkeit gem. § 135 Abs. 1 GWB kann nur festgestellt werden, wenn sie im Nachprüfungsverfahren innerhalb von 30 Kalendertagen ab Information der Bewerber und Bieter durch den öffentlichen Auftraggeber über den Abschluss des Vertrages, jedoch nicht später als sechs Monate nach Vertragsschluss geltend gemacht worden ist. Hat der Auftraggeber die Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union bekannt gemacht, endet die Frist zur Geltendmachung der Unwirksamkeit 30 Kalendertage nach Veröffentlichung der Bekanntmachung der Auftragsvergabe im Amtsblatt der Europäischen Union (§ 135 Abs. 2 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis
Die folgenden Unterlagen sind dem Angebot ausgefüllt und unterschrieben (mindestens in Textform gem. §126b BGB) beizufügen: - Erklärung zur Ermittlung von kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) in EU-weiten Vergabeverfahren (Anlage 04) - Erklärung Geschäftsgeheimnisse (Anlage 09)

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name
Bundesamt für Auswärtige Angelegenheiten
Art
Bundeskanzleramt und Bundesministerien, die den niedrigen Schwellenwert anwenden gem. § 106 Abs. 2 Nr. 1 GWB, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift
Kirchhofstraße 1-2, 14776 Brandenburg an der Havel
Website
bfaa.diplo.de
Kontakt
eu-vergabe@bfaa.bund.de

Bei uns erfasst

333Bekanntmachungen
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Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Brandenburg. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

52vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (44 Lose mit Angabe)
554.205 €Zuschlagswert im Median
288.271 € – 1,09 Mio. €mittlere Hälfte, 12 Werte

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Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 12.01.2026

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