Zentraler Druck, Lochen und Heften, Kuvertieren der Tagespost und Bereitstellung für den externen Postdienstleister der VBG

Die Ausschreibung umfasst den Druck, die elektronische Freimachung, das Lochen und Heften, die Beschaffung von Kuvertierhüllen bzw. Versandtaschen, die Kuvertierung und die Bereitstellung zum Versand für den externen Postdienstleister von jährlich circa 1.45 Mio. der Tagespost-Aussendungen zur Realisierung an einem Standort. Vor Vertragsbeginn ist eine Vorbereitsungs-/Einarbeitungs- bzw. Testphase vom 30.05.2024 - 28.06.2024 notwendig. Papier sowie sämtliche Versandmaterialien sind von dem AN zu beschaffen. Nach erfolgter Datenübertragung und der Überprüfung auf Vollständigkeit führt der AN den Druck, die elektronische Freimachung sowie die Portooptimierung, durch. Der Druck erfolgt nach aktuellem Stand grundsätzlich in schwarz-weiß. Für Aktionen behält sich die AG vor, farbliche Elemente auf den Aussendungen aufzubringen. Besteht eine zu druckende Sendung aus 20 und mehr Blatt, ist diese Sendung zu lochen und mit einer Schnellhefterzunge und einer Kunsstoffdeckleiste zu heften. Ab einer Blattanzahl von 91 Blatt ist kein C4-Umschlag zu nutzen. Die Verpackung für diese Sendungen ist so zu wählen, dass diese postalisch händelbar und für den Empfänger geschlossen, als eine Sendung, verpackt wird. Die Frankierung dieser Sendungen erfolgt durch den Postdienstleister der AG. Die Aussendungen werden als einzelne Druckaufträge zum Druck bereitgestellt. Die Aussendungen sind im Simplex- und Duplex-Druck zu erstellen. Nach jeder erfolgten Datenübermittlung der Druckaufträge durch die AG gleicht der AN die Vollständigkeit der Übertragungsdaten mit den Sendungsdaten der AG ab und stellt eine Feedback Datei mit dem Übertragungsergebnis in elektronischer Form für die AG eine Stunde nach den vereinbarten Abholzeiten bereit. Die AG stellt dem AN die für die Leistungserbringung erforderlichen Druckdaten per verschlüsselter SFTP-Datenverbindung zur Verfügung. Der AN muss sicherstellen, dass die SFTP-Datenverbindung planmäßig eingerichtet ist. Der AN hat eine sichere und zuverlässige SFTP-Datenverbindung zu gewährleisten. Die Datenabholung durch den AN erfolgt zweimal werktäglich von montags bis freitags (außer an bundesweiten Feiertagen) jeweils um 10:00 Uhr und 14:00 Uhr. Die Aussendungen sollen per elektronischer Freimachung und elektronischer Vorausverfügung versandt werden. Die übermittelten Daten dürfen inhaltlich nicht verändert werden. Das Aufbringen von Kuvertiersteuerzeichen durch den AN ist nur nach Absprache mit der AG zulässig. Der AN muss über Möglichkeiten zur elektronischen Freimachung und zu elektronischen Vorausverfügungen (z.B. Premiumadress) für die Aufbereitung der Druckdaten aus der .xml-Datei verfügen. Der AN stellt unter Anwendung eines Closed-Loop-Verfahrens einen automatisierten Reprint sicher. Ein Vordruck ist nicht gestattet. Die Druckdaten werden mit Logo übergeben. Der AN ist in der Lage, über den jeweiligen Verarbeitungsstatus der Aufträge (inkl. Quote der Nachdrucke) und den tagesaktuellen Versandoutput nach Aufforderung der AG Auskunft zu geben. Ein Auftrag gilt dann als abgeschlossen, wenn 98 % der Aussendungen produziert und an einen Postdienstleister übergeben wurden. Das Anzeigen von Sozialdaten ist nicht zulässig. Die Leistungen sind auf dem Territorium der Bundesrepublik Deutschland zu erbringen. Das Rechenzentrum des AN muss innerhalb des Geltungsbereiches der DSGVO liegen. Durch den AN ist sicherzustellen, dass alle bis um 14:00 Uhr bereitgestellten Druckaufträge tagesglatt abgearbeitet und für den Postdienstleister der AG zur Abholung bereitgestellt werden.