Zeitwirtschafts- und Personaleinsatzplanungsinstrument (ZWS/PEP)

Die Klinikverbund Südwest gGmbH (KVSW) ist ein Zusammenschluss der Krankenhäuser Böblingen, Calw, Herrenberg, Leonberg, Nagold und Sindelfingen. In den Kliniken sowie den Medizinischen Gesundheitszentren und der Krankenhaus Service GmbH Schwarzwald arbeiten insgesamt rund 6.000 Mitarbeitende aus über 70 Nationen und 125 Berufsgruppen für die Gesundheitsversorgung der Patientinnen und Patienten der Region. Träger sind die beiden Nachbarlandkreise Böblingen und Calw (weitere Informationen unter www.klinikverbund-suedwest.de).

Die Personaleinsatzplanung und elektronische Dokumentation der Arbeitszeiten sind wichtige Unterstützungsfunktionen im Klinikbetrieb, u.a. zur Deckung des quantitativen und qualitativen Personalbedarfs zur Sicherstellung der Patientenversorgung und Aufnahmebereitschaft. Durch gesetzliche Auflagen (PpUGV, PPBV, PPR 2.0, Zertifizierungsanforderungen, Strukturprüfungen), tarifvertragliche Regelungen (z.B. Verteuerung der Dienstvergütung bei Überschreitung einer bestimmten Dienstanzahl, Obergrenze für Dienste), aber auch verstärkte Anforderungen der Mitarbeiter und Bewerber (Einspringprämien, Flexibilisierung der Arbeitszeit, Interaktionsfähigkeit, Vereinbarkeit Familie & Beruf) wird die Personaleinsatzplanung zunehmend anspruchsvoller, komplexer und bindet erhebliche zeitliche Kapazitäten der Führungskräfte und Dienstplanbeauftragten.

Der KVSW plant im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens die Lieferung, Beratung, Konzeptionierung, Implementierung, Integration, Schulung, Rollout und Betrieb einer cloudbasierten IT-Lösung zur Zeitwirtschaft (ZWS) und Personaleinsatzplanung (PEP) für den Klinikverbund Südwest und seine derzeitigen und zukünftigen Tochtergesellschaften an einen Bieter zu vergeben. Die cloudbasierte Lösung muss dabei circa 6.000 aktive Mitarbeitende in verschiedenen Berufsgruppen und Tarifverträgen abdecken und soll für die folgenden Anwendungsbereiche, inklusiver vor- und nachgelagerter Aufgaben, eingeführt und durch den Auftragnehmer betrieben werden:

• Personaleinsatzplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement • Zeitwirtschaft • Employee Self Service (ESS) / Manager Self Service (MSS) • Reporting und Statistik

Ausgeschrieben wird hierbei eine Standardsoftware - keine Individualentwicklung - welche die Anforderungen des KVSW bereits umsetzt bzw. durch entsprechende Konfiguration/Parametrisierung angepasst werden soll. Darüber hinaus sind die Konsolidierung und Standardisierung der durch die angebotene ZWS/PEP-Lösung unterstützten Prozesse Gegenstand der hier ausgeschriebenen Leistung. Diese hat in enger Abstimmung mit dem KVSW als Auftraggeber zu erfolgen. Das Beschaffungsvorhaben umfasst die Bereitstellung der cloudbasierten Softwarelösung in Form eines Software-as-a-Service (SaaS)-Systems und dessen Nutzung durch den Auftraggeber während der Vertragslaufzeit gemäß den vertraglich vereinbarten Service-Level-Agreements (SLAs). Der Auftragnehmer gewährleistet während der Vertragslaufzeit den ordnungsgemäßen Betrieb sowie die Pflege und Wartung des SaaS-Systems im zur Einhaltung der vereinbarten SLAs erforderlichen Umfang.