Weiterführung eines mandantenfähigen Softwaresystems zur Datenverwaltung - Bereich Gentechnik & Biologische Arbeitsstoffe

Nationale Ausschreibung nach UVgO Öffentliche Ausschreibung Vergabenr. UVgO_2023-034 1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle: Name und Anschrift: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstrasse 1 85764 Neuherberg Deutschland Telefonnummer: +49 8931872727 Telefaxnummer: +49 8931873327 E-Mail-Adresse: bianca.klossek@helmholtz-munich.de Internet-Adresse: Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben 2. Verfahrensart (§ 8 UVgO): Verfahrensart: Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb 3. Angebote können abgegeben werden: elektronisch in Textform elektronisch mit fortgeschrittener Signatur elektronisch mit qualifizierter Signatur Anschrift zur Einreichung schriftlicher Teilnahmeanträge/Angebote: ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen) 4. Zugriff auf Vergabeunterlagen: Entfällt (siehe 9.). 5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung: Art der Leistung: Die bereits existierende mandantenfähige Datenbank "Biologisches Informations- und Dokumentationssystem" (BIDS) ist eine Datenverwaltungssoftware im Bereich von gentechnischen Arbeiten sowie Arbeiten mit biologischen Arbeitsstoffen. Hierbei müssen in BIDS die gesetzlichen Anforderungen zu Aufzeichnungen nach Gentechnikgesetz (GenTG), Biostoffverordnung (BioStoffV), Infektionsschutzgesetz (IfSG) und Tierseuchenerregerverordnung (TierSeuchErV) abgebildet werden. Darüber hinaus müssen in BIDS weitere, damit in Zusammenhang stehende Informationen verwaltet werden, u.a. die Dokumentation von Unterweisungen und Begehungen inkl. Mängelverfolgung. BIDS soll es allen Verantwortlichen erleichtern, die gesetzlich erforderlichen Daten projektspezifisch aufzuzeichnen und jederzeit ortsunabhängig mit verschiedenen Betriebssystemen (z. B. Microsoft, MAC, LINUX) abzurufen. Die Funktionen sind hierbei zu einzelnen Modulen gruppiert, die von Mandanten je nach deren Bedarf einzeln genutzt werden können. In BIDS registrierte Nutzer können BIDS über gängige Browser aufrufen und ihre Daten eingeben. BIDS wird von Helmholtz Munich zur Verfügung gestellt und bereits von mehreren Mandanten deutschlandweit verwendet. Dabei sind BIDS-Nutzer mit der Rolle "Administrator" Ansprechpartner (first level support) für die fachliche Bereitstellung und Betreuung von BIDS, welches dann von allen Instituten des Helmholtz Munich bzw. den Mandanten genutzt wird. Die technische Bereitstellung erfolgt teilweise (Server, Speichermedien, etc.) durch das Rechenzentrum des Helmholtz Munich. Menge und Umfang: 5 Jahre Laufzeit. 3 Jahre fix, 2 x 1 Jahr optionale Verlängerung. Schätzung des Beschaffungsvolumens über die komplette Rahmenvertragslaufzeit von ca. 190 T€. Der Auftraggeber ist bestrebt, das Beschaffungsvolumen über den Auftragnehmer abzuwickeln. Gleichwohl kann der Auftraggeber eine Verpflichtung, eine bestimmte Anzahl an Produkten abzunehmen, nicht übernehmen. Das dargestellte Beschaffungsvolumen stellt einen unverbindlichen Orientierungswert dar. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung. Ort der Leistung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Einkauf/Vergabestelle Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg - Deutschland 6. Losaufteilung: Losweise Vergabe: Nein Angebote sind möglich für: die Gesamtleistung 7. Nebenangebote sind nicht zugelassen 8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist: Beginn der Ausführungsfrist: 01.05.2024 Ende der Ausführungsfrist: Bemerkung zur Ausführungsfrist: Es gibt eine zweimalige Option des Auftraggebers, den Vertrag um jeweils 12 Monate zu verlängern. Der Vertrag verlängert sich jeweils automatisch um 1 Jahr, wenn dieser vom Auftraggeber nicht mit einer Frist gemäß Nummer 4.2 EVB-IT Servicevertrag gekündigt wird. Der Vertrag endet in jedem Fall am 30.04.2029 ohne dass es einer Kündigung bedarf. 9. Elektronische Adresse, unter der die Teilnahmewettbewerbsunterlagen/Vergabeunterlagen abgerufen werden können: https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-18baf515fcf-296495e278783809 10. Teilnahmefrist: Tag, bis zu dem der Teilnahmeantrag bei der unter 1. bezeichneten Stelle eingegangen sein muss 28.12.2023 11:00 Uhr Tag, an dem die Aufforderung zur Angebotsabgabe spätestens abgesandt wird 16.01.2024 11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen: 12. Wesentliche Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto 13. Ggf. mit dem Teilnahmeantrag/Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers: Unternehmensdarstellung/Firmenprofil: Die Darstellung muss das Leistungsspektrum des Bieters bezogen auf die beschriebene Leistung darstellen und muss auf alle nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name des Unternehmens / (2) Geschäftsführer / (3) Geschäftssitz / (4) alle Niederlassungen / (5) Gesellschaftsform / (6) Gründungsdatum / (7) Geschäftsfokus. Es muss auch eine Unternehmensgröße von mindestens 50 Mitarbeitern bestätigt werden. Die Unternehmensdarstellung ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. Referenzen: Es müssen mindestens 2 Referenzen über vergleichbare Leistungen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten 3 Jahren abgegeben werden. Weniger als 2 Referenz führen zum Ausschluss. REFERENZ 1: Das Unternehmen muss nachweislich inhaltliche Vorkenntnisse bezüglich der hier geforderten Gesetze und Verordnungen von Biostoffen haben (u.a. GenTG, GenAufZV, IfSG, BioStoffV, TierSeuchErV). REFERENZ 2: Eine mobile Webseitendarstellung für Smartphones und Tablets (Responsive Design) soll zukünftig eingerichtet werden. Nennen Sie diesbezüglich ein Projekt. In jeder Referenz muss auf die nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich) / (2) Ansprechpartner der Referenz (Telefon, E-Mail, Funktion) / (3) Art der Leistung / (4) Volumen (PT oder Euro) (5) Zeitraum. Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. Mitarbeiterprofil Projektleiter/Berater: Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils folgende Angaben umfassen: (1) Name / (2) Ausbildung / (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung in der Projektleiterrolle / (4) relevante Weiterbildungen. Das Mitarbeiterprofile ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. Haftpflichtversicherung: Eine Betriebshaftpflichtversicherung für Personen-, Sach- und Vermögensschäden besteht bei folgendem Versicherungsunternehmen (Bezeichnung, Deckungssumme pro Versicherungsjahr sind zu benennen). Formblatt AVV und TOM Formblatt Eignung Formblatt Scientology 14. Angabe der Zuschlagskriterien: Der niedrigste Preis Nein Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die nachstehenden Kriterien: ANFORDERUNGEN - Ausschlusskriterium (A-Kriterien) (0 GP), Allgemeine Anforderungen, Anforderungen an den Dienstleister, Systemumgebung, Mandantenfähigkeit, Browser-Kompatibilität, Sicherheit, Revisionssicherheit und Datenarchivierung, Zugriff der Nutzer auf BIDS, Maintenance (Wartung), Zusätzliche Programmierarbeit für Programmanpassungen, Support, Informationssicherheit, ANFORDERUNGEN - Bewertungskriterium (B-Kriterien) (400 GP), Überprüfung/Auditierung (100 GP), Sicherheitskonzept (300 GP), KONZEPT(E) - Bewertungskriterium (B-Kriterium) (2.300 GP), Konzept Einarbeitung und Zeitplan (300 GP), Konzept Back-up-Strategie (300 GP), Konzept Schulung (300 GP), Konzept Beratung (300 GP), Konzept Wartung (300 GP), Konzept Support (200 GP), Konzept Datenmonitoring (200 GP), Konzept Umgang mit gesetzlichen Änderungen (100 GP), Konzept Reaktion auf Angriffsszenario (300 GP), VERHANDLUNGSRUNDE(N) - Bewertungskriterium (B-Kriterium) (400 GP), Vorstellung Projektvorgehen (400 GP) 15. Sonstiges: Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3 UVgO): Die Vergabeunterlagen für das gegenständliche Verfahren können unter der Internetseite evergabe.de abgerufen werden und werden ausschließlich in elektronischer Form zur Verfügung gestellt. Die Vergabeunterlagen sind unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt auf der eVergabeplattform abrufbar. Ausgenommen hiervon sind diejenigen Bereiche der Vergabeunterlagen, die aufgrund von Geschäftsinternas besonders schützenswert sind. Diese Unterlagen werden zur Sicherstellung des erforderlichen Maßes an Vertraulichkeit erst nach Zugang einer unterzeichneten sowie mit Firmenstempel versehenen Geheimhaltungserklärung zugänglich gemacht. Die vollständig ausgefüllte und unterschriebene Geheimhaltungserklärung ist nach Registrierung über die Vergabeplattform (Nachrichtenfunktion) an die Vergabestelle zu senden. Diese Geheimhaltungserklärung ist spätestens mit dem Teilnahmeantrag (Bewerbung) form- und fristgerecht einzureichen. Die schützenswerten Teile der Vergabeunterlagen werden nach Vorlage der Geheimhaltungserklärung über die Vergabeplattform zur Verfügung gestellt. Wird die Geheimhaltungserklärung erst mit dem Teilnahmeantrag eingereicht werden die schützenswerten Teile der Vergabeunterlagen erst mit der Aufforderung zur Abgabe eines Angebots und der Teilnahme an Verhandlungen übersandt. 1. VERHANDLUNGSRUNDE: Die Verhandlung inkl. Präsentation erfolgt mit maximal drei (3) Bietern (Bestplatzierten gemäß Bewertung). Sollten sich zwei oder mehrere Bewerber auf dem gleichen Rang befinden werden diese Bieter komplett zur Verhandlung eingeladen. Folgende Termine sind für die Verhandlungen vorgesehen: 20.02.2024, 21.02.2024 und 22.02.2024 jeweils nachmittags. Bitte merken Sie sich diese Termine vor! Die Einladung zur Verhandlung ist für den 16.02.2024 geplant. Der Bieter muss seine Präsentation bis spätestens 2 Stunden vor Verhandlungsbeginn im Power Point-Format an den Auftraggeber über die eVergabeplattform elektronisch übermitteln. Es ist geplant, dass die Verhandlungen in Form einer Videokonferenz stattfinden. 2. VERHANDLUNGSRUNDE: Wir behalten uns vor, eine zweite Verhandlung durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrund würde mit maximal drei (3) Bietern erfolgen. Wir behalten uns vor, die zweite Verhandlung nur telefonisch durchzuführen. Die zweite Verhandlungsrunde ist vom 19.03.2024 bis 21.03.2024 geplant. Bitte merken Sie sich auch diese Termine vor. Die Einladung zur Verhandlung ist für den 18.03.2024 geplant. Der Auftraggeber behält sich das Recht vor, den Auftrag direkt auf Grundlage der Erstangebote den Zuschlag zu erteilen, ohne in Verhandlungen einzutreten.

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