Vertragsschließung über die Einführung eines E-Mail-Verschlüsselungsprogramms

Die Einkaufsgemeinschaft HAMBURG WASSER, bestehend aus der Hamburger Wasserwerke GmbH und der Hamburger Stadtentwässerung AöR, vertreten durch die Hamburger Stadtentwässerung AöR, beabsichtigt, einen Vertrag über einen Service zur E-Mail-Verschlüsselung mit drei Mandanten, deren Implementierung im Jahr 2024 erfolgen soll, abzuschließen. Die Lösung soll den HAMBURG WASSER Mitarbeitenden ermöglichen, auf elektronischem Wege Daten und Informationen sicher und verschlüsselt mit externen Partnerunternehmen, Kund:innen und Bewerbenden auszutauschen. Die Lösung soll nach aktuellem Stand der Technik, den aktuellen Vorgaben / Empfehlungen des BSI entsprechen und EU-DSGVO konform sein. Der Daten- und Informationsaustausch muss sowohl von externer Seite als auch durch unsere Mitarbeitenden initialisiert werden können. Der Daten- und Informationsfluss muss uneingeschränkt bidirektional möglich sein und integriert in die bestehende Exchange Umgebung werden. Die Lösung muss für die Anwender intuitiv und einfach sowie aus MS Outlook und Outlook Web Access bedienbar sein. Die Lösung soll zudem ein möglichst barrierefreies Selfservice-Portal für Kommunikationspartner enthalten, die die technischen Voraussetzungen zum Empfang verschlüsselter E-Mails nicht erfüllen. Durch den Einsatz der Lösung soll der digitale Kommunikationsweg zwischen HAMBURG WASSER und externen Partnern, Kunden und Bewerbenden für vertrauliche und streng vertrauliche Daten abgesichert werden.

Neben der Softwarelösung soll der Bieter sowohl die Einrichtung der Lösung als auch laufende Wartungsaufgaben übernehmen und Support für die Lösung anbieten, außerdem übernimmt der Bieter die Beschaffung und Einrichtung von E-Mailzertifikaten, synchron mit unserem Verzeichnisdienst.

Der abzuschließende Vertrag hat, beginnend mit Zuschlagserteilung, eine feste Laufzeit von 2 Jahren und endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Es wird eine einmalige optionale Verlängerung um zwei weitere Jahre vereinbart. Die Optionsziehung muss schriftlich 6 Monate vor Ablauf der regulären Laufzeit durch den Auftraggeber erfolgen.

Voraussichtlicher Vertragsstart: 01.12.2024