Versanddienstleistungen Lagerung, Konfektionierung, Hauspost, Messelogistik und weltweite Belieferung von Endverbrauchern und Geschäftskunden

Art und Umfang der zu vergebenden Leistung und Spezifizierungen 2.1 Fulfillment a) Bestellannahme und Kommissionierung Im Monat gehen durchschnittlich 500 Bestellungen ein. Das tatsächliche Auftragsvolumen unterliegt dabei jedoch saisonal bedingten Schwankungen, auf die der Auftragnehmer kurzfristig und flexibel reagieren muss. Die Auftraggeberin garantiert kein verbindliches Mindest- oder Höchstvolumen an Aufträgen. Die Bestellungen der Kunden (Endverbraucher, Partner aus der Kongress- und Reiseindustrie, sonstige Un-ternehmen, die Hotelerie oder direkt aus einer der Abteilungen der Auftraggeberin) werden überwiegend per NAV und ggf. per E-Mail an den Auftragnehmer übermittelt. Die Übermittlung erfolgt entweder über die Auftraggeberin oder direkt über Geschäftspartner bzw. Kunden der Auftraggeberin. Zu diesem Zweck hat der Auftragnehmer ständig neben einem funktionierenden Telefon und einen Internetzugang mit mindes-ten 2 MBit Datenrate betriebsbereit zu halten. visitBerlin stellt hierzu bis zu 2 PCs mit entsprechender Soft-ware sowie ein Gerät zum Verbindungsaufbau zum visitBerlin-Netz zur Verfügung. Systemseitig werden die abzuarbeitenden Aufträge in folgende Bereiche untergliedert für den Auftragneh-mer dargestellt: - Lagerausgang Umlagerung (Belieferung der Ladengeschäfte) - Lagerausgang Aufträge (Belieferung von Kunden) - Lagerausgang Onlineshop Aufträge (Belieferung von Onlinekunden) - Aufträge für Ticketlieferungen, Flyerlieferungen, Druckerzeugnislieferungen - Lagereingänge. Die Bestellungen sind auszuführen und Lieferscheine sowie Rechnungen nach Vervollständigung (z.B. Porto-kosten) auszudrucken und der entsprechenden Lieferung beizulegen. Eine Informationsmöglichkeit über NAV zu Artikeln und Kunden besteht für den Auftragnehmer. Die Bestellvorgänge umfassen im einzelnen Waren und Informationsmaterialien (Print) wie folgt: - Berlin Welcome Card in verschiedenen Ticketvarianten - City Tour Card in verschiedenen Varianten - Museumspässe in Varianten - Kombiprodukte aus der Berlin Welcome Card und Museumspass - Stadtpläne und Broschüren über Berlin und Umland - Merchandising-Artikel - Banner und Plakate. Leistungsgegenstand ist weiterhin die Erfassung und Verwaltung eingehender Aufträge der BTI zur Nachlie-ferung von Waren und Printmedien, die täglich via NAV beim Auftragnehmer eingehen. Dazu gehört auch die Rücknahme und fachgerechte Entsorgung von nicht mehr benötigtem Verpackungsmaterial. Lieferscheine und Rechnungen Der Auftragnehmer erstellt für jede eingehende Bestellung über NAV einen Lieferschein. Der Lieferschein ist jeder konfektionierten Warensendung beizulegen. Im Rahmen von B2B-Sendungen wird der Auftragnehmer vor Versand in Kenntnis gesetzt, ob es sich um eine Warensendung handelt, die im Rahmen eines Kommissionsgeschäftes erfolgt (keine Rechnung zu die-sem Zeitpunkt) oder ob der Kooperationspartner die Ware bereits mit der Übersendung erwirbt (zeitgleicher Erhalt der Rechnung). Bei Warensendungen an Endverbraucher hat der Auftragnehmer stets zusammen mit dem Lieferschein eine Rechnung beizufügen. Gutschriften werden von der Auftraggeberin erstellt und an den Kunden durch den Auftragnehmer übersandt, sofern er zuvor die Warenrücksendung ordnungsgemäß in NAV erfasst hat. Im Übrigen sind Lieferscheine, Gutschriften, Rechnungen usw. ausschließlich über NAV zu erfassen und zu verwalten. Alle Vorgänge sind unter Berücksichtigung einer ordnungsgemäßen Buchführung und entsprechend der Vorgaben der Auftraggeberin und Systemrichtlinien von NAV durchzuführen. b) Konfektionierung und Verpackung Bis 13.00 Uhr an Werktagen eingegangene Bestellungen müssen taggleich bearbeitet und versandt werden. Bestellte Waren sind nach den Vorgaben der Auftraggeberin und nach den Grundsätzen der Wirtschaftlich-keit und Sparsamkeit zu konfektionieren und zu verpacken. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die für den Bestellvorgang zugrundeliegende Warenmenge und den jeweiligen Versendungsort, die den Kosten nach günstigste Porto-Fracht- und Verpackungsbedingungen gewählt werden. Dabei sind Güte und Qualität der Waren durch die Konfektionierung nicht zu beeinträchtigen und die jeweils gesetzlichen Bestimmungen sowie Vorschriften des Zolls für das jeweilige Zielland zur Anwendung zu bringen. Dazu gehört das Ausstellen von Proforma-Rechnungen und Zollinhaltserklärungen. Bei Zollrelevanten Versendungen hat der Auftrag-nehmer eine entsprechende Anmeldung bei Zoll oder beim Kurier-/ Transportdienstleister vorzunehmen. Die Konfektionierung hat zudem die Belange des Umweltschutzes bestmöglich zu wahren. Die Auftraggeberin behält sich vor, für bestimmte werbliche Aktionen die Verwendung von Sonderverpa-ckungen zu verlangen. Die Kosten für die Verpackung sind in den Angebotspreis (Konfektionierung + Verpackung) einzukalkulieren. Sonderarbeiten im Rahmen der Konfektionierung (Abrufleistung) Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass in Abstimmung mit der Auftraggeberin kurzfristig auch Son-derarbeiten im Rahmen der Konfektionierung/Versendung erbracht werden können. Zu den Sonderarbei-ten gehören Mailing- und Packaktionen im Rahmen von Veranstaltungen nach Vorgaben der Auftraggeberin (z.B. Anbringen von Aufklebern, Anbringung von Preisschildern an Produkten, Entfernen von Einlegern aus Broschüren, das Auspreisen von Waren, Zusammenstellen von Pressemappen, Kundengeschenken etc.). Die Vergütung dieser Sonderleistungen erfolgt auf Stundenbasis. Der Auftragnehmer hat im Preisblatt einen Stundensatz für die Sonderleistungen anzugeben. Der Auftragnehmer verpflichtet sich ein Stundenkonto zu führen und dieses der Auftraggeberin auf Verlangen nachzuweisen. Bitte entnehmen Sie die weiteren Punkte der Leistungsbeschreibung von Seite 7 bis Seite 15ff.