Verhandlungsrunde 2: Weiterentwicklung, Planung und Durchführung des Hamburg Innovation Summit (HHIS) 2024 (mit Option auf Verlängerung für die Jahre 2025 und 2026)

Der Hamburg Innovation Summit (HHIS) wurde 2015 ins Leben gerufen und fand im Juni 2022 zum 7. Mal statt. Der HHIS ist der Szenetreff für Innovationsakteure der Metropolregion Hamburg (ca. 1000 Teilnehmende). Er vereint wie keine andere Veranstaltung Gründerinnen und Gründer, Zukunftsgestaltende sowie Menschen mit Visionen aller Branchen aus Wirtschaft, Wissenschaft und Politik und stärkt somit die Sichtbarkeit der Leistungsfähigkeit Hamburgs in den Bereichen Technologie und Innovation. Diese Vernetzung ist auch ein wichtiger Aspekt der Regionalen Innovationsstrategie (RIS), in der Leuchtturmevents die Sichtbarkeit von Innovationsvorhaben und den Zukunftsthemen generieren sollen. Die RIS ist abrufbar unter https://www.hamburg.de/bwi/innovationsallianz/ Für kommende HHIS ist neben einer stärkeren Präsenz aus Wirtschaft und Industrie auch eine Ausweitung des interaktiven Angebots der Ausstellung gewünscht. Das etablierte Format soll dabei inhaltlich weiterentwickelt werden. Anhand des fortentwickelten Konzeptes ist anschließend der kommende Hamburg Innovation Summits 2024 zu planen und auszurichten. Es ist beabsichtigt, dass dem Auftragnehmer für die Aufgabenerfüllung ein festes Budget zur Verfügung gestellt wird, das seitens der BWI nach derzeitigem Planungsstand nicht erhöht wird. Das in Ziff. II.2.6 genannte Budget ist eine grobe Schätzung für ein Jahr; die (derzeit) definierte Obergrenze liegt bei EUR 450.000,00 (inkl. MwSt.) jährlich. Das Gesamtbudget für drei Jahre beträgt (bis zu) EUR 1.350.000,00 (inkl. MwSt.). Wesentliche Aufgaben in diesem Zusammenhang sind: 1. Erstellung eines innovativen Veranstaltungskonzeptes - Ausrichtung des HHIS als Messe- und Networkingformat (Präsenzveranstaltung) - Im Vergleich zu vergangenen HHIS reduziertes Bühnenangebot, dafür stärkerer Fokus auf Innovation zum Anfassen/Ausprobieren (mehr Customer-Interaktionen) - Erhöhung der Reichweite des HHIS über die Region hinaus (nationale und perspektivisch internationale Positionierung) - Inhaltliche Fokussierung auf Hamburger Zukunftsthemen (Gesundheit, Klima & Energie, Mobilität, Data Science & Digitalisierung, Materialwissenschaften & Neue Materialien) - Einbindung der Zielgruppen Startups, Wirtschaft, Wissenschaft, Forschung und Entwicklung, Politik mit besonderem Fokus auf Startups/Startup-Angeboten. - Erhöhung der Industriebeteiligung und Sicherstellung einer guten Balance zwischen Konzernen, KMUs und Startups sowie Einbindung von Forschungsakteuren - Auswahl einer geeigneten Location - Einbindung herausragender Speaker:innen im Kontext innovativer Formate (z.B. Barcamps, Masterclasses oder Future Talks) - Auswahl der musikalischen Begleitung / passender Musikelemente - Erhöhung der Eigenfinanzierungsquote durch Ticketverkauf, Sponsoring, Standmieten. In dem Konzept sind auch Festlegungen zum Umfang der Zugangskontingente für Sponsoren zu treffen. - Einbindung und Durchführung des Hamburg Innovation Awards (alle zwei Jahre) als festes Element des HHIS. 2. Planung und Durchführung des HHIS 2024 - Übernahme der Veranstalterfunktion inkl. Risikoübernahme durch Verrechnung der tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Veranstaltung - Buchung einer geeigneten Eventlocation - Sponsorensuche mit Unterstützung des begleitenden Entscheiderkreises - Einladungs- und Teilnehmermanagement für Aussteller:innen, Fachbesucher:innen und Speaker:innen - Messeplanung inkl. Ablaufplan, Ausstellermanagement - Ticketverkauf - Marketingmaßnahmen vor, während und nach der Veranstaltung (Presse, Social Media, Newsletter, Homepage) unter Nutzung der bestehenden Marke des HHIS und unter Darstellung bzw. Nennung der Initiatoren (BWI, IFB und Hamburg Innovation GmbH). Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. Dabei soll die Veranstaltung in mindestens drei regionalen Medien (z.B. Hamburger Abendblatt, NDR (Hamburg Journal), regionale Radiosender) vertreten sein. - Nachbereitung (z.B. Besucherbefragung, Imagefilm) und Überplanungskonzept für den HHIS des Folgejahres (Prüfung möglicher Anpassungen) - Bereitstellung des Veranstaltungsrahmens für die Hamburg Innovation Awards - Buchhaltung und Controlling inkl. Dokumentation der Sponsoren-, Aussteller und Ein-trittseinnahmen - Sicherstellung eines Veranstaltungscaterings inkl. Service. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. - Sicherstellung der Objektsicherung während und zwischen den Veranstaltungszeiten sowie in der Aufbauphase vor Beginn der Veranstaltung. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. - Sicherstellung der Messetechnik und des Messebaus entsprechend der Aufbau- und Ablauforganisation in Abstimmung mit den Ausstellern. Eine Unterauftragsvergabe ist hierfür möglich. Das Veranstaltungskonzept ist nach Planung ca. 3 Monate nach Beauftragung in 2023 vorzulegen.