Unterstützungsleistungen zur Gesamtprojektsteuerung des Wiederaufbaus der kommunalen Infrastruktur in Bad Neuenahr-Ahrweiler nach der Flutkatastrophe von Juli 2021 in Bad Neuenahr-Ahrweiler

Zum Aufgabenkatalog des Gesamtprojektsteuerers werden samt optionaler Leistungen gehören: - Prozessdefinition/Organisationsstruktur - Erarbeitung und Pflege eines Projekthandbuches - Erstellen und pflegen einer Wiederaufbau-Organigramms - Erarbeitung, Fortschreibung und Kontrolle von einheitlichen Prozessen - Erarbeiten und Fortschreiben einer einheitlichen Datenablagestruktur unter Verwendung von Microsoft Teams - Arbeitsvorbereitung - Erstellen und pflegen eines Gesamtterminplanes - Laufende Einpflege von Einzelterminplänen in den Gesamtterminplan - Mitwirkung an der Abstimmung von Einzelterminplänen unter Berücksichtigung des Gesamtterminplanes - Abstimmung verkehrlicher und logistischer Belange im Multiprojektmanagement - Bereitstellung einer für diese Zwecke erforderlichen Software Prima- Vera - Fördermittelmanagement/Finanzcontrolling - Aufbau, Fortentwicklung und Umsetzung eines Finanzcontrollings für den Wiederaufbau - Erstellen und umsetzen einer Mittelabflussplanung - Aufbau, Fortschreibung und Umsetzung eines Fördermittelmanagements - Mitwirkung an der Erstellung von Förderanträgen (optional) - Mitwirkung an der Erstellung von Mittelabrufen (optional) - Mitwirkung an der Erstellung von Schlussverwendungsnachweisen (optional) - Bereitstellung einer für diese Zwecke erforderlichen Software CORE mit mindestens 8 Nutzerlizenzen, oder einer gleichwertigen Software, in der die vorhandenen Daten, gespeichert im Softwareprogramm CORE migriert werden können. Die Gleichwertigkeit ist mit dem Angebot auf Verlangen nachzuweisen. - Mitwirkung am Berichtswesen - Definition und Etablierung notwendiger Prozesse eines Berichtswesens - Erstellung und Fortschreibung standardisierter Auswertungen in der Software PowerBI - Anfertigung und Versand regelmäßiger Projektstatusberichte für die Verwaltungsspitze (optional) - Konzeption, Fortschreibung und Betrieb einer Wiederaufbau-Datenbank mit Maßnahmenbeschreibungen, Angaben zum Sachstand, Angaben zum Förderverfahren, Kosten und Ansprechpartnern - Bereitstellung einer für diese Zwecke erforderlichen Software-Lizenzen für Office 365 (bis zu einer flächendeckenden Umstellung der Rathaus-IT auf diese Version) sowie PowerBI für bis zu 100 Nutzer - Steuerung der Quartiersmanager - Erarbeitung und Fortschreibung von Arbeitsvorgaben, Prozesse und Berichtsstrukturen für die Quartiersmanager - Sicherstellung der Umsetzung dieser Vorgaben durch die Quartiersmanager - Definition und Umsetzung eines Prozesses zum laufenden Abgleich der Zeitpläne in den Quartieren mit dem Gesamtterminplan - Übernahme der Rolle des Quartiersmanagers für einzelne Quartiere (optional) - Aufbau und Umsetzung eines Risikomanagements (optional). Der Projektsteuerungsvertrag soll unbedingt für die Dauer von fünf Jahren geschlossen werden, mit der Maßgabe, dass sich der Vertrag jeweils um ein Jahr verlängert, wenn er nicht mit einer Vorankündigung von einem halben Jahr gekündigt wird. Spätestens soll der Vertrag enden mit dem Projektabschluss, mit dem in voraussichtlich zehn Jahren zu rechnen ist. Auf die Leistungsbeschreibung, die Gegenstand der Vergabeunterlagen ist, wird Bezug genommen.