Zum Inhalt
Menü
Frist abgelaufenEU-weitSoftwareIT und Softwaremögliche Doppelmeldung

Unterstützung IT Support Einsatz eines Chatbots und KI Suche

MD Medizinischer Dienst Bayern · München, Bayern

Aktenzeichen IVN 250040veröffentlicht 28.01.2025LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 617 Tagen abgelaufen
Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 28.01.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Lieferleistungen
Geschätzter Wert
1 €
Laufzeit
48 Monate
Lose
1
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
München81667, Bayern
Einreichung
elektronisch: Erforderlichdtvp.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)keine Angabe
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertnein
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 75 Tage (6 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 4 Angebote je Los (20 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 50 %, Leistung und Qualität 50 %.

  • Preis50 %
  • Kriterien20 %
  • Lösungskonzeppt30 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 8,3 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer−4,5 Punkte
25 % teurer−10 Punkte
50 % teurer−16,7 Punkte
100 % teurer−25 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 21 Monaten
  2. Fragen bis 23:59 Uhr
    an MD Medizinischer Dienst Bayern
    vor 20 Monaten
  3. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 20 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Der Auftraggeber beabsichtigt, im Rahmen zur Unterstützung des IT Support einen Chatbot und eine KI Suche einzusetzen, um die wiederkehrenden Fragen der Mitarbeiter des MD Bayern zu beantworten. Es ist ein entsprechender Chatbot für die IT-Hotline zu beschaffen.

Beschreibung des Loses

Durch die Digitalisierung von Prozessen wird beim Medizinischen Dienst Bayern immer mehr Software eingeführt. Für die etwa 1.750 Mitarbeitenden steht ein Team von derzeit 6 Support-Mitarbeitenden im IT-Helpdesk zur Verfügung. Da die Anzahl der Support-Tickets in Zukunft weiter steigen wird, aber nicht mehr Support-Mitarbeitende eingestellt werden, müssen ein Chatbot und eine KI-Suche im IT-Support eingesetzt werden, um wiederkehrende Fragen zu beantworten. 1. Kundinnen und Kunden des IT-Support: Mit "Kundin und Kunde" sind Mitarbeitende des Medizinischen Dienst Bayern gemeint, die den IT-Support kontaktieren. Zurzeit gibt es eine Service-Hotline für IT-Support-Fragen. In Zukunft müssen Mitarbeitende einen Chatbot öffnen und ihr Problem dort schildern. Der Chatbot durchsucht dann redaktionell gepflegte Inhalte sowie Ergebnisse aus bestehenden internen Wikis, FAQs und der Knowledge-Base heraus, die dazu passen. Die Daten liegen überwiegend im SharePoint. Auch frei konfigurierbare externe Quellen müssen angebunden werden. Falls die Suchergebnisse den Kundinnen und Kunden nicht helfen, muss die Möglichkeit bestehen, ein Ticket im Chatbot erstellen zu können, welches an das Ticketsystem (Atlassian JIRA) des Medizinischen Dienst Bayern übermittelt wird.* 2. Mitarbeitende im IT-Support: Der Chatbot bzw. die KI-Suche müssen als Nachschlagewerk dienen.

Gegenstand nach CPV

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Preis50 %
Kriterien20 %
Lösungskonzeppt30 %
Preis
Die Punkteverteilung bei der Gesamtangebotssumme brutto erfolgt folgendermaßen: Das Angebot mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme brutto erhält 400 Punkte. Ein fiktives Angebot mit einer Gesamtangebotssumme brutto, das beim (mindestens) 2,0-Fachen des Angebots mit der niedrigsten Gesamtangebotssumme brutto liegt, erhält 0 Punkte. Ein Angebot mit einer Gesamtangebotssumme brutto inkl. NK, das zwischen dem 1,0-Fachen und 2,0-Fachen der Gesamtangebotssumme brutto liegt, erhält die Punktzahl, die sich aus der linearen Interpolation mit bis zu drei Stellen nach dem Komma ergibt Preis (mit einer Gewichtung von 50 %) = max. 400 Punkte
Qualität
KriterienDie Punkteverteilung bei den Zuschlagskriterien (VU_05.02_Kriterienkatalog - [B] Kriterien) Für jede beantwortete Frage werden Punkte vergeben. Maximal können 10 Punkte für jedes Kriterium vergeben werden. Die gestellten Fragen bieten vordefinierte Antwortmöglichkeiten. Diese sind "Standard", "Customizing", "Zusatzprogrammierung" und "Nein" Die folgenden Definitionen dieser Antwortmöglichkeiten dienen dem einheitlichen Verständnis der Angaben des Bieters. Die Angaben des Bieters werden als zugesicherte Eigenschaften Vertragsgrundlage. Kriterienkatalog (mit einer Gewichtung von 20 %) = max. 170 Punkte
Qualität
LösungskonzepptDie Punkteverteilung bei der Bewertung des Lösungskonzepts erfolgt im Rahmen einer vergleichenden Bewertung der Angebote der Bieter Der Anbieter mit der Gesamtnote 1,0 erhält 240 Punkte. Das Angebot mit einer Gesamtnote 6,0 erhält 0 Punkte. Ein Angebot mit einer Gesamtnote das zwischen der Note 1,0 und 6,0 liegt, erhält die Punktzahl, die sich aus der linearen Interpolation mit bis zu drei Stellen nach dem Komma ergibt Lösungskonzept (mit einer Gewichtung von 30 %) = max. 240 Punkte

Eignung11 von 11 angegeben

Kriterium
Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Nachweis über die Eintragung des Bieters/ der Mitglieder der Bietergemeinschaft im Berufs-, Handelsregister oder der Handwerksrolle. Der Nachweis über die Eintragung im Berufs-, Ha … ganz lesenBefähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister Nachweis über die Eintragung des Bieters/ der Mitglieder der Bietergemeinschaft im Berufs-, Handelsregister oder der Handwerksrolle. Der Nachweis über die Eintragung im Berufs-, Handelsregister oder Handwerksrolle darf nicht älter als sechs Monate sein. Ein elektronischer Auszug aus dem Berufs-, Handelsregisters oder Handwerksrolle ist ausreichend. Im Falle einer Bietergemeinschaft muss ein bevollmächtigter Vertreter benannt werden und dem Angebot sind die Handelsregisterauszüge bzw. die vorgenannte Eigenerklärung jeweils von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft beizufügen.
Kriterium
Die qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft des zuständigen Versicherungsträgers mit Angabe der Lohnsummen hat den aktuellen Stand wiederzugeben und darf zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots nicht älter als sechs Monate sein.
Kriterium
Nachweis über die Zahlung von Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung, soweit Sie der Pflicht zur Beitragszahlung unterfallen, ordnungsgemäß erfüllt haben. Die Dokumente haben den aktuellen Stand wiederzugeben und dürfen zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots nicht älter als sechs Monate sein.
Kriterium
Nachweis über eine bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 1.000.000 pro Schadensfall für Personenschäden - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 500.000 pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, maximal EUR 2.000 … ganz lesenNachweis über eine bestehende Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung des Bieters - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 1.000.000 pro Schadensfall für Personenschäden - mit einer Deckungssumme von mindestens EUR 500.000 pro Schadensfall für Sach- und Vermögensschäden, maximal EUR 2.000.000, bei einem in einem Mitgliedstaat der EU oder eines Vertragsstaates des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum zugelassenen Versicherungsunternehmen.
Kriterium
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte der tätigkeitsbezogene Umsatz nicht genau ermittelt werden können, ist jeweils ein tätigkeitsbezogener Umsatz anzugeben, der in dem betreff … ganz lesenErklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags jeweils bezogen auf die letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre. Sollte der tätigkeitsbezogene Umsatz nicht genau ermittelt werden können, ist jeweils ein tätigkeitsbezogener Umsatz anzugeben, der in dem betreffenden Geschäftsjahr mindestens erzielt worden ist. Der Wert ist dann entsprechend zu kennzeichnen. Bei einer Bietergemeinschaft sind die jeweiligen Gesamtumsätze der Mitglieder pro Geschäftsjahr zu addieren und die Summe ist je Geschäftsjahr unter Gesamtumsatz anzugeben. Entsprechendes gilt für die jeweiligen Umsätze im Tätigkeitsbereich des Auftrages. Mindestumsatz: Als Mindestjahresumsatz in dem Tätigkeitsbereich des Auftrags (Aufgaben und Leistungen rund um die Software Chatbot) muss der Umsatz des Bieters/ der Bietergemeinschaft in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jeweils mindestens EUR 100.000 (ohne USt.) pro Geschäftsjahr betragen haben (Mindestanforderung)
Kriterium
Referenzen: Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen des Bieters/des Mitglieds oder der Mitglieder der Bietergemeinschaft über früher ausgeführte Lieferungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens vier (3) Jahren erbrachten Liefer- oder Dienstleistungen vorzulegen. Mindestan … ganz lesenReferenzen: Es sind mindestens drei (3) geeignete Referenzen des Bieters/des Mitglieds oder der Mitglieder der Bietergemeinschaft über früher ausgeführte Lieferungsaufträge in Form einer Liste der in den letzten höchstens vier (3) Jahren erbrachten Liefer- oder Dienstleistungen vorzulegen. Mindestanforderungen an die eingereichten Referenzen Werden nicht alle Mindestanforderungen wie folgt angegeben erfüllt, wird das hiervon betroffene Referenzprojekt in der Auswahl der Bewerber, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden (vgl. § 51 VgV), nicht gewertet. Bei Erfüllung eines oder mehrerer der nachfolgend genannten Auswahlkriterien, zu denen der Bewerber entsprechende Eigenerklärungen zu machen hat, erhält ein die Mindestanforderungen erfüllendes Referenzprojekt hinsichtlich der Bewerberauswahl folgende Punkte: Auswahlkriterien für die Referenzprojekte: Die drei Referenzprojekte erhalten Punkte entsprechend des Auftragswerten Die Referenzprojekte bekommen für die Vergleichbarkeit weitere Punkte und zwar jeweils einen Punkt für die Erfüllung jedes einzelnen der nachfolgenden Kriterien - Das Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand die Erstellung eines Chatbots mit folgenden Leistungen - Projektmanagement - Beratungsleistung - Erstellung des Chatbots - Training des Sprachmodells - Support - Weiterentwicklung - Schulung - Das Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand die Erstellung eines Chatbots für Service Hotline IT Support - Der Chatbot des Referenzprojekts kann das Wissen, das intern auf verschiedenen Quellen verteilt ist, bündeln und leichter zugänglich machen. - Wie hoch war die entsprechende Mitarbeiterzahl des Unternehmens, in denen IT Chat Bot eingeführt wurde? - Mindestens ein Referenzprojekt hatte insbesondere zum Leistungsgegenstand Anfragen für den IT Support von mind. 3000 Anfragen pro Jahr. - Mindestvoraussetzung für die Vergleichbarkeit ist vorliegend, wenn das Referenzprojekt in dem Zeitraum 01.01.2022 bis zum Ablauf der Frist zur Abgabe der Teilnahmeanträge erbracht wurde. - Mindestvoraussetzung ist, dass die Referenz aus Sicht des Referenzauftraggebers vertragskonform erbracht wurde (Keine Wertung der Referenz, wenn der Auftragnehmer mit der Leistung nicht zufrieden war.)
Kriterium
Eigenerklärung über den bzw. die für die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen zum Einsatz kommende/n Projektleiter/in (projektverantwortliche/r Projektleiter/in) und dessen bzw. deren Stellvertretende/n (stellvertretende/r Projektleiter/in) jeweils mit Angabe von Name, Dauer seiner bzw. ihrer B … ganz lesenEigenerklärung über den bzw. die für die ausschreibungsgegenständlichen Leistungen zum Einsatz kommende/n Projektleiter/in (projektverantwortliche/r Projektleiter/in) und dessen bzw. deren Stellvertretende/n (stellvertretende/r Projektleiter/in) jeweils mit Angabe von Name, Dauer seiner bzw. ihrer Berufserfahrung im Bereich der Projektsteuerung. Als projektverantwortliche/r Projektleiter/in und stellvertretende/r Projektleiter/in dürfen nur benannt werden, wer die ausschreibungsgegenständliche Leistung hauptverantwortlich selbst im Tagesgeschäft bearbeiten wird. Die für diese Leistung zum Einsatz kommende/n Projektleiter/in (projektverantwortliche/r Projektleiter/in) und dessen bzw. deren Stellvertretende/n (stellvertretende/r Projektleiter/in müssen die Mindestvoraussetzung entsprechend erfüllen. Mindestvoraussetzung sind 2 Berufsjahre. Für weitere Berufsjahre erhält der Mitarbeiter entsprechende Punkte. Mindestvoraussetzung ist ein bereits durchgeführtes Projekt bei einem Referenzgeber, welches die Unterstützung bei der Erstellung/Umsetzung eines Chatbots als Inhalt hatte. Bei Unterstützung eines Projekts zur Erstellung/Umsetzung eines Chatbots für Service Hotline IT Support bei einem Referenzgeber, erhält der Mitarbeiter weitere Punkte.
Kriterium
Mindestanforderung ist, dass sich in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters/die addierte Zahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl im Falle einer Bietergemeinschaft auf mehr als 4 Beschäftigte beläuft Eigenerklärung, aus der … ganz lesenMindestanforderung ist, dass sich in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters/die addierte Zahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl im Falle einer Bietergemeinschaft auf mehr als 4 Beschäftigte beläuft Eigenerklärung, aus der die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Unternehmens in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) ersichtlich ist. Bei einer Bietergemeinschaft sind die durchschnittliche jährliche Zahl der Beschäftigten in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft zu addieren. Mindestanforderung ist, dass sich in den letzten drei Jahren (2022 bis 2024) die durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl des Bieters/die addierte Zahl der durchschnittlich jährlichen Beschäftigtenzahl im Falle einer Bietergemeinschaft auf mehr als 4 Beschäftigte beläuft. Mindestanforderung ist, dass im letzten Jahr (2024) mindestens 3 Mitarbeiter hauptsächlich für den Bereich der technischen Umsetzung und Implementierung zuständig waren. Für jeden weiteren Mitarbeiter gibt es 1 Wertungspunkt. Es können bis zu 5 Wertungspunkte erreicht werden.
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl
3 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang4 von 6 angegeben

Vertragsbeginn
keine Angabe
Vertragsende
keine Angabe
Dauer
48 Monate
Verlängerung
Die Vertragslaufzeit verlängert sich automatisch um 12 Monate, wenn dieser nicht gekündigt wird.
Optionen
Der Chatbot soll in Zukunft auch für weitere Themenbereich eingesetzt werden. Es muss möglich sein, eine weitere Installation aufzusetzen, um dem Auftraggeber einen weiteren, separaten Chatbot zur Verfügung zu stellen, denkbar wäre beispielsweise ein Einsatz im Bereich Personal usw.
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung8 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
dtvp.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
3 Monate
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Abgeschlossen wird ein EVB IT Systemvertrag mit den dazugehörigen AGBs.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Regierung von Oberbayern Vergabekammer Südbayern, Maximilianstraße 39, 80538 München
Fristen für Nachprüfungsanträge
Gemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer … ganz lesenGemäß § 160 Abs. 3 Satz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ist ein Nachprüfungsantrag unzulässig, soweit 1. der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von zehn Kalendertagen gerügt hat; 2. der Ablauf der Frist nach § 134 Abs. 2 GWB bleibt unberührt, 3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 5. mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrags nach § 135 Abs. 1 Nr. 2 GWB. § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB bleibt unberührt.
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:startup#, #Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hinweis
Bekanntmachungs-ID: CXP4YJ155XS

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Anschrift
Haidenauplatz 1, 81667 München
Kontakt
vergabe@md-bayern.de

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Bayern. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

226vergebene Aufträge
2Angebote je Los im Median (164 Lose mit Angabe)
379.589 €Zuschlagswert im Median
229.936 € – 761.593 €mittlere Hälfte, 44 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Software in Bayern (23 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 28.02.2025
  2. 1. Berichtigung · Korrektur – BeschafferFrist 28.02.2025

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

Ähnliche offene Ausschreibungen

Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung afe41553-d3b5-4de4-ba0c-1a1fb2d0f3b1.