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SV-JMÄ-250327-009, Einführung einer HR-Suite

SWM Services GmbH · München, Bayern

Aktenzeichen SV-JMÄ-250327-009veröffentlicht 07.04.2025DienstleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefristseit 549 Tagen abgelaufen

Dieses Verfahren ist abgeschlossen oder älter. Die Seite bleibt zur Information erreichbar.

Diese Frist ist vorbei. Das läuft gerade

Offene Ausschreibungen derselben Leistung im Gebiet München.

Alle Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Bayern (54 offen)

Auf einen Blick

Art des Auftrags
Dienstleistungen
Geschätzter Wert
keine Angabe
Laufzeit
8 Jahre01.01.2026 – 31.12.2033, bis zu 3 Verlängerungen
Lose
1
Rahmenvereinbarung
nein
Ort der Leistung
München80992, Bayern
Einreichung
elektronisch: Erforderlichswm.de

Schnellprüfung für Bieter

  • Unterlagen frei zugänglichja
  • Elektronische Einreichung verpflichtendja
  • Nebenangebote zugelassennein
  • Mehrere Hauptangebote zugelassennein
  • Laut Auftraggeber für KMU geeignetja
  • Sicherheiten verlangtnein
  • Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
  • E-Rechnung verpflichtendnein
  • Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
  • Elektronische Auktionnein
  • Aus EU-Mitteln finanziertkeine Angabe
  • Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 126 Tage (81 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 3 Angebote je Los (149 Lose mit Angabe).

Die Gewichtung von Preis und Leistung steht nicht in der Bekanntmachung, nur in den Vergabeunterlagen.

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

  1. Veröffentlichung
    vor 19 Monaten
  2. Teilnahmeanträge bis 10:00 Uhr
    vor 18 Monaten
  3. Vertragsbeginn
    Laufzeit bis 31.12.2033
    vor 10 Monaten
  4. Heute

Beschreibung

Die Stadtwerke München (SWM) planen bis Ende 2028 eine neue HR-Suite mit Fokus auf die Bereiche Personalbeschaffung (Rekrutierung, interner Arbeitsmarkt, Onboarding), Personalentwicklung (Trainings/Fortbildung, Nachfolgeplanung, Talent Management) und Beurteilung (Performance Management, Gehaltsmaßnahmen) einzuführen.

Scope: - Softwareüberlassung (SaaS): Bereitstellung und Einräumung der Nutzungsrechte (Lizenzen) für eine HR-Suite mit den folgenden Modulen und dem erwarteten Funktionsumfang ab Produktivsetzung: Personalentwicklung (Ziel- und Performance Management, Nachfolgeplanung und Entwicklungsmanagement), Personalgewinnung Recruiting und Onboarding), Lernen, Compensation/Vergütung, Personalplanung und -controlling, HR-Suite Core (Stammdaten Mitarbeiter und Informationen zur Organisation sowie Workflows). - Bereitstellung Nutzungsrechte für das Test- und Schulungssystem (nach erster Konzeption). - Service und Support für die bereitgestellte HR-Suite über eine Mindestvertragsdauer von 5 Jahren mit der Option auf Verlängerung um je ein Jahr für insgesamt 3 Jahre. - Der Service und Support umfasst u. a. folgende Tätigkeiten (Verfügbarkeit des Systems von 99,5 % im 24x7-Betrieb; Behebung von Störungen im Betrieb etc.) - Dokumentation der Lösung für Anwender und fachliche Schulungen in Deutsch sowie für fachliche Administration inkl. Benutzerverwaltung, Benutzerhandbuch, Systembeschreibung, Betriebshandbuch, Installationshandbuch etc. in Deutsch und Englisch). - Herbeiführung Betriebsbereitschaft aller benötigten Module inkl. Begleitung der Einführung/Beratung der Fachbereiche; Fachliche und technische Konzeption, beispielsweise im Rahmen von Fit-to-Standard-Workshops, um die für die SWM passendste Umsetzung im Rahmen des Systemstandards zu finden und nachgelagert zu implementieren. - Konfiguration und Umsetzung der Module bzw. Themen auf Basis der abgestimmten Konzepte - Schaffung und Anpassung der nötigen Schnittstellen - Datenmigration aus bestehenden IT-Systemen - Durchführung und Begleitung von Tests inkl. Fehlerbehebung - Inbetriebnahme und Einführung der jeweiligen Module (GoLive) - Anbindung an relevante Schnittstellen (v. a. SAP HCM) - Begleitung der Einführung (Early Life Support) - Initiale Schulungen in deutscher Sprache für das Projektteam, Administratoren und Multiplikatoren - Bereitstellung von E-Learnings in deutscher Sprache für die Anwender der HR-Suite - Elektronische Personalakte (optional): Konzeption, Einführung und Bereitstellung von Zugriffen auf Dokumente im vorhandenen Archivsystem der SWM im Sinne einer elektronischen Personalakte. - Schriftverkehr (optional): Nutzung von Schriftverkehr-Funktionalitäten inkl. Anbindung der bereits implementierten elektronischen Signatur (AdobeSign) im Rahmen von Prozessen, die durch die HR-Suite unterstützt werden. - Ticket System (optional): Konzeption, Einführung und Bereitstellung eines Ticket-Systems zur Bearbeitung nutzerspezifischer HR-Anfragen.

Ergänzend sind folgende Leistungen zu erbringen: • Durchführung von „Cloud Readiness Assessments“ mit den Fachbereichen/der IT: Identifikation, wo die SWM fachlich/technisch stehen und was zu tun ist, um das System gewinnbringend nutzen zu können (Erfahrungen des Auftragnehmers/Best Practices). • Begleitung auf dem Weg hin zur Nutzung des Standards (z. B. „Fit to Standard“, „Process follows Standard“).

Mindestanforderungen an den Implementierungspartner (Ausschlusskriterien):

- Der Bewerber bestätigt, dass die Kommunikations- und Projektsprache während der Implementierung sowie für den Betrieb/Support Deutsch ist (Ausschlusskriterium). - Beschreibung der Maßnahmen zur Qualitätssicherung; alternativ Vorlage des Zertifikats DIN EN ISO 9001:2015-09 "Qualitätsmanagementsysteme" oder gleichwertig. Stellen Sie schlüssig und nachvollziehbar dar, welche Maßnahmen zur Qualitätssicherung getroffen werden und auf welche Art und Weise Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen implementiert ist und im Betrieb umgesetzt wird. - Unternehmenskonstellation und Auftragserbringung: Sollten Sie selbst nicht der Software-Hersteller sein, sondern die Software als Partner des Herstellers anbieten, beschreiben Sie bitte die Verantwortungen / das Zusammenspiel / die Vorgehensweisen sowie die jeweiligen Ansprechpartner im Projekt und im Betrieb.

Bedingungen

Zuschlag0 von 1 angegeben

Kriterien
keine Angabe

Eignung6 von 6 angegeben

Eintragung in ein relevantes Berufsregister
Eignung zur Berufsausübung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: (1) Erklärung des Unternehmens, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung erfüllt sind. (2) Nachweis … ganz lesenEignung zur Berufsausübung: Befähigung zur Berufsausübung einschließlich Auflagen hinsichtlich der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister: (1) Erklärung des Unternehmens, dass die gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistung erfüllt sind. (2) Nachweis über eine Eintragung in das Berufs- oder Handelsregister des Sitzes oder Wohnsitzes des Unternehmens. (3) Erklärung des Unternehmens, dass die gesetzliche Verpflichtung zur Zahlung der Steuern und Abgaben sowie der Beiträge zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist. (4) Erklärung des Unternehmens, ob das Unternehmen Mitglied bei der Berufsgenossenschaft ist und die Verpflichtung zur Zahlung der Beiträge an die Berufsgenossenschaft/gesetzliche Unfallversicherung ordnungsgemäß erfüllt ist. (5) Erklärung des Unternehmens, dass keine schwere Verfehlung vorliegt, welche die Zuverlässigkeit als Bewerber in Frage stellt. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlegen.
Andere wirtschaftliche oder finanzielle Anforderungen
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: (6) Erklärung des Unternehmens, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (7) Erklärung des Unternehmens, dass über dessen Vermögen kein Insolvenzverfahren oder vergleichbar gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung bea … ganz lesenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: (6) Erklärung des Unternehmens, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen (7) Erklärung des Unternehmens, dass über dessen Vermögen kein Insolvenzverfahren oder vergleichbar gesetzliches Verfahren eröffnet oder die Eröffnung beantragt oder der Antrag mangels Masse abgelehnt worden ist. (8) Erklärung des Unternehmens, dass sich das Unternehmen nicht in Liquidation befindet. (9) Gesamtumsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen. (10) Umsatzanteile des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind, unter Einschluss des Anteils bei gemeinsam mit anderen Unternehmen ausgeführten Aufträgen. Ausländische Unternehmen, in deren Herkunftsland die geforderten Nachweise nicht erhältlich sind, können vergleichbare Bescheinigungen der zuständigen Behörden oder Stellen ihres Herkunftslandes unter Beifügung einer amtlich beglaubigten oder von einem öffentlich bestellten oder beeidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigten Übersetzung in die deutsche Sprache vorlegen.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: (11) Referenzen über die abgeschlossene (= fertiggestellte) Ausführung von Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und deren Fertigstellungszeitpunkt (= Abnahme) im aktuellen Jahr, vor dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, oder in d … ganz lesenTechnische und berufliche Leistungsfähigkeit: (11) Referenzen über die abgeschlossene (= fertiggestellte) Ausführung von Leistungen, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind und deren Fertigstellungszeitpunkt (= Abnahme) im aktuellen Jahr, vor dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, oder in den letzten fünf vorhergehenden Kalenderjahren liegt. Zu den Referenzen sind folgende Angaben erforderlich: Auftraggeber, Ansprechpartner des AG mit Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Ort der Ausführung, Vertragsverhältnis, Beschreibung mit Art und Umfang der erbrachten Leistung, Ausführungszeitraum und Auftragswert (netto) pro Jahr. Spezielle Anforderungen an die Referenzen: Der Anbieter muss in der Lage sein, die geforderten Leistungen termingerecht und in angemessener Qualität durchzuführen. Der Nachweis über die Fachkunde soll in Form von Referenzen über die Ausführung von vergleichbaren Leistungen erfolgen. Es sind drei Referenzen einzureichen. Die Referenzen werden zur Bewertung der Leistungsfähigkeit und fachlichen Qualifikation herangezogen. Die Ausführungen pro Referenz sollen den Umfang von zwei DIN-A4-Seiten inklusive Grafiken nicht überschreiten. Das Leistungsende (= Abnahme) soll im aktuellen Jahr, vor dem Zeitpunkt der Bekanntmachung, oder in den letzten 5 vorhergehenden Kalenderjahren liegen und die Referenz soll u. a. die Abdeckung des geforderten Leistungsumfangs darstellen. Die Referenzen müssen sich auf mindestens 3 erfolgreich durchgeführte Cloud-SAP-HCM-Implementierungen (SaaS mit Integration der Module Personaladministration (SAP PA), Organisationsmanagement (SAP OM), Payroll (SAP PY)) beziehen (für Unternehmen mit > 2.000 MA), darunter mindestens 1x mit 10.000 Mitarbeiter. Im Einzelnen sind damit folgende Punkte zu erläutern: 1. Allgemeine Informationen zu den Kunden mit Ansprechpartner, Zeitraum der Aufgabenerfüllung, inhaltliche Darstellung der wesentlichen Leistungen mit Wert, Umfang bzw. Mengenangaben), die die genannten Mindestanforderungen erfüllen. 2. Einführung einer HR-Suite mit jeweils folgenden Einzelleistungen: Projektleitung, fachliche Lösungsberatung, technische Beratung inklusive Schnittstellenentwicklung und Schulungen. 3. Informationen zur Anforderungen an die erbrachten Leistungen: - Anteil der Projektleitung - Anteil der Fachliche Lösungsberatung - Anteil der Technischen Beratung - Anteil der Schnittstellenentwicklung - Anteil der Schulungen 4. SAP HCM-Anbindung (insbesondere mit Integration SAP PA, SAP OM und SAP PY) bei der HR Suite durchgeführt (> 2.000 MA) Von Vorteil sind folgende Aspekte: - Module für Personalentwicklung (Ziel- und Performance Management, Nachfolgeplanung und Entwicklungsmanagement), Personalgewinnung und Onboarding, Lernen, Compensation, HR Core inkl. sonstigen HR-Workflows wurden implementiert. - Prozessorientiertes Customizing fand statt, nach den Anforderungen des Auftragsgebers. - Rollenspezifisches Schulungskonzept wurde erarbeitet (Abdeckung von Fach- und Endanwendungen). - Durchgängige Testdokumentation wurde erstellt. - Anbindung von Umsystemen ist erfolgt. Hinweise: Bei mehreren Referenzkunden kann es sich auch um unterschiedliche organisatorische Einheiten eines Auftraggebers handeln. Die Referenzen sind einzeln und nacheinander mit allen geforderten Angaben darzustellen. Vermischung der Referenzen, unklare Verweise und ähnliches sind zu vermeiden. Können Angaben nicht eindeutig zugeordnet werden, kann die Referenz nicht gewertet werden. (12) Personelle Ausstattung: Zahl der im Unternehmen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren jahresdurchschnittlich beschäftigten Arbeitskräfte (13) Angaben zur Technischen Ausrüstung, die für die Ausführung der Leistung zur Verfügung steht. Spezielle Anforderung an die technische Ausrüstung: keine (14) Auftragsspezifische Erklärungen und Nachweise: - Eigenerklärung Russlandbezug - Personelle Ausstattung: Über wie viele Ressourcen verfügt das Unternehmen in folgenden Kategorien (d. h. Ressourcen, di …
Nachreichen von Unterlagen
Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe
Rein nationale Ausschlussgründe
Begrenzung der Bewerberzahl
1 bis 5 Bewerber

Laufzeit und Umfang5 von 5 angegeben

Vertragsbeginn
01.01.2026
Vertragsende
31.12.2033
Verlängerung
bis zu 3-mal
Optionen
Verlängerungsoption um drei mal je ein Jahr, d.h. bis 31.12.2033
Rahmenvereinbarung
nein

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung
Erforderlich
Einreichung über
swm.de
Sprache
Deutsch
Nebenangebote
Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote
Nicht zulässig
Elektronischer Katalog
Nicht zulässig
Bindefrist
keine Angabe
Angebotsöffnung
keine Angabe
Sicherheiten
nicht verlangt

Ausführung5 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen
Leistung: Die Leistungen müssen aus Gründen des Datenschutzes und wegen Securityvorgaben aus einem Land der EU erfolgen. Die Kommunikation in Wort und Schrift muss in deutscher Sprache erfolgen.
Vertraulichkeit
keine Angabe
E-Rechnung
Zulässig
Elektronische Bestellung
wird genutzt
Elektronische Zahlung
wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung
Nein
EU-Mittel
keine Angabe

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle
Regierung von Oberbayern, Vergabekammer Südbayern, Maximiliansstr. 39, 80538 München
Fristen für Nachprüfungsanträge
Ein Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zuges … ganz lesenEin Nachprüfungsantrag ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB). Ein Nachprüfungsantrag ist zudem unzulässig, soweit der Antrag erst nach Zuschlagserteilung zugestellt wird (§ 168 Abs. 2 Satz 1 GWB). Die Zuschlagserteilung ist möglich 10 Kalendertage nach Absendung (elektronisch oder per Fax) der Bekanntgabe der Vergabeentscheidung (§ 134 GWB). Die Zulässigkeit eines Nachprüfungsantrags setzt ferner voraus, dass der Antragsteller die geltend gemachten Vergabeverstöße, soweit diese vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt wurden, innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen, soweit die Vergabeverstöße aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung, Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe, gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat (§ 160 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 - 3 GWB).
Beschaffungsübereinkommen (GPA)
fällt darunter

Zusätzliche Informationen2 von 2 angegeben

Hinweis
#Besonders auch geeignet für:freelance#,#Besonders auch geeignet für:startup#,#Besonders auch geeignet für:selbst#,#Besonders auch geeignet für:other-sme#
Hinweis
Die Einreichung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch über das Lieferantenportal der SWM. Für das Vergabeverfahren werden die Vergabeunterlagen unter der in der genannten URL zum freien Download zur Verfügung gestellt. Voraussetzung für die elektronische Einreichung der Teilnahmeanträge ist eine … ganz lesenDie Einreichung der Teilnahmeanträge erfolgt elektronisch über das Lieferantenportal der SWM. Für das Vergabeverfahren werden die Vergabeunterlagen unter der in der genannten URL zum freien Download zur Verfügung gestellt. Voraussetzung für die elektronische Einreichung der Teilnahmeanträge ist eine Freischaltung der Vergabeunterlagen im Lieferantenportal (URL: https://www.swm.de/einkauf/bekanntmachungen). Diese ist mit Angabe der Aktenzeichen SV-JMÄ-250327-009 anzufordern. Im Falle einer Bewerbergemeinschaft ist durch jedes Mitglied der Bewerbergemeinschaft ein elektronischer Teilnahmeantrag über das Lieferantenportal einzureichen. Die Aufteilung der (Teil)-Leistungen bzw. Aufgaben auf die einzelnen Mitglieder der Bewerbergemeinschaft ist für den Auftragsfall darzustellen. Objektive Kriterien für die Auswahl der begrenzten Zahl von Bewerbern: Die Auswahl der Bewerber für die Aufforderung zur Angebotsabgabe erfolgt über eine Prüfung und Bewertung der mit dem Teilnahmeantrag eingereichten Eignungsnachweise im Bezug zu den vorgegebenen Eignungskriterien (= Eignungsprüfung). Voraussetzung für die Berücksichtigung eines Teilnahmeantrages ist dessen fristgerechte Einreichung, die Vollständigkeit der Eignungsnachweise sowie die Einhaltung von etwaigen Mindestanforderungen.

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Art
Mit Strom zusammenhängende Tätigkeiten
Anschrift
Emmy-Noether-Str. 2, 80992 München
Kontakt
kein Funktionspostfach angegeben, siehe Originalbekanntmachung

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Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 720 (IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung) in Bayern. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

301vergebene Aufträge
3Angebote je Los im Median (249 Lose mit Angabe)
806.722 €Zuschlagswert im Median
312.605 € – 1,47 Mio. €mittlere Hälfte, 41 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: IT-Dienstleistungen in Bayern (54 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens2 Meldungen

  1. Vergabebekanntmachung
  2. Bekanntmachung (diese Seite)Frist 07.05.2025

Berichtigte Fassungen bleiben aufrufbar. Die Suche zeigt je Verfahren nur die aktuelle.

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Quelle: Bekanntmachungsservice des Bundes (oeffentlichevergabe.de), Lizenz CC0. Stand der Daten: 04.11.2026. Maßgeblich ist allein die Originalbekanntmachung. Kennung 4cd4824a-4ac7-45f4-85f0-9a4a6891b12f.