Stiftung Jugend forscht e. V. - Rahmenvertrag Veranstaltungsmanagement

Die zu vergebende Leistung umfasst die Organisation, Koordination und begleitende Durchführung sowie Nachbereitung der o. g. Veranstaltungen für Jugend forscht Alumni insbesondere die folgenden Teilleistungen: 1.Einladungsmanagement: - Dazu zählen u.a. anhand von Vorlagen die Vorbereitung und der Versand von Einladungsschreiben, sowie Erinnerungsmails und/oder nachträglichen Einladungen anhand von durch die Stiftung Jugend forscht e. V. bereitgestellten Informationen und Flyern - Ferner die Einrichtung einer Online-Anmeldemaske, die systematische Erfassung der Antworten und Rückläufer, den Versand von Zu- und Absageschreiben sowie Veranstaltungsunterlagen per E-Mail sowie die Erstellung und fortlaufende Aktualisierung/Pflege von Teilnehmendenlisten. - Für die Veranstaltung sind eine Teilnehmendenliste zur Unterschrift sowie einheitliche Namensschilder für alle Teilnehmenden, ExpertInnen und Mitglieder des Organisationsteams vorzubereiten.- Einrichtung einer zentralen Projekt-E-Mail-Adresse, Anfragen zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind jeweils zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e.V. weiterzuleiten. - Die An- und Abreise ist durch das Recherchieren, Buchen und Bereitstellen von Bahnfahrtickets vorzubereiten. 2.Referierendenmanagement:- Unter Berücksichtigung des thematischen Schwerpunkts der Veranstaltung sind Expertinnen und Experten aus Wissenschaft und Wirtschaft für eine Referententätigkeit zu recherchieren und nach Abstimmung anzufragen. - Anfragen der Referierenden zu organisatorischen Punkten wie Anreise, Unterkunft, Verpflegung, Ablauf der Veranstaltung, Technik oder Material sind zeitnah zu beantworten. Inhaltliche Fragen sind an die Stiftung Jugend forscht e. V. weiterzuleiten. - Von den Referierenden bereitgestellte Materialien (PowerPoint-Präsentationen, Workshop-Unterlagen, etc.) sind im Vorfeld der Veranstaltung zu sammeln, ggf. technisch aufzubereiten und für die Teilnehmenden zu vervielfältigen. 3.Organisation und Management des Veranstaltungsortes: -Recherche, Auswahl und Buchung von Veranstaltungsorten in Abstimmung - Vorbereitung der Räumlichkeiten vor Ort in Abstimmung mit den zuständigen Ansprechpersonen der gastgebenden Institution und insbesondere die Organisation der Veranstaltungstechnik sowie ggf. Beauftragung und Koordination von externen Dienstleistern. 4.Organisation von Übernachtung und Verpflegung für die Teilnehmenden und Referierenden:- Für die Teilnehmenden, Referierenden und das Organisationsteam sind rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn Hotelzimmer unter Berücksichtigung des vorgegebenen Budgets zu reservieren/zu buchen.- Recherche, Auswahl und Beauftragung eines Caterers am Veranstaltungsort sowie die Recherche, Auswahl und Reservierung von Restaurants für die Verpflegung am Abend, ebenso wie die Auswahl von Speisen und Getränken (ggf. Aushandlung von besonderen Konditionen für Gruppen) unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der Veranstaltung sowie des vorgegebenen Budgets. 5.Organisation des Rahmenprogramms:- Üblicherweise Führung durch die gastgebende Institution zum Programm einer Alumni-Veranstaltung zugehörig. Diese ist in Abstimmung mit den Ansprechpersonen vor Ort zu organisieren.- Ggf. ist ferner ein Rahmenprogrammpunkt je Veranstaltung in Abstimmung mit der Stiftung zu organisieren, der idealerweise einen inhaltlichen Bezug zur Veranstaltung aufweist. 6.Allgemeine Organisation im Vorfeld der Veranstaltung:- Dazu gehören die Zusammenstellung und der Transport der Tagungsunterlagen und sonstiger benötigter Materialien zum Veranstaltungsort, ebenso wie die Distribution vor Ort. - Darüber hinaus ist der Transfer der Teilnehmenden zwischen Hotel und Veranstaltungsorten (inkl. Kauf von z. B. Gruppentickets sowie schriftlicher Aufbereitung sachdienlicher Informationen für die Teilnehmenden) sowie ggf. der Transport der Materialien zu organisieren. 7.Begleitung der Veranstaltung vor Ort:- Der Auftragnehmer übernimmt zudem die Anmeldung der Teilnehmenden vor Ort sowie die Ausgabe von Materialien bei der Veranstaltung.- Ferner fungiert er als Ansprechpartner für auftretende Fragen und zur Lösungsfindung für im Verlauf der Veranstaltung auftretende akute Probleme betreffend.- Während der Veranstaltung sind sämtliche Fremddienstleister zu koordinieren bspw. die Anlieferung und der Aufbau des Caterings. 8.Nachbereitung der Veranstaltung:- Diese umfasst die Vorbereitung von Teilnahmebestätigungen und deren Versand an die Teilnehmenden.- Bei der Veranstaltung entstandene Fotos sind zu sichten und eine Auswahl ist zu treffen, die - nach Abstimmung mit der Stiftung Jugend forscht e. V. - den Teilnehmenden bereitzustellen ist. - Protokolle und von den Referentinnen und Referenten für den Versand an die Teilnehmenden bereitgestellte Informationsmaterialien sind einzuholen und den Teilnehmenden digital bereitzustellen.- Ferner umfasst die Nachbereitung die Einrichtung einer Online-Feedbackmaske, die systematische Erfassung der Antworten sowie die Aufbereitung der Befragungsergebnisse und deren Bereitstellung im PDF-Format für die Stiftung Jugend forscht e. V. - Im Regelfall sind Reisekostenabrechnungen sowie Hotelabrechnungen und Kosten für Dienstleistungen zu bearbeiten. - Die finalen Buchungs- und Teilnehmendenlisten sind der Stiftung Jugend forscht e.V. im Nachgang bereitzustellen. 9.Allgemeines Projektmanagement: -Erstellung eines detaillierten Projektplans -Recherche von Fremdienstleistern nebst Einholen entsprechender Angebote -kontinuierliche Abstimmung Die Stiftung legt im Vorfeld die thematische Ausrichtung in Abstimmung fest und definiert das Budget.Daraus ergeben sich die weiteren Planungsschritte. Für zu vergebende Fremdleistungen sind vom Auftragnehmer geeignete Vergleichsangebote einzuholen. Eine Beauftragung von Drittanbietern erfolgt nur nach vorheriger Genehmigung durch die Stiftung