Stadtentsorgung Rostock GmbH - Vergabe der Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme eines ERP-Systems mit ggf. weiteren Softwaremodulen

Die Stadtentsorgung Rostock GmbH (SR) ist ein innovatives und leistungsstarkes Entsorgungsunternehmen, das kommunale Dienstleistungen im Großraum Rostock erbringt. Die Geschäftsanteile der SR werden zu 100 % von der Rostocker Versorgungs- und Verkehrs-Holding GmbH gehalten, deren Geschäftsanteile wiederum zu 100 % von der Hansestadt Rostock gehalten werden. Zu den Kerngeschäftsfeldern der SR zählen die Sammlung und der Transport von Hausmüll, Sperrmüll und Papierkorbabfällen, die Sammlung, Behandlung und Verwertung von organischen Abfällen sowie die Straßenreinigung und der Winterdienst. Darüber hinaus betreibt SR vier Recyclinghöfe im Stadtgebiet Rostock. Das Unternehmen ist durch mehrere Tochtergesellschaften breit aufgestellt. Die SR Technik GmbH (SRT) übernimmt die Durchführung von Kfz-Werkstatt-Dienstleistungen sowie den Winterdienst und die Straßenreinigung für Gewerbekunden. Die SR Service GmbH (SRS) verantwortet den gewerblichen Containerdienst, die gewerbliche Bioabfallentsorgung, die Entsorgung von Papier und Kartonagen für Gewerbekunden sowie die Sammlung von Pappe, Papier und Leichtstoffen in der Hansestadt Rostock. Die Marieneher Umweltschutz & Recycling GmbH (MUR) ist spezialisiert auf Abbruch, Entsorgung, Recycling und Aufbereitung von Bau- und Abbruchabfällen. Den ca. 300 Mitarbeitern in der Unternehmensgruppe stehen an die 170 teils hochspezialisierte Fahrzeuge im eigenen Fuhrpark zur Erledigung der Aufgaben zur Verfügung. Bei der SR und ihren Tochterunternehmen sind derzeit verschiedene IT-Systemlandschaften in Betrieb. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt die SR die Bereitstellung, Lizenzierung, Implementierung und Inbetriebnahme einer ganzheitlichen IT-Lösung für ihr Unternehmen und ihr Tochterunternehmen SRT für mindestens sieben (7) Jahre im Wege eines Wettbewerblichen Dialogs zu beschaffen. Die ins Auge gefasste Lösung soll ein integriertes ERP-System sowie ggfs. ergänzende Softwaremodule zur Unterstützung der operativen Geschäftsprozesse, des Personalmanagements, der Finanzbuchhaltung einschließlich Controlling, ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und weitere relevante IT-Komponenten umfassen. Mit Blick auf die im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung im Wettbewerblichen Dialog zu entwickelnden Lösung legt die SR besonderen Wert auf die kontinuierliche Optimierung von Prozessen und den effizienten Einsatz moderner Technologien, um auch in Zukunft den hohen Ansprüchen ihrer Kunden gerecht zu werden. Von hervorgehobener Bedeutung ist dabei eine hohe Verfügbarkeit der Systeme, intuitive und benutzerfreundliche Bedienung, umfassende IT-Sicherheit sowie die konsequente Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Die erforderliche Implementierung der Softwarelösung soll die Durchführung des Einführungs-/ Implementierungsprojekts durch den späteren Auftragnehmer (mit Unterstützung der SR) umfassen. Gegenstand der Dialogphase des Wettbewerblichen Dialogs werden neben den wertungsrelevanten Aspekten der anzubietenden Lösung insbesondere die Themen "Implementierung", "Betriebs-/Lizenzmodell" und "Umfang der Softwaremodule" sein. Im Rahmen der Dialogphase haben die Dialogteilnehmer weiterhin ein Grob-Konzept zur Implementierung der Software-Lösung zu erarbeiten und mit der SR abzustimmen. Dieses Konzept soll vom erfolgreichen Bieter nach Zuschlagserteilung / Vertragsschluss zu einem von der SR abzunehmenden Fein-Konzept ausgearbeitet werden. Nach Zuschlagserteilung sind also vom späteren Auftragnehmer im Rahmen des Einführungs-/ Implementierungsprojekts auf Basis des abgestimmten Grob-Konzepts die genauen (insbesondere prozessualen) Anforderungen der SR und ihrer Konzerngesellschaften an die IT-Lösung zu identifizieren bzw. zu konkretisieren. Abhängig vom in der Dialogphase ausgewählten Betriebs-/Lizenzmodell (z.B. On-Premise Installation; SaaS/Cloud o.ä.) erbringt der spätere Auftragnehmer nach Abschluss des Implementierungsprojekts laufende Leistungen (d.h. z.B. Wartung/Pflege, Betriebsleistungen, Support) gegenüber der SR für eine Laufzeit von voraussichtlich mindestens sieben Jahren. Es wird klarstellend darauf hingewiesen, dass der in der Auftragsbekanntmachung sowie der beiliegenden Dialogbeschreibung dargestellte Umfang der IT-Lösung / Zusammensetzung der Softwaremodule nicht zwingend dem Umfang zum Zeitpunkt der späteren Bezuschlagung entsprechen muss. Mit anderen Worten: Ein Ergebnis der Dialogphase kann auch sein, dass einzelne Softwaremodule nicht Bestandteil der Lösung im hiesigen Vergabeverfahren sind, sondern getrennt beschafft werden. Des Weiteren behält sich die SR im Wege von vertraglichen Optionsrechten die Möglichkeit vor, die entwickelte Lösung durch den späteren Auftragnehmer auch in ihren Tochterunternehmen SRS und / oder MUR bereitzustellen, zu lizensieren, zu implementieren und in Betrieb zu nehmen. Ebenso kann die SR optional die Laufzeit des Vertragswerks in Abhängigkeit des ausgewählten Betriebs- / Lizenzmodells verlängern An dem Vergabeverfahren können sich sowohl Einzelunternehmen mit oder ohne Nachunternehmen als auch Bewerbergemeinschaften (Konsortien) teilnehmen, vgl. auch Ziffer 4. des ersten Verfahrensbriefs / dem Anschreiben zum Teilnahmewettbewerb. Die SR beabsichtigt, jedem Unternehmen, das einen wertungsfähigen Lösungsvorschlag einreicht, abhängig vom Verfahrensstadium stufenweise eine Aufwandsentschädigung von bis zu EUR 22.500 netto zu zahlen. Im Fall des später beauftragten Unternehmens wird diese Aufwandsentschädigung mit dem Vergütungsanspruch verrechnet. Im Einzelnen siehe Dialogbeschreibung, welche den interessierten Unternehmen mit der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellt wird.