Softwarelösung für die elektronische Verarbeitung von Eingangsrechnungen inkl. Archiv und Katalogsystem Berliner Bäder-Betriebe

Die BBB verfügen derzeit über keine workflowgestützte elektronische Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Die dazu notwendigen Schritte der Bearbeitung von papierbezogenen und elektronischen Rechnungen finden weitestgehend manuell statt. Zugrundeliegende Prozesse in der einer Beschaffung folgenden Rechnungsverarbeitung sind organisatorisch wie elektronisch lediglich rudimentär ausgeprägt, ein entsprechendes organisationsweites Regelwerk ist nur in Teilen vorhanden.

Bei der Beschaffung von Liefer- und Dienstleistungen nutzen die BBB unterschiedliche Verfahren. Für Standardartikel wird eine Katalogsoftware eingesetzt., die ersetzt werden soll. Beauftragungen von Dienstleistungen oder die Beschaffung von Non-Katalogartikeln werden über sog. Freitextbestellungen über die Beschaffungsabteilung ausgelöst.

Die BBB setzen gegenwärtig SAP R/3 mit verschiedenen Modulen ein. Da SAP R/3 abgekündigt wurde, beabsichtigen die BBB SAP S/4HANA als neues ERP-System einzuführen. Die Beschaffung der dafür notwendigen Transformationsleistungen wird im Laufe des Jahres 2024, die Produktivsetzung des neuen ERP-Systems voraussichtlich nicht vor Ende 2025 erfolgen.

In der hier vorliegenden Ausschreibung soll daher eine Softwarelösung ausgeschrieben werden, mit deren Hilfe sich ein elektronischer Rechnungsworkflow abbilden lässt (Eingangs- und Ausgangsrechnungen), sowie perspektivisch weitere workflowbasierte Vorgänge. Weiterhin soll die Software auch ein Katalogsystem für Standardartikel sowie eine Funktion zur revisionssicheren Archivierung von Dokumenten bereitstellen. Die Anforderungen an die Softwarelösung werden im vorliegenden Dokument beschrieben.

Für die BBB ist von zentraler Bedeutung, dass sich das zukünftige System sowohl für SAP R/3, als auch für SAP S/4HANA eignen muss. Grund hierfür ist, dass nach der Durchführung der Beschaffung eines Dienstleisters für die SAP-Umstellung zunächst eine Transformationsphase einsetzt, in der Vorbereitungen für den Wechsel von R/3 auf S/4HANA getroffen werden. Diese Phase wird voraussichtlich 12 Monate dauern. Neben der Beschaffung einer Software zur Workflowunterstützung ist daher vorrangiges Ziel dieser Ausschreibung, bereits während der ERP-Transformation mithilfe der hier zu beschaffenden Software die relevanten Prozesse zu digitalisieren und innerhalb der Software abzubilden und produktiv zu setzen. Daher muss das System auch die heutig genutzte on-premise-SAP R/3-Variante (SAP ECC 6.0) unterstützen. Diese Dienstleistung ist neben der Bereitstellung von Softwarelizenzen der zweite wesentliche Schwerpunkt der zu erbringenden Leistung.

Zusammengefasst sind durch den Bieter die folgenden Leistungen zu erbringen: • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung für die Bearbeitung von elektronischen Eingangs- und Ausgangsrechnungen inkl. Workflows, • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung in Form eines Katalogsystems, mit welchem artikelbasierte Standardbeschaffungsprozesse durchgeführt werden können, welche auf die genannten Workflows zurückgreifen, • Lieferung und Bereitstellung einer Softwarelösung für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, • Erhebung, Definition und Implementierung der von den BBB benötigten organisatorischen Beschaffungsprozessen sowie deren softwareseitige Umsetzung, • Anbindung der Software an das derzeitige SAP ECC 6.0, • nach der ERP-Transformation Anbindung der Software an die zukünftige S/4HANA-Instanz, • Pflege und Anpassung der Softwarelösung während der Vertragslaufzeit

Die BBB beabsichtigen, für die Erbringung dieser Leistungen einen Dienstleister zu beauftragen, der die beschriebenen Leistungen über einen Zeitraum von insgesamt maximal 72 Monaten erbringt (24 Monate feste Vertragslaufzeit und 4 x 12 Monate optionale Vertragslaufzeit, jeweils nach 12 Monaten durch die BBB erneut zu beauftragen).