Software für Baugenehmigungen inklusive Implementierung, Installation, Schnittstellen zu weiteren intern verwendeten Softwareprodukten sowie Wartung und Schulungen.

Ziel ist es, die derzeit verwendete Softwarelösung von MPS Inpro durch ein zeitgemäßes und praxistaugliches Fachverfahren zu ersetzen. Die neue Lösung soll alle relevanten rechtlichen Anforderungen sowie die fachlichen Prozesse und organisatorischen Vorgaben des Auftraggebers vollständig erfüllen. Ziel der Ausschreibung ist es, eine Softwarelösung für die Abwicklung von Bauprojekten zu beschaffen, die die folgenden Anforderungen erfüllt:

Optimierung der gesamten Prozesskette vom Einreichen der Bauanträge bis zur Genehmigung, Integration von Wartungsleistungen für einen Zeitraum von vier Jahren nach der Erstinbetriebnahme und Gewährleistung einer benutzerfreundlichen Oberfläche sowie hoher Datenqualität. Im Rahmen des vorliegenden Vergabeverfahrens werden folgende Leistungen vergeben: Lieferung und Lizenzierung einer Software für Baugenehmigungsverfahren. Die ausgeschriebene Software muss mindestens die folgenden Kernkomponenten beinhalten: Genehmigungsverfahren nach HBO, Abbildung der relevanten Genehmigungsverfahren gemäß §§ 63, 64, 65 und 66 im Workflow, Bearbeitung von Bauvoranfragen nach HBO gemäß § 76, Bearbeitung der Verlängerung einer Baugenehmigung gemäß § 74 und Bauvoranfragen nach § 76 sowie Bearbeitung von Teilungsgenehmigungen gemäß § 7 HBO.

Zusätzlich umfasst die Ausschreibung die Bearbeitung von Widerspruchsverfahren, die Bearbeitung allgemeiner Verfahren (z. B. AV-Akten zur Bearbeitung baulicher Missstände, Gefahr in Verzug, Bauüberwachung), die Bearbeitung von Anträgen auf Erteilung einer Abgeschlossenheitsbescheinigung gemäß Wohnungseigentumsgesetz (WEG), die Führung des Baulastenverzeichnisses sowie die Auswertung von Statistiken.

Außerdem sind die Erstellung von Musterschreiben und die Implementierung aktueller Gesetzestexte für diese Vorlagen erforderlich. Die Erbringung von Leistungen zur Integration und Pilotierung, inklusive Schulungen, ist ebenso Bestandteil der Ausschreibung. Fachliche und technische Unterstützung im Betrieb wird während der Implementierungs- und Einführungsphase sowie über die Inbetriebnahme hinaus erwartet. Der Auftragnehmer muss die Weiterentwicklung der angebotenen Software für die gesamte Vertragslaufzeit sicherstellen und die Pflege übernehmen. Die voraussichtlichen Kosten für den Wartungs- und Pflegevertrag sind verbindlich anzugeben; der Vertrag wird für die gesamte Laufzeit geschlossen. Die Pflege beginnt zum Zeitpunkt der Produktivsetzung, regelmäßige Updates und Anpassungen zur Erfüllung der rechtlichen Anforderungen und technischen Entwicklungen sind unbedingt erforderlich. Ein technischer Ansprechpartner muss während der gesamten Vertragslaufzeit für Fragen und Probleme zur Verfügung stehen. Wichtig ist, dass die Software individuelle Workflows bietet, die an die spezifischen Bedürfnisse angepasst werden können. Es ist verpflichtend, eine vollständige Migration aller Fall-, Meta- und Stammdaten sowie der Dokumente des bestehenden Fallbestands durchzuführen. Dies geschieht nach einer zuvor erfolgten Datenkonsolidierung aus unserem aktuellen Fachverfahren MPS Inpro in die angebotene Software. Die Software, die Schulungen, die Projektleitung sowie die gesamte Kommunikation müssen unbedingt in deutscher Sprache erfolgen. Das Ziel besteht darin, die neue Software so medienbruchfrei wie möglich einzusetzen. Wichtige zwingende Aspekte sind daher die bidirektionale Schnittstelle zum DigiBauG-Portal des Landes Hessen (erfolgreiche Implementierung), die Schnittstelle zur Finanzsoftware Newsystem Kommunal Version 7 (aktuelle Version: 24.1) von ekom21 sowie die Schnittstelle zum Dokumentenmanagementsystem d.3 von d.velop. Eine Schnittstelle zu eGovernment Service- und Analyse-Dashboard (eGovSAD) ist unerlässlich. Darüber hinaus ist es wichtig, sowohl interne als auch externe Stellen digital einzubinden und eine elektronische Akte im Fachverfahren zu führen.