Scannen der Altakten im Schwerbehindertenrecht, 500.322

Die Digitalisate haben im Rahmen des vom Gesetzgeber vorgeschriebenen ordnungsgemäßen Verwaltungshandelns über die unmittelbare Bearbeitung hinaus auch eine Beweisfunktion zu erfüllen und müssen auch in elektronischer Form den Kriterien Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit und Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns genügen. Auftragsgegenstand: Der Auftrag zur Digitalisierung umfasst nach Maßgabe der Stadt Bielefeld: - den direkten, unmittelbaren, dokumentierten und datenschutzkonformen Transport der Akten vom Neuen Rathaus Niederwall 23, 33602 Bielefeld zum Digitalisierungsstandort des Auftragnehmers - die Vorbereitung der Akten für den Digitalisierungsprozess - die fortlaufende Digitalisierung (Scannen) der Akten inklusive Erfassung von Metainformation o die Chronologie des Digitalisats muss der des Originals entsprechen o das Digitalisat muss eine Datei im Format PDF/A-1a sein - die Benennung der Datei dem Barcode entsprechend - die Bereitstellung der elektronischen Dokumente über eine von der Stadt Bielefeld spezifizierte Übergabeschnittstelle, zum Beispiel in Form von verschlüsselten Datenträgern oder einer Datenaustauschplattform. Die Konkretisierung der Übergabeschnittstelle erfolgt bei Vertragsabschluss - die Aufbewahrung der zur Vernichtung vorgesehenen Papierakten soll sofort nach der Digitalisierung erfolgen - die datenschutzgerechte Vernichtung der o. g. Papierakten nach DIN 63399, Sicherheitsstufe 4, Schutzklasse 2 - die datenschutzkonforme Rücklieferung etwaiger nicht zu digitalisierender Akteninhalte und der zur Rückgabe gekennzeichneten Akten - das Management der Logistik- und Digitalisierungsleistungen einschließlich Qualitätssicherung und Rechnungslegung