vergebenEU-weitSoftware IT und SoftwareRahmenvereinbarungmögliche Doppelmeldung

RV Chatbots für Kommunen & Landkreise

civillent GmbH · Reutlingen, Baden-Württemberg

Aktenzeichen 1241veröffentlicht 18.12.2025LieferleistungenVerhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Laufzeit: 48 Monate; bis zu 2 Verlängerungen
Hauptleistung: Softwarepaket und Informationssysteme; CPV 48000000
Leistungsart: Lieferleistungen
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb

Teilnahmefrist20.01.2026, 09:59 Uhrseit 291 Tagen abgelaufen

Zur Bekanntmachungvergabeportal-bw.de

Diese Fassung ist berichtigt worden. Aktuell ist die Meldung vom 18.12.2025.Zur aktuellen Fassung

Auf einen Blick

Art des Auftrags: Lieferleistungen
Geschätzter Wert: keine Angabe
Laufzeit: 48 Monatebis zu 2 Verlängerungen
Lose: 1
Verfahren: Verhandlungsverfahren mit TeilnahmewettbewerbVgV, EU-weit
Rahmenvereinbarung: jaRahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen
Ort der Leistung: Reutlingen72770, Landkreis Reutlingen, Baden-Württemberg
Einreichung: elektronisch: Erforderlichvergabeportal-bw.de

Schnellprüfung für Bieter

Unterlagen frei zugänglichja
Elektronische Einreichung verpflichtendja
Nebenangebote zugelassennein
Mehrere Hauptangebote zugelassennein
Laut Auftraggeber für KMU geeignetnein
Sicherheiten verlangtnein
Teilnahme vorbehalten (z. B. Werkstätten)nein
E-Rechnung verpflichtendja
Vertraulichkeitserklärung verlangtkeine Angabe
Elektronische Auktionnein
Aus EU-Mitteln finanziertnein
Wiederkehrender Auftragkeine Angabe

Einordnungvon uns ausgewertet

Wer darf bieten?

Zuerst bewerben sich Unternehmen mit einem Teilnahmeantrag, danach geben ausgewählte Bewerber Angebote ab.

Wird verhandelt?

Über Inhalt und Preis der Angebote kann verhandelt werden. Oft behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Verhandlung zu erteilen: Das erste Angebot sollte dann schon das letzte sein.

Was jetzt zu tun ist

Teilnahmeantrag bis zur Teilnahmefrist einreichen und das Erstangebot so kalkulieren, als gäbe es keine Verhandlungsrunde.

Bei dieser Vergabestelle vergehen von der ersten Meldung bis zum Ergebnis im Mittel 90 Tage (21 Verfahren, 24 Monate).

Sie erhält im Median 1 Angebot je Los (58 Lose mit Angabe).

Wertung laut Bekanntmachung: Preis 30 %, Leistung und Qualität 70 %.

Angebotspreis inkl. Rabatten30 %
Technik50 %
Konzept20 %

Unterlagen schon heruntergeladen? Vergabeunterlagen prüfen (Team): Fristen, Gewichtung, Mengen, Zertifikate und Fehler im Preisblatt.

Was kostet ein höherer Preis an Punkten?

Mein Angebot ist% teurer als das günstigste.

Das kostet etwa 5 von 100 Punkten der Gesamtwertung.

Punktverlust je Mehrpreis
10 % teurer	−2,7 Punkte
25 % teurer	−6 Punkte
50 % teurer	−10 Punkte
100 % teurer	−15 Punkte

Annahme: Preispunkte = günstigstes Angebot geteilt durch das eigene. Die verbindliche Formel steht in den Vergabeunterlagen.

Fristen und TermineStand 07.11.2026

18.12.2025
Veröffentlichung
vor 11 Monaten
13.01.2026
Fragen bis 23:59 Uhr
an civillent GmbH
vor 10 Monaten
20.01.2026
Teilnahmeanträge bis 09:59 Uhr
vor 10 Monaten
07.11.2026
Heute

Beschreibung

Rahmenvereinbarung zur Bereitstellung von Chatbots als Software -as-a-Service (SaaS) für Kommunen und Landkreise.

Beschreibung des Loses

Über die ausgeschriebene Rahmenvereinbarung sollen Kommunen und Landkreisen (insbesondere in Baden-Württemberg, aber auch deutschlandweit) mehrere KI-Assistenten in Form von Chatbots als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud zur Verfügung gestellt werden, die ein Datenschutzniveau entsprechend der DSGVO gewährleisten.

Gegenstand nach CPV

48000000 Softwarepaket und InformationssystemeHauptgegenstand

Bedingungen

Zuschlag3 von 3 angegeben

Angebotspreis inkl. Rabatten30 %

Technik50 %

Konzept20 %

Preis: Angebotspreis inkl. Rabatten
Qualität: TechnikSystemarchitektur, Technologie, Datenschutz, Zukunftsfähigkeit
Qualität: KonzeptKonzept für Schulungen und Durchführung des Projektes

Eignung18 von 18 angegeben

Eintragung in das Handelsregister: Eigenerklärung über die Eintragung des Unternehmens in das Berufs- oder Handelsregister.
Durchschnittlicher Jahresumsatz: Angaben zum Umsatz (in EUR) des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Durchschnittliche jährliche Belegschaft: Eigenerklärung über das jährliche Mittel der bei dem Unternehmen Beschäftigten und die Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung qualifizierten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig e … ganz lesenkürzer
Eigenerklärung über das jährliche Mittel der bei dem Unternehmen Beschäftigten und die Anzahl der für die ausgeschriebene Leistung qualifizierten Mitarbeiter in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Hinweis: Neu gegründete Unternehmen, die den Nachweis noch nicht oder nicht vollständig erbringen können, haben darauf hinzuweisen und entsprechende andere Unterlagen (z.B. Unternehmensplanungen) vorzulegen, die eine Beurteilung in finanzieller und wirtschaftlicher Hinsicht zulassen.
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Kommunen und Landkreise in Deutschland; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weniger als 3 Kommunen 5 Punkte: 3 Kommunen alle unter 250.000 Einwohner 10 Punkte: 3 Kommunen und mind. 1 über 250.000 Einwohner
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von Large Language Modells (LLM); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung von LLMs 5 Punkte: Verwendung älterer LLMs (> 3 Monate) 10 Punkte: Verwendung modernerer LLMs (< 3 Monate)
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Optionen für datenschutzkonforme LLM-Nutzung; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Verwendung datenschutzkonformer LLMs 5 Punkte: Verwendung eines datenschutzkonformen LLMs 10 Punkte: Verwendung einer Auswahl datenschutzkonformer LLMs
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Verwendung von RAG, alternativ Verwendung eines Realtime RAGs; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Weder RAG noch Realtime RAG 5 Punkte: RAG oder Realtime RAG 10 Punkte: RAG & Realtime RAG
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Quellenangabe vorhanden und korrekt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Quellenangaben werden unvollständig oder ohne Links da … ganz lesenkürzer
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Quellenangabe vorhanden und korrekt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Quellenangaben werden unvollständig oder ohne Links dargestellt 5 Punkte: Quellenangaben werden vollständig und mit anklickbaren Links dargestellt 10 Punkte: Quellenangaben werden vollständig mit korrekten und anklickbaren Links sowie einer passenden, kompakten Quellenüberschrift dargestellt
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Referenz mit Voiceboteinführung vorhanden; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: kein Voicebot eingeführt 5 Punkte: mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN) 10 Punkte: Mind. 1 Voicebot vorhanden (Audio-IN und Audio-OUT)
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Umsetzung der Feedbackfunktion (negative und positive Bewertung); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Feedbackfunktion 2 … ganz lesenkürzer
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Umsetzung der Feedbackfunktion (negative und positive Bewertung); Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Feedbackfunktion 2 Punkte: Sterne-Funktion oder Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren 5 Punkte: Sterne-Funktion und Kommentarfeld mit der Möglichkeit positiv und negativ zu kommentieren
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Inwiefern wurde die Barrierefreiheit bei der Umsetzung bei den Projekten berücksichtigt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Nicht berücksichtigt 5 Punkte: Einfache Sprache vorhanden 10 Punkte: Leichte Sprache und Audio-IN vorhanden
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Welche Sprachen werden unterstützt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Chatbot spricht nur Deutsch 5 Punkte: Die gängigsten 2 … ganz lesenkürzer
Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Welche Sprachen werden unterstützt; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Chatbot spricht nur Deutsch 5 Punkte: Die gängigsten 20 Sprachen für Anfragen (u.a. DE, FR, EN, ESP, IT, TÜRK, RU, PO, ARAB, GR, RU, UK, HR, HU, PT) 10 Punkte: Alle gängigen Sprachen (Ca. 100)
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Wie wurde der Chatbot an das Corporate Design des Kunden angepasst; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: Keine Anpassung 5 Punkte: Angepasst an CD des Kunden
Referenzen zu bestimmten Dienstleistungen: Nachweis durch mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letzten 18 Monate mit vergleichbarer Komplexität: Avatargestaltung; Bewertung nach Anzahl, Umfang und Relevanz. Die Bewertung wird wie folgt durchgeführt: 0 Punkte: keine Standardavatare verfügbar 5 Punkte: Auswahl an 5 Standardavataren 10 Punkte: Auswahl an 5 Standardavataren und zusätzlich können individuelle Avatare gestaltet oder eingebunden werden
Sicherheit bei der Verarbeitung, Speicherung und Übermittlung von klassifizierten Informationen: Der Bieter stimmt den Inhalten der Anlage "Vertraulichkeits- und Sicherheitserklärung" zu und bestätigt damit die Einhaltung der Regelungen zur Vertraulichkeit und der Sicherheit.
Nachreichen von Unterlagen: Die Nachforderung von Erklärungen, Unterlagen und Nachweisen ist nicht ausgeschlossen.
Ausschlussgründe: Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Vers … ganz lesenkürzer
Rein nationale Ausschlussgründe, Bildung krimineller Vereinigungen, Bildung terroristischer Vereinigungen, Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung, Betrug oder Subventionsbetrug, Bestechlichkeit, Vorteilsgewährung und Bestechung, Menschenhandel, Zwangsprostitution, Zwangsarbeit oder Ausbeutung, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Steuern oder Abgaben, Verstöße gegen Verpflichtungen zur Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen, Verstöße gegen umweltrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen sozialrechtliche Verpflichtungen, Verstöße gegen arbeitsrechtliche Verpflichtungen, Zahlungsunfähigkeit, Insolvenz, Einstellung der beruflichen Tätigkeit, Mit Insolvenz vergleichbares Verfahren, Schwere Verfehlung, Wettbewerbsbeschränkende Vereinbarungen, Interessenkonflikt, Wettbewerbsverzerrung wegen Vorbefassung, Mangelhafte Erfüllung eines früheren öffentlichen Auftrags, Täuschung oder unzulässige Beeinflussung des Vergabeverfahrens
Begrenzung der Bewerberzahl: 3 bis 3 Bewerber

Laufzeit und Umfang3 von 6 angegeben

Vertragsbeginn: keine Angabe
Vertragsende: keine Angabe
Dauer: 48 Monate
Verlängerung: bis zu 2-mal: Kündigt die Auftraggeberin die bestehende Vereinbarung nicht spätestens 3 Monate vor Vertragsende, verlängert sich diese jeweils um weitere 12 Monate, maximal 24 Monate.
Optionen: keine Angabe
Rahmenvereinbarung: Rahmenvereinbarung ohne erneuten Aufruf zum Wettbewerb, höchstens 1 Unternehmen

Angebot und Einreichung7 von 9 angegeben

Elektronische Einreichung: Erforderlich
Einreichung über: vergabeportal-bw.de
Sprache: Deutsch
Nebenangebote: Nicht zulässig
Mehrere Hauptangebote: Nicht zulässig
Elektronischer Katalog: Nicht zulässig
Bindefrist: keine Angabe
Angebotsöffnung: keine Angabe
Sicherheiten: nicht verlangt

Ausführung6 von 7 angegeben

Ausführungsbedingungen: Leistung: Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflic … ganz lesenkürzer
Leistung: Es wird darauf hingewiesen, dass das am 1.7.2013 in Kraft getretene Tariftreue- und Mindestlohngesetz für öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (LTMG) sowie das Gesetz zur Regelung eines allgemeinen Mindestlohns (Mindestlohngesetz) Anwendung finden. Die sich hieraus ergebenden Verpflichtungen, insbesondere auch bei dem Einsatz von Nach- und Verleihunternehmen, sind daher zu beachten. Bei Angebotsabgabe ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung abzugeben.
Vertraulichkeit: keine Angabe
E-Rechnung: Erforderlich
Elektronische Bestellung: wird genutzt
Elektronische Zahlung: wird genutzt
Vorbehaltene Ausführung: Noch nicht bekannt
EU-Mittel: Auftragsvergabeprojekt nicht aus EU-Mitteln finanziert

Rechtsschutz3 von 3 angegeben

Nachprüfungsstelle: Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe, Durlacher Allee 100, 76137 Karlsruhe
Fristen für Nachprüfungsanträge: Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüf … ganz lesenkürzer
Informationen über die Überprüfungsfristen: Das deutsche Vergaberecht regelt die Frist für die Einlegung von Rechtsbehelfen in § 160 Abs. 3 GWB. Dort heißt es: "Der Antrag ist unzulässig, soweit: 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind."
Beschaffungsübereinkommen (GPA): fällt nicht darunter

Zusätzliche Informationen1 von 1 angegeben

Hinweis: #Bekanntmachungs-ID: CXRAYDBY5YK#

Bezeichnungen aus den amtlichen eForms-Codelisten (EU und eForms-DE). Maßgeblich sind die Vergabeunterlagen.

AuftraggeberZur Seite der Vergabestelle

Name: civillent GmbH
Art: Öffentliches Unternehmen, Allgemeine öffentliche Verwaltung
Anschrift: Carl-Zeiss-Str. 15, 72770 Reutlingen
Website: civillent.de
Kontakt: vergabestelle@komm.one

Bei uns erfasst

155Bekanntmachungen

76Zuschlagsmeldungen

RV LowCode OutSystems01.11.2026 · 0 Angebote
Automai Synthetic Performance Monitoring30.10.2026 · 1 Angebot
Kopplung Rechenzentrum29.10.2026 · 1 Angebot
1247 RV IT-Infrastrukturprodukte04.09.2026 · 6 Angebote

Alle Ausschreibungen und Zuschläge dieser Vergabestelle

Marktumfeldvon uns ausgewertet

Vergabemeldungen der letzten 24 Monate mit Hauptgegenstand CPV 480 (Softwarepaket und Informationssysteme) in Baden-Württemberg. Abgeleitet aus veröffentlichten Bekanntmachungen, keine amtliche Statistik. Zuschlagswerte unter 1.000 € zählen wir als Platzhalter nicht mit.

186vergebene Aufträge

1Angebote je Los im Median (129 Lose mit Angabe)

361.200 €Zuschlagswert im Median

261.780 € – 723.140 €mittlere Hälfte, 43 Werte

Mehr Marktdaten, Vergabestellen und offene Ausschreibungen: Software in Baden-Württemberg (13 offen)

Häufige Zuschlagsempfänger

SVA GmbH5 Zuschläge
SVA System Vertrieb Alexander GmbH4 Zuschläge
SoftwareONE Deutschland GmbH4 Zuschläge
Bechtle GmbH & Co. KG3 Zuschläge
Bechtle GmbH2 Zuschläge
Bechtle GmbH2 Zuschläge

Preise und WettbewerbPremium

Verlauf des Verfahrens3 Meldungen

13.05.2026Vergabebekanntmachung
18.12.2025Bekanntmachung (diese Seite)Frist 20.01.2026
18.12.20251. Berichtigung · Aktualisierte InformationenFrist 20.01.2026

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