Reparaturmanagement AEMP

Leistungsgegenstand ist die Sicherstellung der Instandhaltung (Reparatur, Reparaturersatz, Reparaturaustausch) aller definierten wiederaufbereitbaren Medizinprodukte aus dem Ste-rilgutkreislauf der Standorte Universitätsklinikum Münster (im Folgenden "UKM") und dem UKM Marienhospital Steinfurt GmbH (im Folgenden: "UKM MHS GmbH" - als hundertprozen-tiges - Tochterunternehmen des UKM) innerhalb nachfolgender Listung.

- Chirurgisches Instrumentarium inkl. MIC - Sterilgut-Verpackungssysteme - HF-Chirurgie

Komponenten und Zubehörteile sind vollumfänglich eingeschlossen. Nicht berücksichtigt sind Einmalprodukte, Verbrauchsartikel und Implantate. Ebenfalls aus-genommen sind Medizinprodukte aus Konsignations- und Leihbeständen sowie System-Instrumentarium (z.B. DaVinci-Instrumentarium).

4. Begriffsdefinitionen, Lieferzeiten und Preise für die Reparaturmöglichkeiten

4.1 Vorbemerkung Die Reparatur und der Reparaturersatz (Punkte 4.2 und 4.3) der Medizinprodukte haben zwingend beim jeweiligen Hersteller der vom UKM und der von der UKM MHS eingesetzten Medizinprodukte zu erfolgen.

4.2 Reparatur nach Hersteller-Qualitätsstandards und Hersteller-Normen Unter Reparatur wird die Wiederherstellung des Sollzustandes desselben Instrumentariums verstanden, welches zur Reparatur an den Auftragnehmer seitens des Auftraggebers gege-ben worden ist. Der Auftragnehmer sendet nach Abholung beim Auftraggeber die zu reparierenden Medizin-produkte an den jeweiligen Hersteller. Die Durchführung der Reparatur hat beim Hersteller nach Hersteller-Qualitätsstandards und Hersteller-Normen zu erfolgen. Das reparierte Medizinprodukt hat der Auftragnehmer inner-halb von 8-10 Werktagen nach Abholung wieder beim Auftraggeber auszuliefern. Die Rück-lieferung innerhalb von 8-10 Werktagen, hat der Auftragnehmer mit den jeweiligen Herstel-lern im Vorfeld sicherzustellen.

4.3 Reparaturersatz Unter Reparaturersatz wird ein gleichwertiges, hersteller- und produktkonformes neues Medi-zinprodukt verstanden, welches der Auftraggeber im Austausch für sein nicht mehr funkti-onsfähiges Medizinprodukt zurückerhält. Der Grund für den Reparaturersatz kann die Irrepa-rabilität des Medizinproduktes, die Unwirtschaftlichkeit der Reparatur oder die nicht angebo-tene Reparatur des Medizinproduktes durch den Hersteller sein. Medizinprodukte ohne eindeutige Kennzeichnung (Artikelnummer / UDI) werden grundsätz-lich nicht repariert und durch baugleiche, neue Artikel ersetzt. Der Ersatz erfolgt nach dem zuvor definierten Standard. Das Medizinprodukt muss innerhalb von 10 Werktagen nach Abholung des ersatzbedürftigen Medizinprodukts beim Auftraggeber vorliegen. Der Auftraggeber teilt dem Auftragnehmer bei Abholung schriftlich mit, welches Instrumenta-rium er als Ersatz erhalten möchte. Dieses kann ein baugleicher oder produktkonformer Er-satz sein. Das als Reparaturersatz zu liefernde Medizinprodukt muss innerhalb von 10 Werktagen beim Auftraggeber vorliegen. Die Rücklieferung innerhalb von 10 Werktagen, hat der Auftragneh-mer mit den jeweiligen Herstellern im Vorfeld sicherzustellen.

4.4 Reparatur-Sharing Unter Reparatur-Sharing wird eine Methodik verstanden, welche zur Belieferung neuer oder neuwertiger Medizinprodukte hauptsächlich von der Firma B. Braun Deutschland GmbH & Co. KG Aesculap AG und darüber hinaus Anwendung findet.

Nach digitaler Bedarfsmeldung an den Auftragnehmer seitens der AEMP informiert der Auf-tragnehmer die Firma B. Braun Deutschland GmbH & Co. KG über den Reparaturbedarf. Der Auftragnehmer hat dafür Sorge zu tragen, dass innerhalb von maximal 48 Stunden das neue oder neuwertige Instrumentarium angeliefert wird.

Diese Vorabbestellung der AEMP dient unter Wirtschaftlichkeitsaspekten der Mäßigung/ Mi-nimierung von funktionserhaltenden Reparaturen sowie der Mäßigung/ Minimierung von verschleißbedingten Reparaturersatz. Das Reparatur-Sharing minimiert im laufenden Pro-zess unvollständige Siebe und vermeidet OP-Ausfälle. Gleichzeitig wird mit dem Reparatur-Sharing eine Optimierung der Nachlegereserve der AEMP angestrebt.

5. Produktwechsel Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber im Rahmen der gemäß Ziffer 4. zu erbringenden Reparaturleistungen schriftlich mitzuteilen, wenn Produkte am Markt nicht mehr verfügbar sind und dabei adäquaten Ersatz vorzuschlagen. Dieses gilt ebenso bei Generationswechsel innerhalb der Produktgruppe des jeweiligen Medizinprodukts (bspw. Scheren).

6. Organisation und Bereitstellung Der Auftragnehmer ist für die Abholung und die Lieferung von bzw. zur Abteilung AEMP im Universitätsklinikum Münster verantwortlich. Die Abholung und Anlieferung erfolgt unter der folgenden Adresse:

UKM Universitätsklinikum Münster AöR Geschäftsbereich Zentrale Dienstleistungen Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte (AEMP) Versorgungsturm Turm G, Raum 03.189 Albert-Schweitzer-Campus 1, Gebäude A3 48149 Münster

Abhol-/Anlieferzeit Dienstag und Donnerstag ab 07:30 Uhr

Der Auftragnehmer hat Abholungen/Auslieferungen von Medizinprodukten mit dem Operati-ven Instrumentenmanagement der AEMP abzustimmen. Die Erfassung der Reparaturaufträ-ge erfolgt digital in der Instrumentenmanagementsoftware des Auftraggebers durch den Auf-tragnehmer.

Der Auftragnehmer hat alle Lieferungen mit Adressierung an den Auftraggeber unter Angabe der Bestellnummer / Auftragsnummer / Standort / Kostenstelle / Konto / Fachabteilung / Hin-weis auf Reklamationen zuzustellen. Die Einhaltung der unter Ziffer 1 genannten Abhol-/Lieferadressen ist sicherzustellen.

Der Auftragnehmer stellt eine Monatsrechnung und fügt dieser eine Reporting-Datei in EXCEL bei, die mindestens folgende Informationen enthalten muss:

a. Kostenstellen des Auftraggebers (Klinik, Ambulanzen etc.) b. Artikelgruppenbezeichnungen c. Durchgeführte Maßnahmen nach den Punkten 4.2 bis 4.4 d. Name des Herstellers und Artikelnummer sowie Artikelbezeichnung e. Reparaturgründe f. Menge g. Stückpreis brutto und netto h. Gesamtpreis brutto und netto i. Rabatte/Bonus au