Rahmenvertrag Veranstaltungstechnik/Veranstaltungsbetreuung

Nationale Ausschreibung nach UVgO Öffentliche Ausschreibung Vergabenr.: 2026-015

1. Zur Angebotsabgabe auffordernde Stelle, zuschlagserteilende Stelle:

Name und Anschrift: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstrasse 1 85764 Neuherberg Deutschland Telefonnummer: +49 8931872727 Telefaxnummer: +49 8931873327 E-Mail-Adresse: bianca.lander@helmholtz-munich.de Internet-Adresse: Zuschlagserteilende Stelle: Siehe oben

2. Verfahrensart (§ 8 UVgO):

Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung

3. Angebote können abgegeben werden:

elektronisch in Textform elektronisch mit fortgeschrittener Signatur elektronisch mit qualifizierter Signatur Anschrift zur Einreichung schriftlicher Angebote: ENTFÄLLT- (es sind ausschließlich elektronische Angebote zugelassen)

4. Zugriff auf Vergabeunterlagen:

4. Maßnahmen zum Schutz der Vertraulichkeit und die Informationen zum Zugriff auf die Vergabeunterlagen (§ 29 Abs. 3):

Entfällt (siehe 9.).

5. Art und Umfang sowie Ort der Leistung:

Art der Leistung: GEGENSTAND DER VERGABE: Das Helmholtz Zentrum München benötigt für das moderne Konferenzzentrum am Campus Neuherberg externe Unterstützung für die folgenden Dienstleistungspositionen im Rahmen der Veranstaltungsbetreuung. Das Konferenzzentrum wurde nach dem neuesten Stand der Medientechnik ausgestattet und verfügt mit einer LED-Wand von über 10 Meter Breite und einem Saal mit einer Fassungskapazität von 400 Personen über ein beeindruckendes Audimax. Außerdem befinden sich im gleichen Gebäude sechs zusätzliche Seminarräume, die flexibel nutzbar sind und bei Großveranstaltungen in das Gesamtkonzept integriert werden. Aufgrund strategischer Überlegungen hat sich das Helmholtz Zentrum München dazu entschieden, die technische Veranstaltungsbetreuung extern zu vergeben. Menge und Umfang: Audiooperator: 1.200 Stunden. Videooperator: 1.200 STunden. Ca. 20 Veranstaltungen pro Jahr. Eine verbindliche Mindest- oder Maximalbestellmenge wird nicht festgelegt. Sechs (6) Jahre Vertragslaufzeit, 1 Jahr fix und 5 optional. Ort der Leistung: Helmholtz Zentrum München Deutsches Forschungszentrum für Gesundheit und Umwelt (GmbH) Ingolstädter Landstr. 1 85764 Neuherberg - Deutschland

6. Losaufteilung:

Losweise Vergabe: Nein Angebote sind möglich für: die Gesamtleistung

7. Nebenangebote sind

nicht zugelassen

8. Etwaige Bestimmungen über die Ausführungsfrist:

Beginn der Ausführungsfrist: 01.10.2026 Ende der Ausführungsfrist: 30.09.2027 Bemerkung zur Ausführungsfrist: Der Auftraggeber hat das einseitige Optionsrecht, den Vertrag bis zu 5-mal um je ein Jahr zu verlängern. Der Vertrag endet somit spätestens zum 30.09.2032. Die Ausübung des Optionsrechts ist spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Laufzeitende in Textform gegenüber dem Auftragnehmer zu erklären.

9. Elektronische Adresse, unter der die Teilnahmewettbewerbsunterlagen/Vergabeunterlagen abgerufen werden können:

https://www.evergabe.de/unterlagen/54321-Tender-19ea6852a9a-2f45fb4603553f2f

10. Ablauf der Angebots- und Bindefrist:

Angebote sind einzureichen bis: 07.08.2026 11:00 Ablauf der Bindefrist: 31.10.2026

11. Höhe der etwa geforderten Sicherheitsleistungen:

:

12. Wesentliche Zahlungsbedingungen:

: 30 Tage netto

13. Ggf. mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen zur Eignungsprüfung des Bewerbers:

: Unternehmensdarstellung: Die Unternehmensdarstellung dient der Prüfung der Eignung des Bieters. Sie sollte das Leistungsspektrum des Unternehmens im Hinblick auf den ausgeschriebenen Leistungsgegenstand erkennen lassen und folgende Angaben enthalten: (1) Name des Unternehmens; (2) Geschäftssitz; (3) Gesellschaftsform; (4) Gründungsdatum. Die Unternehmensdarstellung ist als separates Dokument hochzuladen. Referenzen: Es müssen mindestens zwei (2) Referenzen über vergleichbare Leistungen für hybride Event-Erfahrung von Kongressen oder Tagungen in großen Konferenzräumen (mit 400 Personen vor Ort und bis zu 500 Teilnehmern online) mit hochwertiger LED-Wand und Audiotechnik (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) in den letzten drei (3) Jahren (Ende der Angebotsfrist minus 3 Jahre) abgegeben werden. Weniger als zwei (2) Referenzen führen zum Ausschluss. In jeder Referenz muss auf ALLE nachfolgenden Punkte eingegangen werden: (1) Auftraggeber (öffentlich oder privatrechtlich); (2) Ansprechpartner der Referenz ODER Nennung des Grundes, warum der Ansprechpartner nicht genannt wird UND Bestätigung, dass der Kontakt bei Bedarf hergestellt wird; (3) Art der Leistung; (4) Volumen (PT oder Euro); (5) Zeitraum. Die Referenzen sind in einem separaten Dokument hochzuladen und dienen der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. Mitarbeiterprofil AUDIOOPERATOR: Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name; (2) Ausbildung; (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung: mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich der Tonregie als Audio- & Sound-Engineer; (4) Nachweis relevanter Weiterbildungen. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand. Mitarbeiterprofil VIDEOOPERATOR: Die Angaben zum Projektleiter müssen bezogen auf den Leistungsgegenstand (Anforderungen im Leistungsverzeichnis unbedingt beachten!) jeweils auf ALLE nachfolgenden Punkte eingehen: (1) Name; (2) Ausbildung; (3) Beruflicher Werdegang und Berufserfahrung: mindestens 3 Jahre Erfahrung im Bereich als Video-Operator bei Live-Veranstaltungen; (4) Nachweis relevanter Weiterbildungen. Das Profil ist in einem separaten Dokument hochzuladen und dient der Prüfung der geforderten Eignung bezogen auf den Leistungsgegenstand.

14. Angabe der Zuschlagskriterien:

Der niedrigste Preis: Nein Wirtschaftlich günstigstes Angebot in Bezug auf die Kriterien, die in den Vergabe-/Ausschreibungsunterlagen, der Aufforderung zur Angebotsabgabe oder zur Verhandlung bzw. in der Beschreibung zum wettbewerblichen Dialog aufgeführt sind.:

15. Sonstiges:

Veranstaltungstechnik,Organisation von Veranstaltungen